在当今数字化浪潮席卷的时代，电子凭证数字化转型已成为企业发展的必然趋势。2021 年 12 月 1 日，国家税务总局开启全面数字化的电子发票试点工作，到 2023 年 12 月 1 日，数电票已全面覆盖全国 36 省区市（含计划单列市）。2023 年 5 月，财政部发布电子凭证会计数据标准（试行版），这一举措标志着电子凭证全流程无纸化时代正式来临。
电子凭证无纸化的推行，犹如一股春风，为企业带来了诸多益处。它不仅优化了业务流程，改变了传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困境，还能有效降低单位运行成本和社会资源消耗，实现经济效益和环境效益的双赢。
北京合思信息技术有限公司，作为一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，敏锐地捕捉到了这一趋势。通过其敏捷的财务收支管理平台，合思助力企业在数字化转型的道路上披荆斩棘，挖出更多净利润。合思秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国 22 个城市设有直营服务网络，通过 500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，为企业提供全方位、多层次的服务。
经典零食品牌的转型之困
有这样一家畅销 30 余年的国民经典零食品牌，它的销售版图覆盖全国，供应链复杂，多种销售渠道并行。然而，庞大的业务规模也带来了一系列管理难题。其管理流程跨多个系统，繁杂且低效，就像一辆老旧的汽车，各个零部件之间无法顺畅配合，导致整体运行效率低下。
在差旅管理方面，该企业面临着诸多挑战。差旅平台对账方案不灵活，核算精细化管理要求高，财务人员还需在 Excel 中进行二次整理，人工记账不仅耗费大量时间和精力，还难以释放财务价值。就好比在茫茫大海中划船，没有先进的导航设备，只能靠人力摸索前行，效率低下且容易迷失方向。
事前事中管控不连贯也是一大痛点。差旅控制不精细、不灵活，差旅成本居高不下，企业难以实现精细化成本管控。这就像一个没有节制的钱包，钱不断地流出，却没有有效的管理措施，导致成本失控。
此外，纸电混合的会计档案来源广、数量巨大，手工整理、查找易出错，造成了高额人力物力的浪费。想象一下，在一个堆满文件的仓库里，要找到一份特定的文件，如同大海捞针，不仅耗费时间，还容易出错。
合思量身定制的解决方案
面对该企业的诸多困境，合思提供了一套无需报销的消费 – 入账 – 归档解决方案，宛如一把精准的钥匙，打开了企业数字化转型的大门。
在员工消费环节，员工可通过差旅申请、业务审批后，在合思商城订购或 TMC 订购。这一流程就像一条顺畅的流水线，员工只需按照规定的步骤操作，就能轻松完成消费环节，无需垫资、无需开票、无需报销、无需打印，真正实现了便捷申请（【合思费控】）。
在财务核算、记账环节，合思设有对账结算中心。线上统一开票可实现自动拆分结算、自动记账，线下统一开票则进行线下结算、手工记账。通过这种方式，实现了统一开票、自动拆分对账、记账去人工化（【合思商城】），就像一个智能的财务管家，自动处理各种财务事务，提高了工作效率。
在档案管理方面，合思环节实现 L4 级无需报销共享受阅、混序装盒、自动制档，其他 TMC 环节为 L3 级无需报销录入发票等档案。这种多源采集的方式，实现了智能制档、实物档案混序归档、档案借阅全线上化管理（【合思档案】），就像一个高效的图书馆管理员，将各种档案有序管理，方便查找和使用。
显著的转型成果
合思的解决方案为该国民经典零食品牌带来了显著的成果。在差旅费用方面，年度节约 200 万 +。该企业在合思商城的差旅消费从 2023 年 3 月的 40% 左右上升到 2024 年 2 月的 75% 左右，这表明越来越多的员工选择通过合思商城进行差旅消费，不仅降低了企业的差旅成本，还提高了消费的便捷性。
财务入账效率提升 60%。基于合思商城，企业消费可实现线上开票、自动对账记账，大大提高了差旅人员和财务人员的工作效率。就像给财务工作安装了一台加速器，让整个流程更加顺畅高效。
通过合思的解决方案，企业实现了业财有机连接，电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理。在数据采集与校验方面，打通 12 个系统完成数据采集、自动校验档案完整性，并通过千亿次计算建立档案证据链，确保了财务数据的准确性和安全性。
合思报销软件系统优势与未来展望
合思的报销软件系统功能强大，具有差旅申请、商旅线上订购、易商卡线下消费、发票采集等 20 多项功能，能为企业提供全方位的财务数智化服务。它就像一个功能齐全的工具箱，企业可以根据自身需求选择合适的工具，解决各种财务问题。
电子凭证数字化转型是企业数字化转型的先行者、引领者和推动者。随着数电票和智能化时代的到来，将有一部分企业率先迈进 L5 高级无需报销级别，实现全场景、全链路智能化无需报销。合思已帮助众多企业实现财务数字化转型，如该国民经典零食品牌等，取得了显著的降本增效成果。
在未来，电子凭证数字化转型的趋势将不可阻挡。企业只有紧跟时代步伐，积极拥抱数字化转型，才能在激烈的市场竞争中立于不败之地。合思作为财务数智化领域的佼佼者，将继续发挥自身优势，为更多企业提供优质的产品和服务。
如果您的企业也想开启财务数字化转型之旅，欢迎拨打 400 – 105 – 6505 或访问 www.hosecloud.com，了解合思财务收支管理平台，还可以免费试用，感受合思报销软件系统的强大功能和魅力。让我们携手共进，共同迎接数字化时代的挑战和机遇！
