会计电子档案软件：开启企业财务档案管理新时代

在纸电混合的时代浪潮下，企业财务档案管理正面临着前所未有的挑战。企业高管常常为纸质档案管理成本的巨大开支而忧心忡忡，不仅储存占地空间大，而且档案数据如同沉睡的宝藏，难以进行有效的分析和利用。财务人员则深陷于海量档案数据的整理泥潭中，手动逐一匹配核对的工作枯燥乏味且效率低下。业务人员在出差招待后的报销环节，也被繁琐的纸质票据流程折腾得疲惫不堪。

企业的财务档案管理还存在着诸多成本问题。显性成本方面，纸质凭证输出的耗材成本居高不下，档案室和档案柜等存储空间的需求如同无底洞。隐形成本更是不容忽视，手工装册归档的重复性工作量巨大，查询调阅条件的颗粒度粗糙使得数据无法得到有效利用。同时，企业还面临着高合规风险，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，不可抗力因素可能导致纸质档案损坏。

随着2025年数电票全覆盖目标的临近，企业财务档案管理又迎来了新的挑战。数电票管理要求的特殊性，使得企业迫切需要专业的“会计电子档案软件”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。企业在推行数字化的过程中，虽然通过多种系统建设解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节，纸质文件储存问题依然如影随形。保证档案原生性是确保企业财务档案管理合规的关键，也是实现企业全面数字化的必经之路。

而合思档案，作为一款专业的会计电子档案软件，正是解决这些问题的不二之选。

全维方案满足多元需求

合思档案提供了一套全面的解决方案，就像一把万能钥匙，能够打开企业不同需求的大门。它拥有领先的单套制解决方案和六大场景解决方案，广泛连接业财系统，实现了发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配和应收尽收。

其领先的单套制电子会计档案管理平台独具特色。它具有便捷调阅不打印、混序归集免组装的特点，涵盖了电子档案和纸质档案的管理。电子档案包括发票、单据、凭证、账簿、报表等，纸质档案则有自定义档案、实物备查解决方案等。

档案扩展解决方案更是为企业提供了无限可能。通过生成式OpenAPI和自定义档案目录，企业可以扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。它提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化，企业可以根据自身管理需求自定义归档目录。

数电票解决方案则为企业提供了数电票接收、入账、归档一体化的服务。它支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现了数电票全流程闭环管理。

核心功能闪耀卓越亮点

合思档案的会计电子档案软件在多源采集、智能制档、档案管理和应用等方面都有着卓越的表现。

在多源采集方面，基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，它支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，它支持多种便捷手动数据补录方式，如单张PDF大文件、多张回单/发票自动切割，自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入。

智能制档是合思档案的一大亮点。通过规则引擎，它实现了会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，减少了90%的人工匹配工作量。它还有辅助人工整理功能和关联任务执行进度可视化。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，让凭证数据业务化、业务数据财务化，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。

档案管理方面，合思档案具备权限管理精准管控的能力。它支持自定义创建用户管理角色、隔离各核算账套数据权限、按照职能角色配置功能和操作权限以及水印权限管理范围自定义。档案目录也非常灵活扩展，支持自定义档案目录分类、档案字段自定义维护等，系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持对不同核算单位按不同编号规则，流水号重置规则支持按年度或会计期间。

档案应用实现了电子与实物档案的高度融合。多维检索满足了多场景查询需求，支持按多种维度和方式进行查询。一站式预览可穿透联查，智能搭建多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。此外，还包括外部系统调阅、可视化盘点档案数据、档案借阅服务以及档案移交、鉴定、销毁与线下实物管理等功能。

显著收益驱动企业发展

使用合思档案的会计电子档案软件，能为企业带来显著的收益。

首先是显著的降本增效。它能节约纸张成本70%、节约整理成本75%、提升检索效率90%，彻底告别传统手工归档，档案不打印，更有效地“收紧钱袋子”。

电子会计档案管理作为闭环全量业财系统的“连接器”，补足了企业信息化建设的空白，拉通了业财税档全链路。

它让数据“活起来”，真正实现了档案数据的利用，挖掘出数据价值，从数据到决策，为企业决策提供有力支持。

通过资源重组，企业能够实现效益最大化。前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效得到显著提升。

多元场景彰显实用价值

合思档案的会计电子档案软件在不同企业场景中都展现出了强大的适应性和实用性。

在企业高管场景中，它可以沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化，提升财务服务效率，打响数字化转型决胜之战，降本增效，借助数字化手段节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营。

对于归档员/财务人员来说，它能提高工作效率，告别重复低价值工作。档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析，让他们轻松完成档案管理，提高档案利用效率。

在外部审计场景下，审计无需进入档案室，实现了档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务人员无需与审计重复沟通、补充审计资料。

在实物档案管理场景中，它可实现智能区分纸电标识，线上、线下高度关联，实物档案全流程管理定位。服务场景包括打标、到单、装盒、上架（流程可逆、可根据实际档案管理场景搭配）、集团共享批量作业（支持多人并发装盒，实时监控实物档案归档进度）、极简管理低碳环保（服务单套制，提供线下实物备查清单及档案装盒清单）。

成功案例见证卓越成效

合思档案的会计电子档案软件已经在众多企业中得到了成功应用。

某企业年单据量高达2.6亿，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案为其提供多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化、借阅管理信息化，简化了装订流程。管理成效显著，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。业务和财务数据能够穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现清晰明了。以某月入库数据为例，数据加载仅需30s，关联匹配15min，凭证与单据关联次数达350亿次，单据与单据关联次数达800亿次。

某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临着档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案包括安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地。管理成效显著，实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策。整理匹配效率提升了80%，存储空间成本减少了300册/年，释放了1/3的空间，纸张打印成本减少了100万张纸/年。

某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如整理环节繁琐、档案数据未有效整理利用、日常检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理问题多、电子发票和电子银行回单存档不合规范等。合思档案的数据集成方案广泛连接、标准统一，接口开放服务；业务检测方案精细化至元数据层级；跨系统调阅方案可实现业务系统与档案系统的调阅交互。管理成效显著，实现了统一储存，业务证据链完整，数据共享，全生命周期管理。预估节省总体成本30W +/年，合规性管理达到100%，档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%。

某中国最大的K12民办教育集团之一存在业务系统多数据隔离、纸质票据结构化数据提取困难、实物存档占用空间、财务账表归档装订复杂、实物凭证与业务分散查阅繁琐等问题。合思档案的数据集成方案按归档范围和标准梳理业务档案归档场景；智能化制档方案搭建全业务版式文件自动生成及归档；电子原文件独立管理完成电子票据的合规存档。管理成效是以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，实现了档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

合思档案的会计电子档案软件能帮助企业解决财务档案管理的诸多难题，实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限资源发挥更有效的作用。如果您的企业也面临财务档案管理的困扰，不妨联系合思。合思在全国多地设有办公地点，包括北京、上海、杭州等，联系电话为400 – 105 – 6505，网站是www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和微信小程序了解更多信息。现在就行动起来，免费试用合思档案的会计电子档案软件，开启企业财务档案管理的数字化转型之旅，让您的企业在数字化浪潮中抢占先机。别再为财务档案管理的问题烦恼，选择合思档案，享受专业的解决方案和优质的服务，为企业的发展提供有力支持。