在当今竞争激烈的商业环境中，企业对于财务管理的要求越来越高。尤其是世界500强旗下的教育服务品牌，面临着诸多财务档案管理方面的挑战。该客户企业业务、财务系统众多且相互独立，导致数据无法互通，结构化数据提取困难重重。电子发票的打印、查重、验伪不仅耗时费力，还造成了纸张的大量浪费。同时，实物存档占用了大量的物理空间，需要专人进行管理，成本居高不下，而且档案损坏的情况时有发生，让企业面临着合规风险。此外，不断重复的纸质档案录入操作不仅耗时久，还容易出错，发票、外部附件、凭证、账簿、报表的装订要求高，操作起来费时费力。实物凭证与业务分散，无法实现智能搜索和准确查找，档案查阅缺少留痕，不能多人借阅，档案资产的利用率极低。
面对这些痛点，合思为该客户提供了一套全面的出差管理解决方案——全生命周期的电子化会计档案管理方案。
全维数据连接：档案收纳大网
合思提供的方案具有广泛的数据来源。它就像一张巨大而细密的网，能够将电子档案（载体档案数字化副本）、自研OA、金蝶EAS、实物档案等各类档案数据收入囊中。自动封装接口数多达40种以上，这使得它能够广泛连接异构系统，企业无需进行开发，即可轻松介入，真正做到档案应收尽收。接口传输方式也是多种多样，影像支撑、外部设备扫描、人工上传等方式，满足了不同场景下的数据传输需求。
该方案具备强大的自动归档功能。智能组单就像是一位精准的分拣员，将各类档案数据按照规则进行有序组合。四性检测则如同一位严格的质检官，确保档案的准确性和完整性。在电子档案管理和实物档案管理方面，它就像一位专业的管家，对档案的借阅、移交、鉴定、销毁等环节进行全面管理。权限监控更是为档案的安全加上了一把坚固的锁，确保只有授权人员才能进行相应操作。会计类档案管理范围广泛，涵盖了内部的凭证、订单、会计账薄等，以及外部的纸质发票及影像、银行电子回单等多种档案。
精细流程搭建：数据流转魔方
合思方案的实施过程严谨而高效，就像搭建一个神奇的魔方，每一个步骤都环环相扣。首先，通过自动封装接口连接客户的多个系统，实现数据的采集和整合。比如，与自研OA、金蝶EAS等系统紧密相连，将分散的数据汇聚在一起。
对于不同来源的档案数据，按照预设规则进行智能组单。这一步就像是将杂乱的拼图碎片按照图案进行拼接，让数据变得有序。然后进行四性检测，确保档案的质量。完成检测后，将档案进行分类管理，分为电子档案管理和实物档案管理。同时，对档案的借阅、移交、鉴定、销毁等环节进行权限监控，保证档案的安全和合规。
利用强大的规则引擎自定义搭建，这就像是为数据流转打造了一条高速公路。实现亿级数据秒级调阅，穿透联查无缝衔接，电子原文件独立管理，自主采集结构化字段信息。企业可以快速准确地获取所需的档案信息，大大提高了工作效率。
显著效益彰显：财务转型硕果
合思的出差管理解决方案为客户带来了显著的成果与效益。年均60万+会计凭证和36万+银行回单的会计档案实现了线上单套制管理。以电子会计档案为核心，形成了多向、网状管理结构，大大简化了会计管理流程，提高了工作效率。
档案多维度穿透查询功能，让档案查阅变得简便高效。以电子借阅为主的方式，避免了传统借阅方式的繁琐。通过试点改造，该企业实现财务数据自动化率91%以上。在企业规模翻倍扩张的情况下，财务人员数量仅发生个位数增长，管理效能大幅提升。
财务会计档案电子化改造后，大幅节约了物理存储空间和维护成本。企业财务相关负责人表示，有信心在2024年实现财务数据自动化率97%以上。财务作业自动化率达91.6%，其中合思费控发挥了重要作用，占比23.2%，手动凭证占8.4%，其他系统占68.4%。
该企业财务相关负责人对合思方案的效果表示非常满意，对在2024年实现财务数据自动化率进一步提升充满信心。自2017年建立财务共享中心起，该企业就不断推进财务数字化转型，与合思合作建设电子档案系统后取得了显著成效，成为了以财务共享中心引领企业数字化运营的典型案例。
合思是一款专为中小企业提供的智能财务收支管理系统，具有差旅申请、商旅线上订购、发票采集等众多功能，能满足企业多样化的财务管理需求。它提供免费试用、灵活定价模式、强大的集成能力等优势，还有专业的客户成功团队提供全方位服务保障。如果您的企业也面临着财务档案管理等方面的难题，不妨选择合思的出差管理解决方案，开启财务数字化转型之旅，现在就可以免费试用，体验合思带来的高效与便捷。
