在当今竞争激烈的商业环境中，企业的高效运营离不开精细的财务管理。金牌橱柜家居科技股份有限公司，作为国内高端整体厨柜及定制家居的专业服务商，自1999年成立以来，凭借其卓越的设计与制造能力，拥有国家认定厨房工业设计中心，荣获国家认定“智能制造示范企业”的殊荣。然而，随着企业规模的不断扩大，在全球拥有超4000家高端品牌专卖店，海内外建有5大专业生产基地，92家归档主体，企业人数达6000 +，其财务档案管理面临着诸多挑战。而合思，这家创立于2014年的科技公司，凭借其为企业单位提供财务数据化产品和服务的专业能力，通过敏捷的财务收支管理平台，致力于帮助企业挖出更多净利润，为金牌橱柜提供了一套费用记录数字化的财务档案管理解决方案。
金牌橱柜财务困局：档案管理荆棘满途
随着业务版图的不断扩张，金牌橱柜的财务档案管理现状不容乐观。会计档案如同散落在各个角落的珍珠，分别存储于不同的系统之中，难以形成有效的数据合力。在传统的管理模式下，工作人员需要逐一打印档案，进行手工匹配、组装、装订，最后上架。这不仅耗费大量的人力、物力，而且效率极其低下。
财务档案在临时保管1年后，会移交至综合档案管理部门，由独立的档案室进行纸质档案的存放。但这种以纸质档案管理为主的方式，在面对每年的实物稽查时，工作人员需要人工逐一翻查，工作量巨大且容易出错。档案数据难以得到有效利用，成为了金牌橱柜财务精细化管理道路上的绊脚石。费用记录数字化在此时显得尤为迫切，它能够解决档案分散、利用困难等问题，为企业财务运营带来新的活力。
合思妙策：打造费用记录数字化档案管理体系
面对金牌橱柜的财务档案管理难题，合思提出了一套全面的费用记录数字化解决方案。
– 统一存储：打破数据壁垒
合思通过将凭证、单据、合同、回单等四证进行整合，实现了统一存储、统一标准和统一管理。这就如同将散落的珍珠串成了一条美丽的项链，打破了数据孤岛，使得财务档案数据能够集中管理，为后续的利用提供了便利。费用记录数字化让这些重要的财务数据有了统一的归宿，便于企业进行整体的规划和分析。
– 业务证据链完整：业财一体双向穿透
搭建会计资料之间的关系，以业务为核心构建完整的证据链条，实现业财一体双向穿透。这意味着企业可以从业务的角度追溯到财务数据，也可以从财务数据反推业务情况，为企业的决策提供了更加全面、准确的信息支持。费用记录数字化在这个过程中，使得业务和财务的联系更加紧密，让企业能够更好地把握运营状况。
– 数据共享：一站式便捷查阅
以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，实现一站式查阅。工作人员无需在不同的系统和文件中来回查找，只需通过简单的操作，就能快速获取所需的档案信息，大大提高了查阅效率。费用记录数字化让数据的获取变得更加高效，为企业节省了大量的时间和精力。
– 银行回单无纸化：降本增效新突破
海量银行回单实现自动采集、切割、组装，全面推行无纸化管理。这不仅减少了纸张的使用，降低了成本，还提高了数据处理的准确性和及时性。费用记录数字化让银行回单的管理告别了繁琐的纸质时代，进入了高效的电子时代。
方案实施：费用记录数字化稳步推进
合思利用自身电子会计档案管理平台的优势，通过开放式接口互联，自主采集金牌橱柜各系统的档案数据。在数据采集过程中，对大文件进行自动切割，对数电票进行自动化解析，确保数据的准确性和完整性。费用记录数字化在数据采集阶段就发挥了重要作用，保证了数据的高效获取。
对采集到的数据进行智能关联和自动组装，同时进行四性检测和业务检测，生成自定义版式文件。在管理环节，设置精准权限管控，灵活扩展档案目录，进行水印管理并确保档号符合国标要求。提供多维检索和一站式预览功能，支持在线借阅和异构系统联查，实现实物混序归档和可视化盘点档案数据。整个实施过程有条不紊，费用记录数字化贯穿始终，确保了方案的顺利推进。
显著成效：费用记录数字化结硕果
通过合思的费用记录数字化解决方案，金牌橱柜在财务档案管理方面取得了显著的成果。
– 时间成本大幅降低
档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%。工作人员不再需要花费大量的时间在繁琐的档案处理和查找上，工作效率得到了极大的提升。费用记录数字化让时间成本的节约成为现实，让企业能够将更多的精力投入到核心业务中。
– 总体成本有效节省
预估节省总体成本30万 +/年。无纸化管理减少了纸张、印刷、存储等方面的费用，同时提高了工作效率，间接降低了人力成本。费用记录数字化为企业带来了实实在在的经济效益。
– 档案合规性全面提升
档案合规性达到了100%。合思的解决方案严格遵循国家相关标准和规定，确保了财务档案的合法性和规范性。费用记录数字化让企业在合规经营的道路上更加稳健。
金牌橱柜盛赞：费用记录数字化助力转型
金牌橱柜相关负责人表示，合思的费用记录数字化解决方案有效解决了公司长期以来在财务档案管理方面的难题。实现了档案数据的智能化管理，显著提高了工作效率和准确性，同时也节省了大量成本。这一方案对公司的数字化转型起到了重要推动作用，让企业在激烈的市场竞争中更具优势。
行动号召：拥抱费用记录数字化未来
合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，已助力众多企业实现降本增效、合规经营和低碳运营。在费用记录数字化的浪潮中，合思凭借其专业的技术和丰富的经验，为企业提供了可靠的支持。
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