合思档案：引领会计数据归档新变革

在数字化浪潮风起云涌的当下，企业的会计数据归档工作正面临着前所未有的挑战。2025年数电票将实现全覆盖，这一变革犹如巨石投入平静的湖面，在企业财务档案管理领域激起层层涟漪。据相关数据显示，90%的企业在纸电混合时代的会计数据归档工作中遭遇了重重困境。

企业高管们为纸质档案管理成本居高不下而忧心忡忡，大量的纸质凭证输出不仅耗费了巨额的耗材成本，还需要庞大的档案室和档案柜来存储，存储空间需求犹如无底洞。同时，纸质档案的数据难分析利用，犹如深埋在地下的宝藏，难以挖掘出其真正的价值。

财务人员则被繁琐的档案整理工作压得喘不过气来。手工装册归档的重复性工作量巨大，就像陷入了一个永无止境的循环，耗费了大量的时间和精力。而且查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用，使得他们的工作效率大打折扣。

业务人员也在报销流程的繁琐迷宫中迷失了方向，复杂的流程让他们疲惫不堪。

此外，企业在推行数字化的过程中，虽然通过OA系统、资金系统等解决了部分线上业务处理问题，但在会计数据归档、储存环节仍面临着诸多难题。纸质文件的储存问题依然存在，数据存储线下载体无法保证档案原生性，难以确保企业财务档案管理合规。因数电票管理要求的特殊性，企业急需专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的会计数据归档要求。

合思档案解决方案应运而生，如同一盏明灯，为企业在会计数据归档的迷雾中指引方向。

合思档案方案全景概览

合思档案为企业提供了领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，宛如一套精密的组合拳，能满足企业不同场景下的会计数据归档需求。

单套制解决方案带来了便捷调阅不打印的全新体验，混序归集免组装，线上一套电子数据管理，让财务档案证据链完整，全面反映企业经营业务。档案数据之间建立起完整的勾稽关系，相互可穿透查询，纸质原文件混序归档，效率大幅提升。会计档案不打印、应收尽收，确保档案数据完整、真实、合规。

六大场景解决方案更是各有千秋。档案扩展解决方案可自定义档案类型，实现全流程扩展管理，为企业的会计数据归档提供了更多的灵活性。数电票解决方案实现了数电票多渠道获取、验签、解析、自动填报、入账、封装、归档端到端全流程自动化，让数电票的会计数据归档工作变得轻松高效。

合思档案的解决方案不仅仅是一款电子档案管理产品，更是管理与服务的完美融合。它能为CEO/高管沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值；为归档员/财务提高工作效率，告别重复低价值工作；为外部审计实现档案外审在线化、可溯源。

合思档案核心功能亮点

• 多源采集：数据获取的智慧之匙
  合思档案的多源采集功能，基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，它支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求，就像一把万能钥匙，能打开各种数据采集的大门。

对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，合思档案支持多种便捷手动数据补录方式。例如单张PDF大文件，多张回单/发票自动切割，自定义配置Excel导入模板，实现结构化数据批量导入，让零散的数据也能有序地融入会计数据归档体系。

• 智能制档：数据整合的魔法之手
  智能制档功能是合思档案的一大亮点。会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，减少了90%的人工匹配工作量。

它还提供关联检索、全文检索等辅助功能以及手工关联、手工解绑等修正操作，关联任务执行进度可视化。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段，如“会计期间”字段，完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。

• 专用格式版式文件：档案存储的创新之道
  合思档案的专用格式版式文件功能，自主采集结构化字段信息，摆脱传统文件存储形式，实现数据与可读文件实时转化，降低了企业档案存储成本。

它支持自定义企业专用、个性化版式文件，档案盒内清单表、档案盒二维码等版式文件自定义调配生成，让档案具有更强的可扩展性，更加“灵活”。

• “四性检测+业务检测”双模式检测：数据安全的守护之盾
  “四性检测+业务检测”双模式检测方案是合思档案保障会计数据归档质量的重要手段。它按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。

基于企业不同业务场景，合思档案提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅，可追溯，就像一位忠诚的守护者，守护着会计数据归档的安全。

用户使用合思档案的收益

• 显著降本增效：企业的省钱秘籍
  使用合思档案能带来显著的降本增效。企业可以彻底告别传统手工归档，档案不打印，节约了大量的纸张成本和整理成本。同时，检索效率大幅提升，保证了管理合规性。据统计，能节约70%的纸张成本、75%的整理成本，检索效率提升90%，让企业更有效的“收紧钱袋子”。

• 全链路打通：数据价值的挖掘之路
  合思档案让电子会计档案管理成为闭环全量业财系统的“连接器”，补足了信息化建设空白，拉通了业财税档全链路，让数据“活起来”。从数据到决策，真正利用档案数据，实现数据价值。

• 资源重组：企业效益的提升之梯
  合思档案实现了企业资源重组，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升。它具备广泛连接的能力，连接各类异构业财系统，广泛采集数据；拥有100%自动归档能力，强大的规则匹配能力，最大程度地减少人工介入；符合国家政策要求，实现电子会计档案合规性管理；具备灵活承接、持续迭代的能力，满足接收管理数电票的能力，且拥有稳定的迭代能力，及时应对变化，满足企业对电子档案管理系统连接、敏捷、稳定、合规的需求，实现企业效益最大化。

• 不同角色受益：全员的福利盛宴
  企业不同角色用户都能从合思档案中获得相应收益。CEO/高管可沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化，提升财务服务效率，打响数字化转型决胜之战，降本增效，借助数字化手段节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营。

归档员/财务可提高工作效率，告别重复低价值工作，档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析，轻松完成会计数据归档管理，提高档案利用效率。

外部审计可实现档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通，补充审计资料。

合思档案典型场景展示

• 档案管理场景：精细管控的智慧舞台
  在档案管理场景中，合思档案的权限管理精准管控。支持自定义创建用户管理角色，支持隔离各核算账套数据权限，支持按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义。

档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类，支持档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，支持灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口，便于对外提供。

系统规范预置档号，根据国家发布的档案行业标准中《DA/T 13 – 2022档号编制规则》，系统规范预置档号、档案册号编制规则，同时支持根据企业制度自主排列、扩展等。

• 档案应用场景：便捷查询的高效通道
  档案应用场景中，合思档案的多维检索满足多场景查询需求。支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，支持按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索，服务“导入式”批量检索需求。

一站式预览，穿透联查，智能搭建凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯，告别数据割裂问题，呈现多种类型凭证票据穿透联查、一站式预览效果。

还支持外部系统调阅，可视化盘点档案数据，提供档案借阅服务等。

• 档案移交、鉴定、销毁与线下实物管理场景：全程管控的安全防线
  档案移交、鉴定、销毁全流程线上化管控，电子+实物档案全场景线上移交，过程监控，结果成册，流程可跟踪，过程可追溯，结果可溯源，满足电子化档案新规下销毁、暂存、数据恢复的要求，销毁合规化，管控线上化。

线下实物管理实现电子&实物档案高度关联，查询电子档案即可定位实物档案位置，通过静态介质打标、虚拟库房、档案盒管理、到单确认&扫码装盒、扫码上架等功能，实现实物档案的全流程线上化管理。

• 数电票管理场景：全流程闭环的高效管理
  合思档案提供数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案，支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现数电票全流程闭环管理。

在获取环节，企业/员工可通过税务数字账户、电子邮箱、二维码等方式获取数电票，还支持手工下载pdf/fod，自动匹配、验证解析、验真查重，自动下载xml文件等。

客户见证与行动号召

合思档案的卓越性能已经在众多企业得到了验证。年单据量2.6亿的企业，会计档案纸电混合难管理，手工作业低效费力。使用合思档案后，多系统采集数据，业务、财务数据应收尽收，自动匹配组装档案，会计凭证上下游单据树状结构呈现，档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯，简化装订流程，1分钟快速定位数据，减少打印与邮寄，实现业财一体·管理自动化·流程精简·降本增效，企业成本降低，财务人员增效。

世界上最大的重型装备制造商之一，档案管理流程复杂，人工环节多，凭证附件标准/会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理，财务信息难整合，政策落地难。采用合思档案单套制管理方案后，实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。

中国最大的K12民办教育集团之一，业务系统多，系统独立数据隔离，纸质票据结构化数据提取困难，电子发票打印/查重/验伪耗时费力，实物存档占用空间，财务账表归档装订复杂，实物凭证与业务分散，无法智能搜索、准确查找。使用合思档案后，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

合思档案已帮助众多企业解决财务档案管理难题，实现降本增效、合规经营和低碳运营。如果您也想让企业的会计数据归档工作更高效、更合规，不妨拨打我们的电话400 – 105 – 6505，访问我们的网站www.hosecloud.com，或者通过微信公众号、微信小程序了解更多详情，还可以免费试用合思档案，让合思档案助力您的企业开启数字化转型之旅。