在数字化浪潮汹涌澎湃的当下，企业财务档案管理正迎来一场前所未有的变革。2025年数电票全覆盖的目标日益临近，企业财务档案管理面临着全新的挑战，信息化建设的短板亟待补齐。数电票需经过验签、解析，以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息，这一切都意味着企业迫切需要专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。
然而，传统纸质档案管理模式在数电票时代显得格格不入，暴露出诸多痛点。在纸电混合时代，企业高管被高额的纸质档案管理成本所困扰，不仅储存占地空间大，而且档案数据难以分析利用；财务人员则深陷海量档案数据的泥潭，整理工作耗费大量时间，还需手动逐一匹配核对；业务人员在报销纸质票据时，也面临着繁琐的流程。传统纸质档案管理存在着高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本居高不下，档案室和档案柜等存储空间需求巨大；高隐形成本同样不容忽视，手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙；同时，还伴随着高合规风险，电子会计凭证文件缺乏有效管理手段，不可抗力还可能导致纸质档案损坏。此外，企业在推行数字化过程中，虽然通过OA、资金、合同等系统解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节仍未摆脱纸质文件储存和数据存储线下载体的束缚，严重影响了企业全面数字化进程。在这样的背景下，发票归档电子化方案应运而生，为企业解决财务档案管理难题提供了新的思路。
多元方案 满足不同场景需求
合思档案为企业提供了领先的单套制解决方案和六大场景解决方案，犹如一把万能钥匙，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。
合思档案的单套制解决方案（标准方案），广泛连接业财系统，实现了发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收。在这个方案下，企业可以实现便捷调阅不打印，混序归集免组装。业务及管理流程包括实物流转和电轨运行，线上仅需一套电子数据管理，就能保证财务档案证据链完整，纸质原文件混序归档，大大提高了效率。会计档案无需打印，真正做到了应收尽收，档案数据完整、真实、合规。
六大场景解决方案则涵盖了档案扩展、证据链完整性、共享调阅、数电票、实物备查、大数据等多个方面。以档案扩展解决方案为例，它通过生成式OpenAPI和自定义档案目录，帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。企业可以根据自身管理需求自定义归档目录，获得可扩展的档案目录和自动化的接口封装。有了发票归档电子化方案，企业能够在不同场景下灵活应对档案管理问题。
核心功能 释放档案管理潜力
合思档案的核心功能犹如一套精密的仪器，多源采集、智能制档、档案管理、档案应用等功能相互协作，为企业档案管理带来了诸多优势。
多源采集功能支持接口互联、自主采集。基于跨系统数据集成要求，合思档案提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，同时还支持自定义数据采集方案。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，也可通过多种便捷手动数据补录方式进行采集。发票归档电子化方案中的多源采集功能，确保了企业能够全面、准确地收集各类档案数据。
智能制档功能通过规则引擎实现电子凭证数据自动匹配组装，会计档案关联规则可视化配置。不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，减少了90%的人工匹配工作量。此外，该功能还具备字段映射功能，让凭证数据业务化、业务数据财务化，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。
档案管理功能十分强大。权限管理支持自定义创建用户管理角色、隔离各核算账套数据权限、按职能角色配置功能和操作权限、水印权限管理范围自定义。档案目录可以灵活扩展，支持自定义档案目录分类、字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等。系统还规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持不同核算单位按不同编号规则及流水号重置规则。
档案应用功能实现了电子与实物档案高度融合。多维检索满足多场景查询需求，支持按凭证维度、业务维度自定义查询、按目录和全文检索、批量检索。一站式预览，穿透联查，智能搭建多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。此外，还包括外部系统调阅、可视化盘点档案数据、档案借阅服务、档案移交鉴定销毁及线下实物管理等功能。发票归档电子化方案的核心功能，让企业档案管理更加高效、便捷。
成功案例 见证方案卓越成效
合思档案在不同类型企业的应用场景中，都展现出了强大的实力，帮助企业解决了档案管理痛点，实现了降本增效、业财一体等成效。
某企业年单据量高达2.6亿，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据、自动匹配组装档案、档案管理电子化等解决方案，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。数据指标显示，凭证总量、单据总量可观，数据加载和关联匹配时间短，凭证与单据、单据与单据关联次数多。发票归档电子化方案在这里发挥了重要作用，让企业的档案管理焕然一新。
某集团型企业存在档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、回单整理费时费力、实物档案异地管理难等问题。合思档案的单套制管理方案包括安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地，实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保。整理匹配效率提升了80%，存储空间成本减少了300册/年，纸张打印成本减少了100万张纸/年。
某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如档案散落各系统、检索依赖多端系统、纸质档案管理效率低且不规范等。合思档案的数据集成方案、业务检测方案、跨系统调阅方案实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理。预估节省总体成本30W+/年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。
某民办教育集团存在业务系统多、数据隔离、纸质票据处理困难、实物存档占用空间、整理流程复杂、利用不便等问题。合思档案的数据集成方案、智能化制档方案、电子原文件独立管理方案以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，实现了档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。这些成功案例充分证明了发票归档电子化方案的有效性。
在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已经成为企业数字化建设的必然选择。合思档案坚持以客户为中心，聆听用户需求进行产品迭代，众多客户如广东某高校、中交集团、海亮教育等都选择了合思档案，享受数字化转型带来的降本增效。合思在北京、上海、杭州等多地设有服务地点，联系电话为400 – 105 – 6505，网站为www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和小程序获取更多信息。
企业应抓住数电票时代的机遇，选择合思档案的发票归档电子化方案，实现财务档案管理的数字化转型，提升企业竞争力。如果您想进一步了解合思档案的发票归档电子化方案，不妨点击下方链接免费试用，开启企业财务档案管理的新篇章。
