在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务数智化转型已成为提升竞争力的关键。北京合思信息技术有限公司（简称“合思”，原易快报），作为一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，自2014年创立以来，凭借其敏捷的财务收支管理平台，帮助众多企业挖掘更多净利润。合思是专精特新企业，成立至今已累计融资超15亿元人民币。它秉承以客户为中心的服务理念，在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。截至目前，已有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限资源发挥出更高效益。
好想你健康食品股份有限公司成立于1992年，并于2011年在深交所中小板上市，成为红枣行业的上市公司，品牌价值高达154.21亿元。这样一家颇具规模的企业，在财务档案管理方面却面临着诸多难题。合思凭借其在助力企业财务数智化方面的卓越能力，为好想你提供了针对性的服务，接下来就让我们深入了解这一案例。
好想你档案管理困局待解
在业务发展的同时，好想你公司的财务档案管理现状却不容乐观。该公司拥有1000 + 员工，400 + 全国门店数，18家归档主体，2W + 零售网点，每年产生3.6W + 年凭证数。如此庞大的业务规模，使得财务归档工作异常复杂。
财务人员在进行归档时，需要花费大量时间来确认单据、发票、回单和凭证的一致性。在这个过程中，档案遗失的情况难以避免。而且，纸质档案受限于时间和空间，查找起来要耗费大量时间，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。大量的纸质档案管理，对空间和人力的要求巨大，成本居高不下。更为关键的是，纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也无法确保数据的安全可用，难以满足公司的管理要求。
合思档案管理系统精准破局
面对好想你公司的这些痛点，合思提供了一套完善的档案管理系统解决方案。
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打破数据壁垒 实现便捷联查
合思的档案管理系统打破了数据之间的壁垒，实现了数据同源。这使得财务人员能够便捷地利用系统，通过一键联查功能，有效提升了工作效率。以往需要花费大量时间和精力去核对的数据，现在可以轻松地在系统中进行查询和比对，大大节省了时间和人力成本。 -
自动组装审计 提升审计效率
该档案管理系统还具备自动组装功能，在内外审计时，以档案数据为标准，纸质数据为辅。这一方式极大地提升了审计效率，审计人员可以更加快速、准确地获取所需数据，减少了审计过程中的繁琐环节。 -
实物高效管理 精准定位档案
借助虚拟档案库房和二维码技术，合思的档案管理系统实现了电子与实物的匹配。查阅者只需查询电子档案，即可精准定位实物档案的位置。这不仅提高了档案的查阅效率，还避免了因档案存放混乱而导致的查找困难问题。
方案实施循序渐进
合思在为好想你实施档案管理系统方案时，采取了科学、有序的步骤。
首先，合思对好想你公司的财务流程和档案管理现状进行了全面调研和分析。通过与好想你公司的财务人员深入沟通，详细了解了他们在档案管理过程中所面临的痛点和问题。
基于调研结果，合思为好想你搭建了专属的档案管理系统。在搭建过程中，将好想你公司的各类财务数据进行了整合和接入，确保系统能够全面、准确地反映公司的财务状况。
为了确保好想你公司的财务人员能够熟练使用新系统，合思为他们进行了系统操作培训。培训内容涵盖了系统的基本功能、操作流程以及常见问题的解决方法等。通过培训，财务人员能够迅速上手，熟练运用档案管理系统进行日常工作。
在系统上线和使用方面，合思采取了逐步推进的策略。从部分业务开始试点，在试点过程中不断发现问题、解决问题，对系统进行优化和完善。待试点业务取得良好效果后，再将系统全面铺开，确保系统能够平稳、高效地运行。
方案实施成果显著
合思档案管理系统的实施，为好想你公司带来了显著的成果和效益。
在时间成本方面，减少了90%的人工耗时。总部接收档案的管理耗时减少了80%，借阅管理的耗时也减少了67%。这使得财务人员能够将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中，提升了工作效率。
在成本方面，预计每年可减少综合成本20万元。这主要得益于档案管理系统对人力、空间等资源的优化利用，降低了纸质档案管理所带来的高昂成本。
同时，该系统实现了财务数据的高效管理和快速查询。财务人员可以随时随地通过系统获取所需数据，大大提高了工作的响应速度。而且，系统确保了电子原文件的长期保存和数据安全，满足了公司的管理要求，有效避免了档案遗失等问题。
好想你高度评价合思方案
好想你公司的财务人员反馈，使用合思档案管理系统后，财务工作变得更加便捷高效，节省了大量时间和精力。他们再也不用为查找档案而烦恼，工作的准确性和效率都得到了极大提升。
公司管理层认为，合思的解决方案帮助公司实现了降本增效，提升了财务管理水平，为公司的发展提供了有力支持。合思档案管理系统的实施，使得公司的档案管理更加规范、安全，有效避免了档案遗失等问题。与合思的合作，让公司在财务数智化转型方面迈出了重要一步，增强了公司的竞争力。
在当前的经济环境下，企业面临着诸多挑战，实现财务数智化转型已刻不容缓。合思凭借专业的技术和丰富的经验，已帮助众多企业成功实现财务数智化转型。如果你也想让企业实现降本增效、合规经营和低碳运营，选择合思，让有限更有效。
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