合思档案：助力企业提升差旅报销效率，开启电子会计档案管理新时代

在当今企业数智化转型的浪潮中，电子会计档案管理犹如一座坚实的基石，支撑着企业迈向高效、合规与创新的未来。随着2025年数电票全覆盖目标的临近，企业财务档案管理面临着前所未有的挑战。而电子会计档案管理，正是企业实现全面数字化的“最后一公里”。北京合思信息技术有限公司作为一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借其广泛连接的生态，推出了领先的单套制电子会计档案管理平台——合思档案，为企业解决财务档案管理难题，提升差旅报销效率提供了有力支持。

电子会计档案管理市场洞察

• 政策春风吹开行业大门
  近年来，国家陆续出台了一系列政策文件，为电子会计档案管理提供了坚实的法律依据。2016年的《会计档案管理办法》和2020年的《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》等文件，明确肯定了电子会计档案和电子凭证的法律效力。这一系列政策的出台，如同春风拂面，吹开了电子会计档案管理行业的大门，标志着企业电子会计档案全面无纸化时代的到来。

• 市场需求催生管理变革
  目前，全国36个省市区已实现数电票试点全覆盖。由于数电票管理要求的特殊性，企业迫切需要专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。在纸电混合时代，高达90%的企业在档案管理方面遭遇困境。企业高管面临着纸质档案管理成本高、数据难以分析利用的问题；财务人员则深陷档案整理的繁琐工作中，耗费大量时间且工作枯燥；业务人员在差旅报销等流程中也面临着繁琐的手续，导致差旅报销效率提高成为企业亟待解决的问题。

传统档案管理痛点剖析

• 显性成本居高不下
  传统的纸质档案管理方式，存在着高昂的显性成本。纸质凭证输出需要大量的耗材，如纸张、油墨等，这无疑增加了企业的运营成本。同时，档案室、档案柜等存储空间的需求也给企业带来了巨大的资源浪费。这些成本就像一座沉重的大山，压得企业喘不过气来，严重影响了企业的经济效益。

• 隐形成本不容忽视
  除了显性成本，传统档案管理还存在着高额的隐形成本。手工装册归档工作重复性强，工作量大，不仅耗费了员工大量的时间和精力，还降低了工作效率。而且，查询调阅条件颗粒度粗糙，数据无法得到有效利用，导致企业内部协作滞后。在差旅报销过程中，财务人员需要手动逐一匹配核对确认，这不仅增加了工作难度，还容易出现错误，影响了差旅报销效率提高。

• 合规风险如影随形
  在电子会计凭证文件管理方面，企业往往缺乏有效的管理手段。一旦遇到不可抗力因素，如火灾、水灾等，纸质档案很容易受到损坏，这将给企业的财税管理带来极大的风险。同时，由于档案管理不善，企业在面对外部审计时也会面临诸多问题，增加了合规风险。

合思档案解决方案策略

• 一站式方案满足多元需求
  合思档案为企业提供了领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。该平台广泛连接业财系统，实现了发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收。无论是日常的财务档案管理，还是复杂的差旅报销流程，合思档案都能提供全面的支持，帮助企业提高差旅报销效率。

• 为不同角色量身定制
  对于CEO/高管而言，合思档案可以沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化，实现降本增效。通过对财务档案数据的深入分析，企业高管可以更好地了解企业的财务状况，做出更加明智的决策，从而提高企业的整体竞争力。

对于归档员/财务人员来说，合思档案能够提高工作效率，告别重复低价值的工作。该平台使档案数据同源，便于监控、分析，让财务人员轻松完成档案管理工作。在差旅报销环节，财务人员可以通过合思档案快速完成报销审核，提高差旅报销效率提高。

对于外部审计人员，合思档案可实现档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，减少了财务与审计的重复沟通。这不仅提高了审计工作的效率，还保证了审计工作的准确性和合规性。

合思档案核心模块揭秘

• 多源采集模块：数据获取的智能助手
  多源采集模块基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，该模块支持自定义数据采集方案，对于不满足系统集成要求的零散会计资料，还支持多种便捷手动数据补录方式。通过多源采集模块，企业可以轻松获取差旅报销相关的各类数据，为提高差旅报销效率提供了有力保障。

• 智能制档模块：数据整合的魔法引擎
  智能制档模块通过规则引擎实现会计档案关联规则可视化配置，能够将不同系统、不同类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。此外，该模块还可通过字段映射，让凭证数据业务化、业务数据财务化，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。在差旅报销过程中，智能制档模块可以将差旅发票、行程单等数据自动关联，提高报销审核的准确性和效率，从而实现差旅报销效率提高。

• 档案管理模块：精细管控的安全卫士
  档案管理模块具备精准的权限管理功能，支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围也可自定义。同时，档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类、字段自定义维护等。通过档案管理模块，企业可以对差旅报销档案进行精细管理，确保数据的安全和合规。

• 档案应用模块：高效查询的得力帮手
  档案应用模块提供多维检索功能，满足多场景查询需求，支持按多种维度进行自定义查询、全文检索、批量检索等。一站式预览实现穿透联查，智能搭建多种类型组合关系结构树，实现业务单据与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。此外，该模块还支持外部系统调阅、可视化盘点档案数据、档案借阅服务等。在差旅报销查询环节，员工和财务人员可以通过档案应用模块快速找到所需的报销信息，提高差旅报销效率提高。

合思档案竞争优势凸显

• 降本增效成果显著
  合思档案能够实现显著的降本增效。通过使用该平台，企业可节约70%的纸张成本、75%的整理成本，提升90%的检索效率，保证100%的管理合规性，彻底告别传统手工归档，档案无需打印。在差旅报销方面，合思档案的应用可以大大减少报销流程中的纸质文件流转，降低成本，提高效率。

• 广泛连接能力强大
  合思档案具备广泛连接的能力，可连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统。拥有100%自动归档能力，强大的规则匹配能力最大程度减少人工介入，实现自动组装、归档。在差旅报销过程中，合思档案可以与企业的差旅管理系统、财务系统等进行无缝对接，实现数据的自动采集和处理，提高差旅报销效率提高。

• 合规管理符合政策
  合思档案符合国家政策要求，其电子会计档案合规性管理通过“四性检测+业务检测”双模式检测方案，保障归档数据真实、完整、安全、可用。在当前严格的监管环境下，合思档案的合规性优势为企业提供了有力的保障，让企业在差旅报销等财务档案管理方面更加放心。

• 灵活迭代适应变化
  合思档案拥有灵活承接、持续迭代的能力，能够满足接收管理数电票的能力，且拥有稳定的迭代能力，及时应对变化。自主研发工具包，具备更强大的数据获取、验签、解析能力。随着企业业务的不断发展和政策的不断变化，合思档案可以不断升级优化，为企业提供更好的服务，助力企业提高差旅报销效率。

合思档案成功案例展示

• 案例一：某企业年单据量2.6亿
  某企业年单据量高达2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据、自动匹配组装档案、档案管理电子化等解决方案，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。例如，数据加载仅需30s，关联匹配仅需15min。在差旅报销方面，该企业的报销流程得到了极大的优化，差旅报销效率提高显著。

• 案例二：某集团型企业
  某集团型企业档案管理流程复杂、凭证附件标准和管理制度不统一。合思档案的单套制管理方案实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保。整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，纸张打印成本减少100万张纸/年。在差旅报销管理上，该集团型企业也实现了流程的规范化和高效化，差旅报销效率提高明显。

• 案例三：某企业
  某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点。合思档案的数据集成、业务检测、跨系统调阅方案，实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理。预估节省总体成本30W+/年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。在差旅报销方面，该企业的员工和财务人员都感受到了明显的变化，差旅报销效率提高得到了切实体现。

• 案例四：某民办教育集团
  某民办教育集团业务系统多、数据隔离，档案管理各环节存在诸多问题。合思档案的数据集成、智能化制档、电子原文件独立管理方案，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率。在差旅报销管理中，该集团通过合思档案实现了报销数据的集中管理和快速处理，差旅报销效率提高效果显著。

合思服务体系保障

合思在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500+合作伙伴覆盖国内外数百个城市，为客户提供全面的服务支持。合思秉承以客户为中心的服务理念，坚持“客户至上”的原则，聆听用户需求以进行产品迭代，助力企业解决档案管理痛点，实现会计档案价值的深度应用。合思提供多种联系方式，地点覆盖北京、上海、杭州等多个城市，电话为400 – 105 – 6505，网站是www.hosecloud.com，还有微信公众号和微信小程序二维码，方便客户咨询和沟通。

电子会计档案是企业实现全面数字化的“最后一公里”，无论是政策推动、合规要求，还是降本增效目标，都是企业数字化建设的必然选择。合思档案作为领先的单套制电子会计档案管理平台，能为企业解决内外交困的档案管理问题，实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。合思凭借专业的产品和服务体系，已经获得7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人的选择，帮助众多企业实现了业财融合和数字化转型。合思将继续秉承以客户为中心的服务理念，不断迭代产品，为企业提供更优质的财务数智化服务，助力企业在数智化转型中取得更大成功。如果您想提升企业的差旅报销效率，不妨免费试用合思档案，开启企业电子会计档案管理的新篇章。