合思档案：助力企业合规控险，开启数字化档案管理新时代

在数电票快速扩张的浪潮下，企业财务档案管理正面临着前所未有的挑战。据规划，2025年将完成数电票全覆盖，这意味着企业的信息化建设亟待加速。数电票需经过验签、解析，并以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息。企业急需专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

在纸电混合时代，企业不同角色面临着各自的难题。企业高管为纸质档案管理成本高、占地大、数据难分析利用而发愁；财务人员被海量档案数据和繁琐的整理、匹配核对工作压得喘不过气；业务人员则抱怨报销纸质票据流程过于繁琐。传统纸质档案管理更是存在高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题，如纸质凭证输出耗材成本高、手工装册归档工作量大、电子会计凭证管理不善、纸质档案易损坏等。

虽然国家政策大力支持电子会计档案管理，明确了电子档案的法律效力，企业电子会计档案全面无纸化时代已然来临，但在推行数字化的过程中，归档、储存环节的纸质文件储存问题仍未得到有效解决。此时，合思档案解决方案应运而生，为企业的档案管理带来了新的曙光。

为不同角色量身定制解决方案

合思档案充分考虑企业不同角色的需求，为其提供了精准的解决方案，满足企业多样化的档案管理场景。
– 为CEO/高管赋能
合思档案帮助CEO/高管沉淀数据资产，保障企业合规管理。通过提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化，实现降本增效和绿色低碳运营，为企业在激烈的市场竞争中提供有力支持。
– 为归档员/财务减负
对于归档员和财务人员，合思档案能够显著提高工作效率，让他们告别重复低价值的工作。实现档案数据同源，全流程透明流转，便于监控和分析，轻松完成档案管理工作，同时提高档案利用效率。
– 为外部审计增效
在外部审计方面，合思档案实现了档案外审在线化、可溯源。审计人员可以一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务人员无需再与审计人员重复沟通补充审计资料，大大提高了审计工作的效率。
合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）和六大场景解决方案，广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配和应收尽收。

全生命周期管理功能详解

合思档案具备强大的全生命周期管理功能，涵盖采集、制档、管理、应用等各个环节。
– 多源采集功能
基于跨系统数据集成要求，合思档案提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，可自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，还支持自定义数据采集方案和多种便捷手动数据补录方式。
– 智能制档功能
会计档案关联规则可视化配置，能够让不同系统、不同类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，减少90%的人工匹配工作量。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，使查询更加便捷。
– 档案管理功能
权限管理精准管控，支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围也可自定义。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类、字段维护等，系统规范预置档号，满足国标档号规则格式。
– 档案应用功能
多维检索满足多场景查询需求，支持按多种维度自定义查询、全文检索、批量检索。一站式预览，穿透联查，实现业务单据、发票、银行回单与会计凭证的双向联查、相互追溯。还支持外部系统调阅、可视化盘点档案数据、档案借阅服务等。

核心亮点铸就卓越优势

合思档案拥有诸多核心亮点，在大数据处理能力、合规性保障、创新性管理等方面表现出色。
– 大数据处理能力强大
大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询，深入到提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，有效提高档案管理效率，释放档案数据价值，为企业合规性风险控制提供有力的数据支持。
– 合规性保障有力
采用“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，保障业务数据完整性，降低企业合规性风险。
– 创新性管理突出
档案扩展解决方案可自定义档案类型，全流程扩展管理，生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。实物备查功能智能区分纸电标识，线上、线下高度关联，实现实物档案全流程管理定位，服务实物档案全流程线上化管理，实现实物档案的创新管理和便捷利用。

为企业带来多重价值

合思档案为企业带来了显著的价值，在降本增效、合规经营、数据利用等方面发挥了重要作用。
– 降本增效显著
合思档案能够节约纸张成本70%、整理成本75%，检索效率提升90%，让企业彻底告别传统手工归档，不打印档案，更有效地“收紧钱袋子”，在企业合规性风险控制的同时，实现成本的有效控制。
– 补足信息化建设短板
电子会计档案管理成为闭环全量业财系统的“连接器”，补足企业信息化建设空白，拉通业财税档全链路，实现企业全面数字化，提升企业在合规管理方面的信息化水平。
– 激活数据价值
让数据“活起来”，真正利用档案数据，实现数据价值，从数据到决策，为企业决策提供支持，帮助企业在合规的前提下做出更明智的决策。
– 优化资源配置
实现企业前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升，资源重组，实现企业效益最大化，进一步增强企业的合规性风险控制能力。

典型使用场景展示

合思档案在多个典型场景中发挥了重要作用，为企业的日常运营和管理提供了便利。
– 报销业务场景
员工出差、招待后，无需留存上交纸质票据，电子票据直接进入系统，实现自动报销入账归档，流程简便高效，降低了报销过程中的合规性风险。
– 审计工作场景
审计人员无需进入档案室，通过合思档案系统实现档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通补充审计资料，提高了审计工作的合规性和效率。
– 企业高管决策场景
沉淀数据资产，通过对档案数据的分析挖掘，为企业决策提供支持，提升企业财务档案利用效率，助力企业决策数智化，保障决策的合规性。
– 财务人员日常工作场景
提高工作效率，告别重复低价值工作，档案数据同源，全流程透明流转，便于监控、分析，轻松完成档案管理，提高档案利用效率，降低财务工作中的合规性风险。

成功案例见证实力

合思档案在不同类型企业中的应用取得了显著成效，以下是一些典型的成功案例。
– 某大型企业
该企业年单据量达2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现档案管理电子化、借阅管理信息化，业务 + 财务数据穿透联查，企业成本降低，流程精简，财务人员增效，有效控制了企业合规性风险。
– 集团型企业
作为世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准不统一、回单整理费时费力、实物档案异地管理难等问题。合思档案的单套制管理方案实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少，纸张打印成本减少，提升了企业的合规管理水平。
– 某企业
该企业档案管理低效，会计档案散落各系统，数据未有效整理利用。合思档案的数据集成方案打破数据孤岛，统一储存管理；业务检测方案保障业务证据链完整；跨系统调阅方案实现一站式查阅。预估节省总体成本30W + /年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，降低了企业合规性风险。
– 民办教育集团
中国最大的K12民办教育集团之一存在业务系统多、数据隔离、实物存档占用空间、整理利用低效等问题。合思档案的数据集成方案应收尽收，统一数据标准；智能化制档方案实现自动组装；电子原文件独立管理完成合规存档。形成多向、网状管理结构，简化流程，提高效率，保障了企业的合规运营。

市场定位与差异化优势突显

合思档案在市场上具有独特的定位和显著的差异化优势，在行业中处于领先地位。
– 领先的单套制平台
合思档案是领先的单套制电子会计档案管理平台，在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，服务6000 + 企业客户，获得福布斯中国科技50强等荣誉，为企业合规性风险控制提供了可靠的保障。
– 广泛连接能力
具备广泛连接的能力，能连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统，确保企业数据的合规性和完整性。
– 强大的规则匹配能力
拥有强大的规则匹配能力，100%自动归档，最大程度地减少人工介入，实现自动组装、归档，提高档案管理的合规性和效率。
– 合规性有保障
符合国家政策要求，通过相关安全认证和官方试点验收，电子会计档案合规性管理有保障，让企业在合规的轨道上稳健发展。

合思档案坚持以客户为中心，致力于助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，推动企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案都是企业数字化建设的必然选择，合思档案将在其中发挥重要作用。

如果您的企业也面临着档案管理的难题，想要有效控制企业合规性风险，不妨选择合思档案。现在点击免费试用，开启企业档案管理的数字化新时代！