在当今数字化浪潮汹涌的时代，企业的财务管理正经历着前所未有的变革。发票管理政策不断更新，尤其是2025年将完成数电票全覆盖的目标，为企业的电子会计档案管理带来了全新的挑战。数电票须经过验签、解析，以XML格式存档，XBRL文件要求写入财务入账信息，这使得企业急需专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。
纸电混合时代，企业面临着诸多困境。对于企业高管而言，纸质档案管理成本居高不下，不仅需要大量的存储空间来存放档案，而且档案数据难以进行有效的分析和利用，无法为企业决策提供有力支持。财务人员则要手动逐一匹配、核对确认大量档案数据，工作枯燥且繁复，效率低下。业务人员在报销纸质票据时，流程繁琐，耗费大量时间和精力。
此外，企业还承受着高显性成本和高隐形成本的双重压力。纸质凭证输出的耗材成本高昂，档案室和档案柜等存储空间需求巨大；手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，导致数据不能得到有效利用。同时，企业还面临着高合规风险，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，不可抗力可能导致纸质档案损坏，给企业带来潜在的损失。
尽管企业在推行数字化过程中，通过OA、资金、合同等系统解决了部分线上业务处理问题，但在归档、储存环节仍未解决纸质文件储存问题，还有数据存储线下载体。保证档案原生性才能确保企业财务档案管理合规，最终实现企业全面数字化。而合思档案的推出，正是为了解决这些行业痛点，助力企业开启电子会计档案管理的新篇章。
全面方案 满足多元需求
合思档案为企业提供了全面的解决方案，满足不同角色和场景的档案管理需求。它提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，广泛连接业财系统，实现发票/回单/凭证/单据/自定义档案的自动匹配、应收尽收，让企业在不同场景下都能轻松应对档案管理难题。
对于CEO/高管来说，合思档案就像是一位得力的助手。它可以沉淀数据资产，保障企业的合规管理，提升企业财务档案的利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。在发票管理政策不断变化的背景下，合思档案能够帮助企业及时调整策略，降本增效，实现绿色低碳运营。
对于归档员/财务人员而言，合思档案是提高工作效率的利器。它让档案数据同源，全流程透明流转，便于监控、分析。告别了重复低价值的工作，财务人员可以轻松完成档案管理，提高档案利用效率。在处理大量发票和档案数据时，合思档案能够快速准确地进行匹配和处理，大大减轻了财务人员的工作负担。
当企业面临外部审计时，合思档案更是发挥了重要作用。它可实现档案外审在线化、可溯源，支持一键查询借阅，权限一键下放/回收。财务人员无需再与审计人员重复沟通补充审计资料，节省了大量的时间和精力。
核心功能 凸显产品优势
合思档案具有众多核心功能和突出优势，展现了强大的竞争力。
多源采集功能是合思档案的一大亮点。基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，还支持自定义数据采集方案。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，它支持多种便捷手动数据补录方式，如单张PDF大文件多张回单/发票自动切割、自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入。在发票管理政策要求企业更加精准地管理发票数据的情况下，多源采集功能能够确保企业全面、准确地获取和管理发票信息。
智能制档方面，会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整业务链组合数据，减少了90%的人工匹配工作量。此外，还有关联检索等辅助功能及手工修正操作，关联任务执行进度可视化。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，让凭证数据业务化、业务数据财务化，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。
“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案为企业的档案管理提供了可靠的保障。它围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅、可追溯。在发票管理政策强调数据真实性和完整性的当下，该检测方案能够帮助企业确保发票数据的合规性。
档案管理上，合思档案支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义。支持自定义档案目录分类、字段自定义维护等，灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持新增编号字段和不同核算单位按不同编号规则及流水号重置规则。
实际案例 见证卓越成效
合思档案在不同企业的应用场景中都取得了显著的实际效果。
以年单据量2.6亿的企业为例，该企业存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力的问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化、借阅管理信息化，简化了装订流程，能够1分钟快速定位数据，减少了打印与邮寄。管理成效显著，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，如业务 + 财务数据穿透联查，企业成本降低等。在发票管理政策不断变化的情况下，该企业通过合思档案能够更好地应对发票数据的管理和合规要求。
某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案包括安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地，实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，纸张打印成本减少100万张纸/年。这不仅提高了企业的档案管理效率，也符合发票管理政策对企业电子会计档案管理的要求。
一家多系统数据互联的企业，其档案管理现状低效，存在档案管理痛点。合思档案的数据集成方案广泛连接、标准统一，业务检测方案精细化至元数据层级，跨系统调阅方案可使业务系统直接跨系统调阅完整业务链条的档案数据。管理成效包括统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理，预估节省总体成本30W + /年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。在发票管理政策的推动下，该企业通过合思档案实现了更高效的发票数据管理和利用。
中国最大的K12民办教育集团之一，在档案采集、存储、整理、利用方面存在低效问题。合思档案的数据集成方案实现应收尽收、统一数据标准，智能化制档方案搭建全业务版式文件自动生成及归档、实现智能化自动组装，电子原文件独立管理完成电子票据合规存档。管理成效是以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。在发票管理政策的要求下，该集团通过合思档案更好地管理了发票数据，确保了财务档案的合规性。
在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案坚持以客户为中心，助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。
合思在北京、上海、杭州等多地设有服务地点，联系电话为400 – 105 – 6505，网站是www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和小程序了解更多信息。如果您的企业也想抓住数字化转型机遇，实现高效档案管理和降本增效，不妨选择合思档案。现在就可以免费试用，开启企业电子会计档案管理的新时代。
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