合思档案：开启采购费用报销与财务档案管理数字化新时代

在当今数字化浪潮中，数电票正以前所未有的速度扩张。相关政策明确提出，2025年要完成数电票全覆盖。这一变革让企业财务档案管理面临新的挑战，信息化建设成为企业亟待“恶补”的功课。数电票须经过验签、解析，以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息。在这样的背景下，企业需要专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

纸电混合时代，企业各层级人员在采购费用报销等财务档案管理方面面临诸多问题。企业高管面对纸质档案管理成本巨大、储存占地的难题，且档案数据未汇总整理，难以进行分析利用。财务人员则要处理海量档案数据，整理工作耗费大量时间，在采购费用报销时需手动逐一匹配、核对确认，工作枯燥繁复。业务人员在出差、招待等采购费用报销后，留存并上交纸质票据的流程繁琐，耗费时间。

传统档案管理存在诸多弊端。高显性成本方面，纸质凭证输出耗材成本高，档案室和档案柜等存储空间需求大。高隐形成本上，手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用。高合规风险也不容忽视，电子会计凭证文件缺乏有效管理手段，不可抗力还可能导致纸质档案损坏。企业在推行数字化过程中，虽通过OA系统、资金系统等解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节仍未解决纸质文件储存问题和数据存储线下载体问题，影响企业全面数字化。因此，企业迫切需要专业的电子会计档案管理平台来解决这些痛点。

合思档案：多元场景解决方案

合思档案为企业提供了领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案。它广泛连接业财系统，能够实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收，满足企业不同场景下的档案管理需求，其中就包括采购费用报销场景。

其领先的单套制电子会计档案管理平台具有便捷调阅不打印，混序归集免组装的特点。涵盖电子档案（发票、单据、凭证、账簿、报表）和纸质档案（自定义档案、实物备查解决方案）等内容。大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询；档案扩展解决方案可灵活扩展业务模型，多途径自动化归集各类介质档案。数电票解决方案是9类电子凭证的采集、验签、解析、封装、归档的端到端解决方案，助力企业合规高效应用会计数据标准，让采购费用报销相关的电子凭证管理更加规范。

核心功能亮点：智慧管理新体验

• 多源采集：灵活高效数据汇聚
  在多源采集方面，基于跨系统数据集成要求，合思档案提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，支持自定义数据采集方案。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，支持多种便捷手动数据补录方式，如单张PDF大文件，多张回单/发票自动切割，自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入。在采购费用报销场景中，无论数据来源如何，都能轻松采集，为后续管理奠定基础。

• 智能制档：高效关联精准匹配
  智能制档功能中，会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，减少90%人工匹配工作量。还有关联检索、全文检索等辅助功能和手工关联、手工解绑等修正操作，关联任务执行进度可视化。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，让凭证数据业务化、业务数据财务化，帮助财务人员在采购费用报销等查询更便捷、分析更直接。

• 专用格式版式文件：成本降低拓展性强
  合思档案自主采集结构化字段信息，提脱传统文件存储形式，实现数据与可读文件实时转化，降低企业档案存储成本。支持自定义企业专用、个性化版式文件，档案盒内清单表、档案盒二维码等版式文件自定义调配生成，档案可扩展性更强。在采购费用报销相关档案管理中，能根据企业需求灵活定制，提升管理效率。

• “四性检测 + 业务检测”双模式检测：保障数据合规完整
  “四性检测 + 业务检测”双模式检测方案按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测。基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅，可追溯。在采购费用报销环节，确保每一笔费用数据的合规性和准确性。

使用收益：降本增效价值凸显

• 显著降本增效：节约成本提升效率
  合思档案能让企业更有效的“收紧钱袋子”。彻底告别传统手工归档，档案不打印，节约纸张成本、整理成本，提升检索效率，保证管理合规性，助力企业实现降本增效和低碳运营。在采购费用报销管理中，减少了纸质票据的使用和整理时间，提高了整体工作效率。

• 全链路打通：激活数据价值
  电子会计档案管理成为闭环全量业财系统的“连接器”，补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路，让数据“活起来”，真正利用档案数据，实现数据价值。在采购费用报销流程中，各环节数据实现有效流通，为企业决策提供有力支持。

• 资源重组：实现效益最大化
  合思档案能实现企业资源重组，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升，满足企业对电子档案管理系统连接、敏捷、稳定、合规的需求。不同角色使用合思档案有不同收益，CEO/高管能沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化，降本增效；归档员/财务能提高工作效率，告别重复低价值工作，档案数据同源，便于监控、分析，轻松完成采购费用报销等档案管理；外部审计能实现档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，减少与财务的重复沟通。

典型场景：广泛适用满足需求

• 共享调阅场景：多维查询精准定位
  共享调阅场景满足企业多维度、精细化的档案查阅需求，支持按照财务档案的企业账簿、会计期间、档案类型、业务字段等多维度查询条件，支持一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力，便于使用人员快速查找完整业务链数据，不同人员（财务人员、业务人员、审计人员、管理人员）有不同的查询方式。在采购费用报销方面，相关人员可以快速准确地查询到所需的报销档案信息。

• 实物备查场景：创新管理便捷利用
  在“纸电混合”阶段，实物备查场景基于会计档案原文件保管要求，通过纸电介质分策略、归档纸电统计、二维码状态同步完成实物档案全流程管理及定位，服务实物档案全流程线上化管理，实现实物档案的创新管理和便捷利用，有打标 – 到单 – 装盒 – 上架、集团共享批量作业、极简管理低碳环保等服务场景。对于采购费用报销中的纸质票据等实物档案，实现了高效管理。

• 档案管理场景：精准管控灵活扩展
  档案管理场景中，权限管理精准管控，支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义；档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类，档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口。在采购费用报销档案管理中，确保不同人员的操作权限合理，档案目录清晰可扩展。

• 档案应用场景：多元检索高效应用
  档案应用场景中，多维检索满足多场景查询需求，支持按凭证维度、业务维度自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索；一站式预览，穿透联查，智能搭建多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯；还有外部系统调阅、可视化盘点档案数据、档案借阅服务等多场景档案应用。在采购费用报销流程中，方便相关人员进行各种查询和应用操作。

客户成功案例：实践验证实力

某企业年单据量2.6亿，在采购费用报销等会计档案纸电混合管理方面存在诸多难题，手工作业低效费力。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现档案管理电子化、借阅管理信息化，简化装订流程，减少打印与邮寄。管理成效显著，实现业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，如业务和财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现，管理自动化，企业成本降低，以某月入库数据为例，数据加载30s，关联匹配15min，凭证与单据关联次数达350亿次，单据与单据关联次数达800亿次。

某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，在采购费用报销等档案管理流程复杂，凭证附件标准和会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理财务信息难整合。合思档案采用单套制管理方案，包括安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地等。管理成效实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，如整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。

某企业在采购费用报销等方面存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如会计档案散落各系统、日常检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理为主存在诸多问题、电子发票和电子银行回单存档不合规范等。合思档案采用单套制管理方案，涵盖数据集成方案、业务检测方案、跨系统调阅方案。管理成效包括统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理，预估节省总体成本30W + /年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。

某中国最大的K12民办教育集团之一在采购费用报销等方面存在低效的档案管理现状，如采集阶段业务系统多、数据隔离，纸质票据结构化数据提取困难，电子发票处理耗时费力；存储阶段实物存档占用空间且易损坏；整理阶段财务账表归档装订复杂；利用阶段实物凭证与业务分散，查阅繁琐，档案借还管理不规范等问题。合思档案采用数据集成方案、智能化制档方案、电子原文件独立管理方案。管理成效是以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案拥有强大的功能、众多成功的客户案例，能满足企业不同场景下的档案管理需求，助力企业解决采购费用报销等档案管理痛点。合思在北京、上海、杭州等多地设有办公地点，联系电话为400 – 105 – 6505，网站是www.hosecloud.com，企业可通过多种方式与合思取得联系，开启财务档案管理数字化之旅。合思坚持以客户为中心，聆听用户需求进行产品迭代，能让企业更好享受数字化转型带来的降本增效。现在就点击免费试用，体验合思档案的魅力，让采购费用报销等财务档案管理更轻松高效！