在当今竞争激烈的商业环境中，企业的财务管理面临着诸多挑战，尤其是财务档案管理，稍有不慎便可能影响企业的运营效率与合规发展。今天，我们以好想你健康食品股份有限公司为例，深入探讨合思档案如何助力企业解决财务档案管理难题，实现降本增效。
好想你健康食品股份有限公司成立于1992年，在2011年成功于深交所中小板上市，成为红枣行业的领军上市企业，其品牌价值高达154.21亿元。公司拥有1000 + 员工，在全国分布着400 + 门店以及18家归档主体，零售网点更是多达2W + 。如此庞大的商业规模，每年产生的财务凭证数量也十分惊人，达到3.6W + 。在日常的财务发票报销等工作中，高效的档案管理显得尤为重要。
好想你财务档案管理困局
在业务不断拓展的同时，好想你公司的财务档案管理却面临着诸多困境。目前，公司的财务归档、查找、管理等工作主要依赖纸质档案。这在财务发票报销等环节，暴露出了诸多问题。
首先是归档难题。在进行财务归档时，财务人员需要花费大量时间仔细确认单据、发票、回单和凭证的一致性。每一张发票、每一份单据都需要人工核对，这不仅耗费了大量的人力和时间，而且档案遗失的情况也难以避免。一旦重要的财务发票等档案遗失，将会给财务发票报销等工作带来极大的麻烦，甚至可能影响企业的财务核算和合规性。
其次是查找效率低下。纸质档案受限于时间和空间的限制，查找起来极为不便。当需要查找某一份财务发票或相关凭证时，往往需要耗费大量时间在堆积如山的纸质档案中翻找，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。这对于急需处理财务发票报销等业务的人员来说，无疑是一种巨大的困扰。
再者是管理成本高昂。大量的纸质档案管理，对空间和人力都提出了巨大的要求。公司需要专门的档案室来存放这些档案，并且需要安排专人进行管理和维护，这无疑增加了企业的运营成本。
最后是合规性问题。纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也无法确保数据的安全可用，这显然不满足现代企业的管理要求。在财务发票报销等工作中，合规性是至关重要的，如果档案管理不符合规定，可能会给企业带来潜在的风险。
合思档案解决方案登场
面对好想你公司在财务档案管理方面的重重困境，合思凭借其专业的电子会计档案管理平台——合思档案，为好想你量身定制了一套解决方案。
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打破数据壁垒实现便捷联查
合思档案打破了数据之间的壁垒，实现了数据同源。在财务发票报销等工作中，财务人员可以通过该平台一键联查相关的单据、发票、回单和凭证，无需再像以往那样在纸质档案中逐一查找。这不仅提高了工作效率，还减少了人为错误的发生，让财务发票报销等工作更加便捷高效。 -
自动组装提升审计效率
合思档案具备自动组装功能，在内外审计过程中，以档案数据为标准，纸质数据为辅。这使得审计工作更加高效，减少了审计人员的工作量，同时也提高了审计的准确性和可靠性。在财务发票报销的审计环节，该功能能够快速准确地审核相关凭证，确保报销的合规性。 -
实物高效管理精准定位
合思档案借助虚拟档案库房和二维码技术，实现了电子与实物的完美匹配。查阅者只需查询电子档案，即可快速定位实物档案的位置。这在财务发票报销等工作中，大大提高了档案的查找和使用效率，减少了因找不到档案而耽误报销的情况发生。
方案实施有条不紊
合思运用自身强大的电子会计档案管理平台合思档案，结合好想你公司的实际情况，对其财务档案管理进行了全面的数字化改造。
首先，搭建数据同源体系。将好想你公司的各类财务数据进行整合，打破不同系统之间的数据壁垒，实现数据的实时共享和同步。这样，在财务发票报销等工作中，相关数据可以及时准确地呈现，提高了工作效率。
其次，设置自动组装规则。根据好想你公司的财务流程和审计要求，设置合理的自动组装规则，确保档案数据的准确性和完整性。在财务发票报销的审核过程中，系统可以自动对相关凭证进行组装和审核，减少了人工干预，提高了审核效率。
最后，构建虚拟档案库房。利用先进的信息技术，构建虚拟档案库房，将纸质档案进行数字化处理，并通过二维码技术实现电子与实物的一一对应。这样，在财务发票报销等工作中，无论是电子档案还是实物档案，都可以快速准确地查找和使用。
方案实施成果显著
经过一段时间的实施，合思档案为好想你公司带来了显著的成果和效益。
在人工耗时方面，减少了90%。以往需要大量人力进行的财务发票报销等档案管理工作，现在通过合思档案平台，只需少量人员即可完成，大大提高了工作效率。
在总部接收管理耗时方面，减少了80%。总部可以更快速地接收到各部门的财务数据和档案，及时进行审核和处理，加快了财务发票报销等工作的流程。
在借阅管理耗时方面，减少了67%。查阅者可以通过电子档案快速定位所需档案，无需再花费大量时间在档案室中查找，提高了档案的借阅效率。
从成本方面来看，预计每年可减少综合成本20万元。这不仅包括了纸质档案管理所需的空间和人力成本，还包括了因档案管理不善而可能带来的潜在风险成本。
客户好评如潮
好想你公司对合思档案的应用给予了高度评价。合思档案的应用极大地改善了公司的财务档案管理状况，提高了工作效率，降低了成本，为公司的合规经营提供了有力支持。在财务发票报销等日常工作中，员工们明显感受到了工作的便捷性和高效性，不再为繁琐的档案管理而烦恼。
行动号召
合思作为一家专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币。公司秉承以客户为中心的服务理念，在全国设有研发中心和直营服务网络，并通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。截至目前，已有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营。
如果你也希望在财务发票报销等财务管理工作中提高效率、降低成本，实现合规经营，那么不妨选择合思。未来财务用合思，让有限更有效。欢迎拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com了解更多，还可免费试用合思档案管理平台，开启高效财务管理之旅。
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