在数字化浪潮的推动下，电子凭证的变革正以前所未有的速度重塑着企业的财务管理格局。2024年11月1日，铁路旅客运输领域开启了全面数字化电子发票的推广；紧接着12月1日，民航旅客运输服务领域也迎来了全面数字化电子发票——航空运输电子客票行程单的广泛应用。这一系列举措宛如强劲的引擎，推动我国电子凭证改革驶入了快车道，宣告着电子凭证全流程无纸化时代的全面来临。
在这场变革的浪潮中，合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，敏锐地捕捉到时代的脉搏，精心打造了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。与此同时，《电子会计档案实践案例集》犹如一座智慧的宝库，精选了各行各业优质“无纸化”实践企业案例，为众多企业提供了极具价值的参考与借鉴。
接下来，就让我们以好想你健康食品股份有限公司为例，深入探寻合思档案如何凭借其强大的功能与卓越的服务，助力企业实现财务数智化转型，提升预算报销合规性。
业务困境：传统档案管理掣肘发展
好想你健康食品股份有限公司，自1992年成立以来，一路披荆斩棘，于2011年成功在深交所中小板上市，成为红枣行业一颗璀璨的明星。公司品牌价值高达154.21亿元，拥有1000多名员工、400多家全国门店、18家归档主体、2万多个零售网点以及每年3.6万多份凭证。如此庞大的业务规模和海量的数据，使得公司在财务档案管理方面面临着诸多挑战。
在传统的财务归档模式下，财务人员需要花费大量的时间和精力去确认单据、发票、回单和凭证的一致性。每一张单据都需要仔细核对，每一个数字都需要反复确认，稍有不慎就可能出现错误。而且，档案遗失的情况也难以避免，一旦重要档案丢失，不仅会影响财务工作的正常开展，还可能带来潜在的风险。
纸质档案的管理还受限于时间和空间的限制。查找一份档案往往需要耗费大量的时间，工作人员需要在堆积如山的档案中翻找，有时甚至需要跑遍多个档案室才能找到所需的资料。无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找，严重影响了工作效率。
此外，大量纸质档案的管理对空间和人力的要求巨大，成本高昂。同时，传统的纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也无法确保数据的安全可用，已经无法满足企业日益增长的管理要求，对预算报销合规性也造成了一定的阻碍。
破局之道：合思方案精准施治
面对好想你健康食品股份有限公司的困境，合思档案凭借其先进的技术和丰富的经验，为其量身定制了一套全面的解决方案，有效提升了预算报销合规性。
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数据同源畅联：开启便捷高效之门
合思档案打破了数据之间的壁垒，实现了数据的同源性。通过先进的技术手段，将单据、发票、回单和凭证等数据进行整合，为财务人员提供了便捷的利用方式。只需一键联查，财务人员就可以快速获取相关的数据信息，大大提高了工作效率。以往需要花费数小时甚至数天才能完成的工作，现在只需几分钟就能轻松搞定。而且，数据的同源性保证了信息的准确性和一致性，避免了因数据不一致而导致的错误和风险，进一步提升了预算报销合规性。 -
自动组装审计：提速合规审计进程
合思档案实现了档案的自动组装，为内外审计提供了极大的便利。在审计过程中，以档案数据为标准，纸质数据为辅，大大提升了审计效率。审计人员可以通过系统快速获取所需的档案数据，进行精准的审计分析。同时，自动组装功能还减少了人工操作的错误和遗漏，保证了审计结果的准确性和可靠性。这不仅有助于企业及时发现和解决问题，还能提高企业的合规经营水平，确保预算报销合规性。 -
实物高效管理：虚实结合精准定位
合思档案借助虚拟档案库房和二维码技术，实现了电子与实物的完美匹配。每一份实物档案都有对应的二维码，查阅者只需查询电子档案，就可以快速定位实物档案的位置。这种虚实结合的管理方式，大大提高了档案的查阅效率，减少了查找档案的时间和成本。同时，虚拟档案库房的建立还可以有效节省空间，降低企业的管理成本，为提升预算报销合规性提供了有力的支持。
卓越成效：转型之路硕果累累
合思档案的解决方案为好想你健康食品股份有限公司带来了显著的成效，在提升预算报销合规性方面也发挥了重要作用。
在时间成本方面，合思档案大幅减少了人工耗时。经统计，减少了90%的人工耗时，总部接收管理耗时减少了80%，借阅管理耗时减少了67%。财务人员从此告别了繁琐的手工操作和漫长的查找过程，能够将更多的时间和精力投入到核心业务中，工作效率得到了极大的提升。
在经济成本方面，合思档案预计每年可为企业减少综合成本20万元。通过节省空间、降低人力成本以及提高工作效率等方式，为企业带来了实实在在的经济效益。这不仅有助于企业优化资源配置，还能提升企业的盈利能力。
在数字化转型方面，合思档案帮助好想你实现了电子凭证从开具到接收、报销、入账、归档的全链无纸化，真正实现了数字化管理。企业的财务管理水平和运营效率得到了显著提升，实现了降本增效、合规经营和低碳运营的目标。同时，数字化管理也为企业的预算报销合规性提供了更加坚实的保障，减少了人为因素的干扰，确保了报销流程的规范和透明。
未来展望：携手合思共赢未来
合思档案通过全面打通电子凭证会计处理全流程各环节，为企业提供了高效、合规、低成本的电子会计档案管理解决方案。它就像一位得力的助手，帮助企业挖出更多净利润，提升预算报销合规性。
随着电子凭证数字化转型的不断推进，合思将继续发挥其技术优势，不断创新和完善产品与服务。合思将以更加专业的态度和更加优质的服务，为更多企业提供全方位的财务数智化服务，助力企业实现可持续发展，进一步保障预算报销合规性。
如果您的企业也面临着财务档案管理的难题，不妨选择合思。合思将凭借其卓越的产品和服务，为您的企业打造一套专属的解决方案，让您的财务管理更加高效、合规。现在，您可以拨打联系电话400 – 105 – 6505，或者访问网址www.hosecloud.com ，扫描二维码了解合思档案和更多案例。同时，我们还为您提供免费试用的机会，让您亲身体验合思档案的强大功能和卓越价值。快来加入合思的大家庭，一起开启财务数智化转型的新篇章，提升预算报销合规性吧！
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