在当今竞争激烈的商业环境中，档案管理重要性愈发凸显。然而，许多企业在会计档案管理方面却面临着重重困境。企业高管常常为纸质档案管理成本高、占地大，且档案数据难以分析利用而烦恼。巨大的纸质档案管理成本犹如沉重的负担，占据大量存储空间，而缺乏汇总整理的档案数据，如同散落的珍珠，难以发挥其应有的价值。
财务人员则被海量的档案数据和繁琐的整理工作压得喘不过气。大量的档案数据需要手动逐一匹配、核对确认，枯燥繁复的工作消磨着他们的热情，使他们无暇顾及更有价值的财务分析与决策支持工作。
业务人员在出差、招待报销时，也深受纸质票据留存上交流程繁琐之苦。出差归来，还需花费大量时间整理和上交纸质票据，不仅耗费时间，还容易出现票据丢失等问题。
此外，企业还面临着高显性成本、高隐形成本和高合规风险。纸质凭证输出耗材成本高，档案室和档案柜等存储空间需求大；手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用；电子会计凭证文件缺乏有效管理手段，不可抗力还可能导致纸质档案损坏。这些问题严重影响了企业的运营效率和财务管理水平，档案管理重要性不言而喻。
合思档案：一站式整体解决方案
合思档案敏锐地洞察到企业在档案管理方面的痛点，为企业提供了领先的单套制解决方案（标准方案）和六大场景解决方案，广泛连接业财系统，满足企业不同场景下的档案管理需求。
单套制解决方案实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装。通过线上一套电子数据管理，确保财务档案证据链完整，全面反映企业经营业务。档案数据之间建立了完整的勾稽关系，相互可穿透查询，纸质原文件混序归档，大大提高了归档效率。会计档案不打印、应收尽收，保证了档案数据的完整、真实、合规，充分体现了档案管理重要性。
档案扩展解决方案允许企业自定义档案类型，实现全流程扩展管理。生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，让企业能够根据自身需求高效管理不同类型的档案。
证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供不同组合形式的档案匹配组装能力。依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整的档案证据链。同时，创造性地提供财务视角下的完整性检测方案，保障财务合规，进一步凸显了档案管理重要性。
核心功能亮点：智慧赋能档案管理
合思档案的核心功能亮点为企业档案管理带来了全新的体验，充分彰显了档案管理重要性。
– 多源采集：灵活集成数据
多源采集支持接口互联、自主采集和手动采集、自主补录。基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，同时支持自定义数据采集方案。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，还支持多种便捷手动数据补录方式，确保企业能够全面、准确地采集档案数据。
– 智能制档：高效关联匹配
智能制档通过规则引擎自动组装，会计档案关联规则可视化配置，能够实现不同系统、不同类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，减少了90%的人工匹配工作量。此外，还有辅助人工整理功能和关联任务执行进度可视化，方便财务人员实时掌握制档进度。通过字段映射，已完成业务证据链组装的档案数据可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。
– 专用格式版式文件：轻量存储创新
专用格式版式文件自主采集结构化字段信息，让财务档案更加“轻量”。摆脱传统文件存储形式，实现数据与可读文件实时转化，降低了企业档案存储成本。同时，支持自定义企业专用、个性化版式文件，档案盒内清单表、档案盒二维码等版式文件可自定义调配生成，使档案具有更强的可扩展性。
– 档案管理：精准权限管控
档案管理具备权限管理，能够精准管控。支持自定义创建用户管理角色、隔离各核算账套数据权限、按照职能角色配置功能和操作权限以及水印权限管理范围自定义。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类、档案字段自定义维护等。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持对不同核算单位按不同编号规则，流水号重置规则支持按年度或会计期间，确保档案管理的安全性和规范性。
企业收益：降本增效，数据焕活
企业使用合思档案能够获得显著的收益，再次证明了档案管理重要性。
– 显著降本增效
合思档案能帮助企业更有效地“收紧钱袋子”，彻底告别传统手工归档，实现档案不打印。据统计，可节约70%的纸张成本和75%的整理成本，大大降低了企业的运营成本。
– 实现电子会计档案管理闭环
合思档案成为全量业财系统的“连接器”，补足企业信息化建设空白，拉通业财税档全链路。通过电子会计档案管理闭环，企业能够实现财务数据的高效流转和共享，提高财务管理的整体效能。
– 让数据“活起来”
合思档案能够真正利用档案数据，实现数据价值。通过多维检索、一站式预览和穿透联查等功能，满足多场景查询需求，呈现多种类型凭证票据穿透联查、一站式预览效果。企业可以从数据中获取有价值的信息，为决策提供有力支持，让数据成为企业发展的驱动力。
– 资源重组，效益最大化
合思档案实现了前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升。通过资源重组，企业能够优化内部管理流程，提高运营效率，实现企业效益最大化。
典型场景：满足不同角色需求
合思档案适用于多种典型场景，充分体现了档案管理重要性。
– CEO/高管：决策数智化助力
CEO/高管可以通过合思档案沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率。挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化，提升财务服务效率，打响数字化转型决胜之战。借助数字化手段节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营。
– 归档员/财务：高效工作新体验
归档员/财务人员使用合思档案能够提高工作效率，告别重复低价值工作。档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析，轻松完成档案管理，提高档案利用效率。
– 外部审计：便捷审计新方式
对于外部审计人员来说，合思档案实现了审计不进档案室，档案外审在线化、可溯源。一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通补充审计资料，大大提高了审计工作的效率和准确性。
客户成功案例：见证实际价值
多个客户成功案例充分证明了合思档案在不同企业中的实际应用效果和价值，进一步强调了档案管理重要性。
– 某企业年单据量达2.6亿，面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。使用合思档案后，实现了多系统采集数据，自动匹配组装档案，档案管理电子化、借阅管理信息化。业务+财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现，管理自动化，企业成本大幅降低。以某月入库数据为例，数据加载仅需30s，关联匹配15min，凭证与单据关联次数达350亿次，单据与单据关联次数达800亿次。
– 世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，存在档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。采用合思档案的单套制管理方案后，实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保。整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3的存储空间，纸张打印成本减少100万张纸/年。
– 某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，使用合思档案的单套制管理方案后，统一储存，打破数据孤岛，业务证据链完整，实现业财一体双向穿透，数据共享，一站式查阅便捷高效，全生命周期管理可控，有效减低财务管控风险。预估节省总体成本30W+/年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。
– 中国最大的K12民办教育集团之一存在业务系统多、数据隔离、纸质票据处理困难、实物存档占用空间、财务账表归档装订复杂、实物凭证与业务分散等问题。采用合思档案方案后，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。
综上所述，档案管理重要性不言而喻，合思档案能助力企业解决“纸+电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。如果您的企业也面临着档案管理难题，不妨选择合思档案。您可以通过多种方式咨询和了解，我们在北京、上海等多个城市都设有服务点，联系电话为400 – 105 – 6505，网站是www.hosecloud.com，您还可以通过微信公众号二维码和微信小程序二维码获取更多信息。现在就来免费试用合思档案，开启企业档案管理的新篇章！
