在企业的日常运营中，财务档案管理是一项至关重要却又充满挑战的工作。当下，企业在财务档案管理方面遭遇了诸多痛点。例如，好想你健康食品股份有限公司在财务归档时，要耗费大量时间来确认单据、发票、回单和凭证的一致性，而且档案遗失的情况也难以避免。纸质档案受时间和空间的限制，查找时需要花费大量时间，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。
大量纸质档案的管理，对空间和人力的要求极高，成本居高不下。像COMMUNE幻师，档案耗材、打印、存储成本每年高达53323元，门店报销周期长达2个月。此外，纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也无法确保数据的安全可用，不能满足管理要求。高新兴科技集团就存在电子源文件未合规保存的问题，不符合会计电子档案管理法规，档案归档规范依靠人工控制，存在合规性隐患，缺少系统化控制。同时，实物档案资料存储占用大量物理空间，需要专人管理，成本高昂，而且实物档案损坏时有发生，企业面临较大风险，如海亮教育科技服务集团就深受其扰。
面对这些难题，合思推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。接下来，我们将对合思档案进行详细的项目收益分析。
创新方案直击痛点
合思档案基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供全方位财务数智化服务。它实现了电子凭证从开具到接收、报销、入账、归档的全链无纸化，这有利于优化管理流程，突破传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困境。同时，能够有效降低单位运行成本及资源消耗，实现数字化和绿色化协同转型。
合思档案可对接各类异构系统，生成式接口能自动采集档案数据，连接NCC、U9、OA、CBS等系统，释放了财务人员的精力。凭证数据能够自动匹配组装，业务检测保障了证据链的完整，档案关联规则还可以进行可视化配置。它支持电子凭证的采集、验签、解析、校验，自动填报、自动入账，封装入账结构化信息，自动归档，实现了文件传输、邮件短信、系统直联等功能，同步原始凭证信息至档案服务。通过这些功能，合思档案在项目收益分析中展现出了强大的解决问题的能力。
核心功能亮点纷呈
合思档案具有便捷调阅不打印，混序归集免组装的特点，实现了电子会计档案全生命周期管理，涵盖智能采集、预归档服务、基础管理、档案服务四个环节。在智能采集方面，通过外部生态（如OCR识别、RPA技术等）、内部系统（如EAI插件、API接口等）进行；预归档服务集成了规则引擎、元数据服务等；基础管理涵盖档案存储、检索、借阅、销毁等；档案服务可辅助审计、项目管理、统计分析等。
档案制档环节实现了智能关联、自动组装，进行四性检测、业务检测，支持自定义版式文件；档案管理有精准权限管控、档案目录灵活扩展，具备水印管理，档号符合国标要求。在档案利用方面，可进行多维检索、一站式预览，支持在线借阅、异构系统联查，实物混序归档、可视化盘点档案数据。这些核心功能在项目收益分析中，为企业的财务档案管理带来了极大的便利和提升。
用户收益显著提升
使用合思档案能给用户带来多方面的显著收益。在项目收益分析中，自动化归档让企业告别了重复性工作，档案利用更加便捷高效。档案数据同源，透明流转，便于监控、分析。例如，好想你健康食品股份有限公司减少了90%的人工耗时，总部接收减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时，预计减少综合成本20万元/年。
它能降低企业成本，包括耗材成本、存储成本、人力成本等。如一家年20万凭证、40万回单、30平方米档案室的北京大型制造业，年总节约成本达338,910元。同时，还能提升工作效率，如财务档案归档效率、报销效率等。像中文传媒财务档案归档效率提升了72%，员工报销效率提升了90%；杭州西湖城市建设投资集团档案整理匹配效率提升了72%，报销效率提升了300%。此外，合思档案还能保证档案合规性，满足财会法规要求，如金牌橱柜家居科技股份有限公司档案合规性达到了100%。
典型场景全面覆盖
合思档案在多个典型场景中都能发挥重要作用。在电子凭证管理场景中，它支持多种电子凭证的开具和接收，如国税总局的数电票、增值税电子普通发票，银行的电子回单、电子对账单等，以及企业OA接收、接口直联等接收方式。在财务核算场景中，可自动生成凭证，入账信息回写，实现财务数据的自动化处理，如与金蝶EAS等核算系统集成，支持企业的日常运营和管理活动。
在审计场景中，合思档案可辅助审计，提供证据方案库、审计抽凭、穿行测试等功能，支持跨系统调阅、在线借阅等，高效服务于企业内审，如高新兴科技集团通过合思档案实现了会计档案无纸化管理，高效服务于企业内审。在档案存储和利用场景中，实现了档案的全场景数字化利用，打破系统壁垒，一键查询多系统凭证相关的数据及影像信息，如多维检索条件可快速定位所需档案，通过档案关系实现凭证、发票、回单、业务单据等的组合式穿透预览。这些典型场景在项目收益分析中，充分体现了合思档案的实用性和适用性。
客户案例见证实力
众多企业通过使用合思档案取得了显著的成效。好想你健康食品股份有限公司通过合思档案打破壁垒，实现数据同源，一键联查，工作效率有效提升；自动组装，审计便捷；借助虚拟档案库房和二维码实现电子与实物匹配，查阅者查询电子即可定位实物位置，最终减少90%人工耗时，预计减少综合成本20万元/年。
COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统，实现自动化归档和财务数据分析，去人工化减少人力成本50%，资产化深度分析档案数据满足内审需求，纸张使用量减少88%，存储空间节省79%，年节约成本5000万元，报销效率提升300%。云海肴通过合思落地财务数字化，提高总部&门店业财融合效率80%，记账凭证、收支两端回单、电子发票全量不打印，线下只保留纸质发票及其粘贴单，财务档案利用便捷，节省打印、存储等总体成本30万/年，财务提效90%，业财融合达成80%，100%的合规降本。金牌橱柜家居科技股份有限公司通过合思档案统一存储，打破数据孤岛，整合四证；搭建业务证据链，实现业财一体双向穿透；数据共享，一站式查阅；银行回单无纸化，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，预估节省总体成本30万 +/年，档案合规性100%。这些客户案例在项目收益分析中，有力地证明了合思档案的价值。
合思是专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币。秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。截至目前，7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。其宣传语“未来财务用合思 让有限更有效”，强调了合思档案能助力企业在财务数智化方面取得更好的成果。
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