在当今数字化浪潮中，电子会计档案管理正经历着前所未有的变革。2025年数电票全覆盖的目标日益临近，企业财务档案管理面临着新的挑战，加强信息化建设已刻不容缓。目前，数电票的收票在政策上已实现电子发票接收合法合规，开票方面全国36个省市区也已实现数电票试点全覆盖。由于数电票管理要求的特殊性，企业急需专业的“数字档案管理系统”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。
然而，在纸电混合时代，传统纸质档案管理的弊端愈发凸显。企业高管面临着纸质档案管理成本高、占地大且档案数据难以分析利用的困境；财务人员则要应对档案数据量大、整理耗费时间、手动匹配核对枯燥繁复的问题；业务人员也饱受报销纸质票据流程繁琐之苦。传统纸质档案管理不仅存在高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本高、档案室和档案柜等存储空间需求大，还存在高隐形成本，如手工装册归档重复性工作量大、查询调阅条件粗糙导致数据不能有效利用，更存在高合规风险，如电子会计凭证文件无有效管理手段、不可抗力导致纸质档案损坏等问题。
不过，国家政策为电子会计档案管理带来了新的机遇。电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力，企业电子会计档案全面无纸化时代已经到来，且电子会计档案管理需关注全生命周期管理闭环。在这样的背景下，合思档案这款数字档案管理系统应运而生，为企业解决电子会计档案管理难题提供了有效的解决方案。
合思档案解决方案：多元定制精准适配
合思档案作为一款先进的数字档案管理系统，提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收。
单套制解决方案实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装。其业务及管理流程包括实物流转和电轨运行，通过线上一套电子数据管理，确保财务档案证据链完整，全面反映企业经营业务。纸质原文件混序归档，效率更高，会计档案不打印、应收尽收，档案数据完整、真实、合规。
档案扩展解决方案则可自定义档案类型，实现全流程扩展管理。生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。它提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化。
证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供不同组合形式的档案匹配组装能力。依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链。同时，创造性提供财务视角下完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障财务合规。
合思档案核心功能：智能高效优势显著
多源采集功能是合思档案数字档案管理系统的一大亮点。基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，可自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，支持自定义数据采集方案，对于不满足系统集成要求的零散会计资料，还支持多种便捷手动数据补录方式。
智能制档功能通过规则引擎实现电子凭证数据自动匹配组装。会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。此外，还可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。
专用格式版式文件自主采集结构化字段信息，摆脱传统文件存储形式，实现数据与可读文件实时转化，降低企业档案存储成本。它支持自定义企业专用、个性化版式文件，档案盒内清单表、档案盒二维码等版式文件可自定义调配生成，档案可扩展性更强。
“四性检测+业务检测”双模式检测方案按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设。围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，保障业务数据完整性。
合思档案应用案例：实战验证卓越成效
某企业年单据量高达2.6亿，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案数字档案管理系统为其提供多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现档案管理电子化、借阅管理信息化等解决方案。通过该系统，企业实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。业务+财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现清晰明了，管理自动化使得档案管理和借阅管理规范化，企业成本降低，流程精简使财务人员增效，装订简化节约企业显性成本。
世界上最大的重型装备制造商之一的企业，存在档案管理流程复杂、人工环节多，凭证附件标准和会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理、财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案包括安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地，实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策。使用该系统后，企业整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。
某企业存在低效的档案管理现状，如整理、保管、存储环节繁琐，管理方式以纸质档案为主，档案管理痛点包括会计档案散落各系统、数据未有效整理利用、日常检索依赖多端系统分散查询、纸质档案翻阅效率低且易损坏丢失、电子发票和回单存档不合规范等问题。合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案、业务检测方案、跨系统调阅方案，实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理。预估节省总体成本30W+/年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。
中国最大的K12民办教育集团之一的企业，在采集、存储、整理、利用环节存在低效问题，如业务系统多且数据隔离、纸质票据结构化数据提取困难、实物存档占用空间且易损坏、财务账表归档装订复杂、实物凭证与业务分散难以查找等。合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案、智能化制档方案、电子原文件独立管理，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。
在当前经济环境下，合思档案数字档案管理系统帮助众多企业解决了档案管理痛点，实现了降本增效、合规经营和低碳运营。无论是政策推动、合规要求，还是为企业降本增效，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思在北京、上海、杭州等多地设有办公地点，联系电话为400 – 105 – 6505，网站为www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和小程序获取更多信息。
如果您也想提升企业的电子会计档案管理水平，实现降本增效和数字化转型，不妨免费试用合思档案数字档案管理系统，体验它为您带来的优质服务。
