在当今竞争激烈的商业环境中，企业财务数字化转型已成为提升核心竞争力的关键。北京合思信息技术有限公司，作为一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借其敏捷的财务收支管理平台，已成功助力众多企业实现财务数字化转型，在流动费用管理等方面取得了显著成效。今天，我们将深入探讨合思如何帮助北京动力源科技股份有限公司解决财务难题，实现流动费用管理的高效变革。
企业背景：动力源的转型之需
北京动力源科技股份有限公司成立于1995年，是我国电源行业的先驱者，也是第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务广泛，聚焦于数据通信、智慧能源、新能源汽车三大核心业务板块，产品更是广泛应用于国家重点建设项目。
动力源拥有约2400名员工，旗下设有8家子公司，在全国拥有30多个办事处，甚至在印度、巴基斯坦等国家也设立了分支机构。公司的组织架构复杂，涵盖24个1级部门、81个2级部门，分别归属5个业务线和2个营销中心。
早在2011年，动力源就敏锐地意识到财务数字化转型和业财融合的重要性，先后自建了费控系统、采购管理系统等。然而，随着企业的不断发展，问题逐渐凸显。到2021年，公司在流动费用管理方面面临着诸多挑战。多系统操作体验差，员工需要在不同系统之间频繁切换，耗费大量时间和精力；手工录入不仅效率低下，而且合规性难以保证；系统之间相互割裂，数据分散且信息滞后，导致管理者无法及时准确地掌握企业的财务状况；业务覆盖面广，报销模式复杂，不同业务线和部门的报销流程差异较大，增加了管理难度；组织架构复杂，各主体流程繁复，进一步加剧了流动费用管理的复杂性。这些痛点严重制约了动力源的发展，使得企业迫切需要一套高效的解决方案来提升流动费用管理水平。
解决方案：合思的精准施策
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系统集成：打破数据孤岛
合思深知数据互通对于流动费用管理的重要性。在系统集成方面，合思将动力源HR系统中的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控系统进行同步。这意味着员工的信息在两个系统中保持一致，避免了重复录入和信息不一致的问题。同时，将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控系统同步，实现了订单支出成本的实时归集和统计。通过这种方式，打破了数据孤岛，员工无需在多个系统之间切换，告别了多系统繁复操作，大大提高了工作效率。 -
无需报销：简化流程提升合规
合思的无需报销解决方案为动力源的流动费用管理带来了革命性的变化。业务人员因公消费时，无需垫资、无需开票，消费过程受到申请单和差标管控，确保每一笔消费都符合规定，真正实现了消费即合规。财务部门则可以统一对账，系统自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单，发票明细自动绑定，凭证自动生成，最后一键归档。整个流程实现了自动化和智能化，大大简化了报销流程，提高了合规性。 -
强大连接：加速业务数据流转
合思费控系统具有强大的系统连接能力，采用Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持以标准化方式对接第三方系统。在实际应用中，待审批信息能够自动同步到各部门负责人，业务数据可以跨系统同步应用。这不仅加快了业务处理和数据统计效率，还使得管理者能够及时掌握企业的财务状况，为决策提供有力支持。通过打破数据流转壁垒，合思帮助动力源实现了流动费用管理的高效协同。
显著成果：转型成效有目共睹
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操作体验革新：效率大幅提升
通过多系统集成和数据互通，动力源的员工报销体验得到了全面革新。以前，员工报销周期普遍需要4周，而现在缩短至1周以内，效率提升了300%。员工不再需要花费大量时间在繁琐的报销流程上，能够将更多的精力投入到核心业务中。这不仅提高了员工的工作满意度，也为企业的发展提供了有力保障。 -
成本节约：会计工作量缩减
合思的解决方案使得会计工作量大幅缩减，人员成本节约约50%。财务人员无需再将大量时间花费在发票校验真伪、认证、审计等基础流程上，降低了基础工作压力。从手动制作单据到智能制单，财务人员能够节省更多精力，去做更有价值的工作，如财务分析、预算规划等，为企业的战略决策提供支持。 -
全程管控：决策更加精准
合思帮助动力源实现了事前预算 – 事中控制 – 事后分析的全程管控。管理者能够随时随地查看财务数据，动态掌握企业的流动费用管理信息。通过综合分析报表，管理者可以及时发现问题，对业务运行进行高效、及时、准确的决策。这彻底摆脱了企业传统费控先发生后退责的“盲盒”模式，使得企业的财务管理更加精细化和科学化。
合思价值与未来展望
合思的解决方案为动力源解决了财务数字化转型过程中的诸多难题，在流动费用管理方面实现了效率提升、成本节约和精细化管理，为企业的发展提供了有力支持。随着越来越多的企业意识到财务数字化转型的重要性，合思凭借其先进的技术、丰富的经验和优质的服务，将在更多企业的转型之路上发挥关键作用。在流动费用管理领域，合思能够帮助企业优化流程、降低成本、提高合规性，助力企业实现降本增效、合规经营和可持续发展。
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