合思档案：开启企业财务档案管理数字化新时代

在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务档案管理正面临着前所未有的挑战。随着2025年数电票全覆盖目标的推进，企业财务档案管理的信息化建设显得尤为迫切。数电票的快速扩张，其特殊的管理要求，如验签、解析以及以XML格式存档等，让企业急需专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理需求。

在纸电混合时代，企业不同角色在财务档案管理方面都有着各自的痛点。企业高管面临着纸质档案管理成本高、占地大且数据难以分析利用的问题；财务人员则要应对档案数据量大、整理耗时且需手动逐一匹配核对的枯燥工作；业务人员在报销纸质票据时也饱受流程繁琐、耗费时间之苦。企业在数字化推行过程中，虽借助OA系统等解决了部分线上业务处理问题，但在归档、储存环节，纸质文件的储存问题依旧严峻。同时，保证档案原生性是确保企业财务档案管理合规、实现全面数字化的关键。传统的纸质档案管理不仅存在高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本高、存储空间需求大，还存在高隐形成本，如手工装册归档重复性工作量大、查询调阅条件粗糙，更有着高合规风险，如电子会计凭证文件缺乏有效管理手段、不可抗力导致纸质档案损坏等。

面对这些痛点，合思档案为企业带来了全面而高效的解决方案。

精准施策 合思档案定制化解决方案显成效

合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，做到应收尽收。

对于CEO/高管而言，合思档案可以沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值。它助力企业决策数智化，提升财务服务效率，为企业的数字化转型决胜之战增添助力。同时，借助数字化手段，合思档案帮助企业降本增效，节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营。

对于归档员/财务人员，合思档案提高了工作效率，让他们告别重复低价值工作。档案数据同源，全流程透明流转，便于监控和分析。合思档案还让财务人员能够轻松完成档案管理，提高档案利用效率。

对于外部审计，合思档案实现了审计不进档案室，让档案外审在线化、可溯源。一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通补充审计资料。

功能卓越 合思档案全流程管理功能强大

合思档案在数据采集、制档、管理、应用等方面都具备强大的功能。

在多源采集方面，基于跨系统数据集成要求，合思档案提供自动生成式Open API实现快速集成。预制系统连接器，能自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，它支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，合思档案支持多种便捷手动数据补录方式，如单张PDF大文件、多张回单/发票自动切割，自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入等。

智能制档方面，会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证能自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，可减少90%人工匹配工作量。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。

档案管理方面，合思档案支持自定义创建用户管理角色，支持隔离各核算账套数据权限，支持按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义。它支持自定义档案目录分类，支持档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，支持灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口，便于对外提供。系统规范预置档号、档案册号编制规则，同时支持根据企业制度自主排列、扩展等。

档案应用方面，合思档案支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，支持按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。智能搭建凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。它还支持第三方业财系统直接查看档案信息，支持为第三方系统提供档案影像调阅接口，直接调阅预览组装好的档案及相关文件。

亮点突出 合思档案核心优势铸就非凡

合思档案具有众多核心亮点。

合规性方面，合思档案按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开“四性检测+业务检测”双模式检测方案，保障归档数据真实、完整、安全、可用。其中业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置；四性检测满足由国家档案局发布《文书类电子档案检测一般要求》中相关要求，在存档合规检查方面表现出色。

降本增效方面，合思档案可实现70%节约纸张成本、75%节约整理成本、90%检索效率提升、100%管理合规性。它彻底告别传统手工归档，档案不打印，显著降低企业成本。

数据利用方面，合思档案让数据“活起来”，从数据到决策，真正利用档案数据，实现数据价值。它补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升。

技术能力方面，大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询。深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高档案管理效率、释放档案数据价值。

场景适配 合思档案多类型企业应用广泛

合思档案适用于多种类型企业的档案管理场景。

对于年单据量2.6亿的企业，面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题，合思档案可多系统采集数据，业务、财务数据应收尽收。它能自动匹配组装档案，会计凭证上下游单据树状结构呈现。档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯。同时，简化装订流程，1分钟快速定位数据，减少打印与邮寄，在存档合规检查方面也能更好地满足企业需求。

对于集团型企业，存在档案管理流程复杂、凭证附件标准/会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题，合思档案的单套制管理方案可实现安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地，实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策。

对于多系统数据互联的企业，面临低效的档案管理现状和档案管理痛点，合思档案的数据集成方案可广泛连接，标准统一。业务检测方案可精细化至元数据层级的关联规则引擎。跨系统调阅方案可通过业务系统与档案系统的调阅交互，实现统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理，确保存档合规检查顺利进行。

对于K12民办教育集团，存在低效的档案管理现状，如采集、存储、整理、利用环节的问题，合思档案的数据集成方案可实现应收尽收，统一数据标准。智能化制档方案可实现智能化自动组装。电子原文件独立管理可完成电子票据的合规存档。

案例见证 合思档案成功实践彰显价值

众多企业的成功案例见证了合思档案的价值。

海亮教育在使用合思档案后，所服务的单位由15家增长到298家，作业人员从16人增长到25人，共享单位数量增加18.9倍，作业人员仅增加9人，凭证自动化率达到91.6%。老板提出的财务办公室真正实现无纸化的要求得以逐步实现。

徐福记多地连锁门店，70 +分公司，年数据量2.6亿。合思档案上线后全集团无纸化，在线匹配组装，异地线上调阅，管理效率大大提升。

中交水规院单套制有效支撑了无纸化政策的落地，切实减少了打印存储的成本，系统上线后档案整理耗时、存储空间和耗材的成本均有显著减少。审计工作检查中，公司审计人员通过电子会计档案系统，批量导出电子发票结构化数据，支持其进行审计分析工作，审计人员对电子会计档案系统所带来的便利性和安全性给予了肯定。

金牌橱柜积极响应国家政策，与合思档案通力合作。以聚合化，结构化，业务化的档案数据呈现记录资料的结构树，查阅业务全貌便捷高效。

定位独特 合思档案专业领先铸就差异化

合思档案是领先的单套制电子会计档案管理平台，在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一。它致力于云产品服务的创新，运用数字科技和前瞻的创想理念，服务未来财务人。

合思是专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币。秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 +合作伙伴覆盖国内外数百个城市。

合思档案具有广泛连接的能力，连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统。拥有强大的规则匹配能力，最大程度的减少人工介入，实现自动组装、归档。符合国家政策要求，满足电子会计档案合规性管理。具备灵活承接、持续迭代的能力，满足接收管理数电票的能力，且拥有稳定的迭代能力，及时应对变化。

合思档案拥有多项认证和荣誉，如计算机软件著作权、国家发明专利证书、ISO信息安全管理体系认证、国家四部委官方试点100%成功验收等，福布斯中国科技50强，通过SOC1、SOC2安全认证，信息安全等级保护三级认证。

无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案作为领先的电子会计档案管理平台，能助力企业实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。

合思档案将持续创新和迭代，不断提升产品性能和服务质量，为企业提供更优质、更专业的财务数智化服务，陪伴企业在数字化转型的道路上不断前行。如果您想体验合思档案带来的卓越档案管理解决方案，不妨拨打400 – 105 – 6505电话、访问www.hosecloud.com网站、关注微信公众号或小程序，还可免费试用，开启企业财务档案管理的新篇章。