在数字化浪潮的席卷下，电子凭证改革正以前所未有的速度推进。2024年11月1日，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票；12月1日，民航旅客运输服务领域也迎来了航空运输电子客票行程单的全面数字化应用。这一系列举措标志着我国电子凭证全流程无纸化时代已然来临，企业的财务管理模式也面临着深刻的变革。
然而，传统会计档案管理模式却在这场变革中显得力不从心，暴露出诸多痛点。以好想你健康食品股份有限公司为例，在财务归档时，财务人员需要花费大量时间来确认单据、发票、回单和凭证的一致性，即便如此，档案遗失的情况仍难以避免。而且，纸质档案受时间和空间的限制，查找起来极为不便，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找，大大降低了工作效率。此外，大量纸质档案的管理对空间和人力的要求极高，成本居高不下。更为重要的是，传统的纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也难以确保数据的安全可用，无法满足现代企业的管理要求。
高新兴科技集团同样面临着类似的困境。其档案管理成本高昂，报销、采购付款等业务流程需要进行打印、整理、装订及归档等一系列操作，不仅占用了大量的库房人员管理成本，而且借阅流程及实物借出也十分繁琐。同时，电子源文件未得到合规保存，不符合会计电子档案管理法规，档案归档规范由人工控制，存在合规性隐患，缺少系统化的控制。在档案利用方面，查询相关发票、收付款凭据及其他附件的难度较大，耗费了大量的人力，且无法实现跨系统调阅。
杭州西湖城市建设投资集团则在回单管理、发票管理和凭证管理等方面遇到了难题。回单管理方面，档案耗材、打印、存储成本高，物理存储需求大，检索效率低下，信息整合复杂，风险管理难度大，合规审计滞后。发票管理方面，报销周期长达1个月，报销流程繁琐，重复报销现象频发，发票关联及调阅源头复杂耗时。凭证管理方面，纸质档案难以满足快速变化的法规要求，ERP财务凭证与各业务系统之间存在信息壁垒，导致数据整合困难，传统纸质档案管理方式限制了档案处理效率，增加了存储与维护成本。这些痛点严重影响了企业的财务管理效率和合规性，也对企业的发展造成了一定的阻碍。
在这样的背景下，合思档案应运而生，为企业提供了一种全新的解决方案。合思作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借其敏捷的财务收支管理平台，帮助企业挖掘更多的净利润。基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，合思为客户提供了聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位的财务数智化服务。
革新之钥解锁档案管理困局
合思推出的电子会计档案管理平台——合思档案，全面打通了电子凭证会计处理全流程的各个环节。基于其在行业应用中的深度实践和丰富案例经验，合思精选了各行各业优质“无纸化”实践企业案例，发布了《电子会计档案实践案例集》，为企业提供了极具参考价值和借鉴意义的范例。
合思档案通过统一存储的方式，打破了数据孤岛。它将凭证、单据、合同、回单等四证进行整合，实现统一储存、统一标准和统一管理。这样一来，企业的业务证据链更加完整，能够搭建起会计资料之间的紧密关系，实现以业务为核心的证据链条，真正做到业财一体双向穿透。同时，合思档案实现了数据共享，用户可以通过一站式查阅功能，以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，查阅起来更加便捷高效。此外，合思档案还能实现银行回单无纸化，海量银行回单可以自动采集、切割、组装，实现全面无纸化管理，助力企业降本增效。
在系统对接方面，合思档案具有低开发成本对接各类异构系统的优势。它通过生成式接口自动采集档案数据，能够连接NCC、U9、OA、CBS等系统。在制档过程中，合思档案实现了自动制档，大大释放了财务人员的精力。凭证数据可以自动匹配组装，业务检测能够保障证据链的完整，档案关联规则可以进行可视化配置，不同系统、不同类别会计凭证能够自动关联匹配及组装，形成完整的业务链组合数据。在档案利用方面，合思档案达成了全场景数字化利用，打破了传统需要在同个系统上下联查、切换模块，甚至切换多个系统的壁垒，用户可以一键查询多系统凭证相关的数据及影像信息，极大地提高了工作效率。
核心功能铸就管理新优势
合思档案的功能蓝图十分强大，涵盖了便捷调阅不打印，混序归集免组装，以及电子会计档案全生命周期管理的采集、制、管、用四个环节。在智能采集方面，它拥有外部生态（如OCR识别、RPA技术等）和内部系统（如EAI插件、API接口等）多种采集方式；预归档服务包括集成服务、规则引擎、元数据服务等；基础管理涵盖档案存储、检索、借阅、销毁等；档案服务则包括辅助审计、项目管理、统计分析等。
在档案采集环节，合思档案具有开放式接口互联·自主采集的特点，能够实现大文件自动切割·数电票自动化解析。在档案制档方面，它可以智能关联·自动组装，进行四性检测·业务检测·自定义版式文件。在档案管理上，合思档案能够进行精准权限管控·档案目录灵活扩展，实现水印管理·档号符合国标要求。在档案利用方面，它可以进行多维检索·一站式预览，实现在线借阅·异构系统联查，实物混序归档·可视化盘点档案数据。
与传统方式相比，合思档案具有显著的优势。它实现了自动化归档，告别了重复性工作，档案利用更加便捷高效。档案数据同源，透明流转，便于企业进行监控和分析。以一家年20万凭证、40万回单、拥有30平方米档案室的北京大型制造业企业为例，使用合思档案后，年节约打印成本=(200000 + 400000)0.5 = 300,000元，年节约存储成本=(200000 + 400000)/4000.45 = 675元，年节约档案室成本=30平1.3元/天365 = 14,235元，年节约人力成本=20052*12 = 24,000元，年总节约成本=338,910元。合思档案能够实现财务档案「采制管用」全生命周期管理，全流程合规化、自动化、数字化，有效解决了传统会计档案管理中合规性难以保证、流程繁琐效率低等问题，优化了报销合规流程。
多元场景见证实际成效
合思档案在不同行业都有着广泛的应用场景，并取得了显著的实际效果。
在食品行业，好想你健康食品股份有限公司引入合思档案后，打破了数据壁垒，实现了数据同源。财务人员可以实现便捷利用，一键联查，工作效率得到了有效提升。同时，合思档案实现了自动组装，审计更加便捷，内外审计以档案数据为标准，纸质数据为辅，大大提升了审计效率。借助虚拟档案库房和二维码，企业实现了电子与实物的匹配，查阅者查询电子档案即可定位实物位置。该方案收益显著，减少了90%的人工耗时，总部接收减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时，预计减少综合成本20万元/年，有效优化了报销合规流程。
餐饮行业的COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统后，实现了自动化归档和财务数据分析。去人工化操作减少了50%的人力成本，提高了工作效率。通过深度分析档案数据，企业能够满足内审需求。方案收益包括纸张使用量减少88%，存储空间节省79%，年节约成本5000万元，报销效率提升300%，为报销合规流程提供了有力支持。
家居行业的金牌橱柜家居科技股份有限公司通过合思档案实现了统一存储，整合了各类档案。业务证据链更加完整，业财一体双向穿透得以实现。数据共享和一站式查阅功能让档案管理更加高效，银行回单无纸化也降低了成本。方案收益为档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，预估节省总体成本30万 +/年，档案合规性达100%，确保了报销合规流程的顺畅。
数字阅读行业的帆书使用合思档案保证了财务档案的原生性存储，规避了电子化时代带来的档案管理风险。在审计抽查时，档案系统支持灵活的账户权限配置，审计人员可以通过专用的账号下载所需要的电子源文件，高效合规。方案收益有仓储需求减少70%，纸张、档案盒、箱子节约近90%，总节约成本500万/年，结账时间从T + 15缩短至T + 5，装订人力成本缩减到1名实习生，进一步完善了报销合规流程。
在电子凭证数字化转型的浪潮中，企业正面临着前所未有的机遇和挑战。合思作为专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币。秉承以客户为中心的服务理念，合思分别在北京、杭州、南昌设立了研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。截至目前，已有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更大的效用。
如果您的企业也想抓住电子凭证数字化转型的机遇，优化报销合规流程，实现降本增效、合规经营和低碳运营，不妨选择合思档案。现在，您可以拨打400 – 105 – 6505，访问www.hosecloud.com，扫描二维码了解合思档案、了解更多案例，还可以免费试用，开启企业财务管理的新篇章。未来财务用合思，让有限更有效。
