合思档案：数电票时代企业财务档案管理的智慧之选

在数电票快速扩张的浪潮下，企业财务档案管理正面临着前所未有的挑战与变革。2025年数电票将实现全覆盖，这意味着企业财务档案管理的信息化建设迫在眉睫。从政策层面来看，电子发票接收的合法性不断得到确认，多个政策文件肯定了电子会计档案和电子凭证的法律效力，推动了电子凭证全流程的标准化和无纸化处理。在开票方面，全国36个省市区已实现数电票试点全覆盖。

然而，在纸电混合的时代，企业财务档案管理存在着诸多痛点。高显性成本方面，纸质凭证输出的耗材成本居高不下，档案室和档案柜等存储空间需求庞大；高隐形成本体现为手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，数据无法得到有效利用；高合规风险则是电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，且纸质档案容易因不可抗力而损坏。

企业不同角色也深受其扰。企业高管为纸质档案管理的巨大成本和占地问题烦恼，档案数据缺乏汇总整理，难以进行分析利用；财务人员面对海量的档案数据，整理工作耗时且枯燥，需要手动逐一匹配、核对确认，工作热情消磨殆尽；业务人员则抱怨出差、招待后的报销流程繁琐，需要留存并上交大量纸质票据。

在此背景下，国家政策大力支持电子会计档案管理，电子会计档案与纸质会计档案具有同等法律效力，企业电子会计档案全面无纸化时代已然来临。同时，电子会计档案管理需要关注档案全生命周期管理闭环。合思档案解决方案应运而生，为企业解决财务档案管理难题提供了有力支持。

合思档案解决方案：精准破局

合思档案为企业提供了领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，能满足企业不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现了发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配和应收尽收。

对于CEO/高管而言，合思档案可以沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案的利用效率，挖掘财务档案数据价值。助力企业决策实现数智化，提升财务服务效率，在数字化转型的征程中打响决胜之战。通过数字化手段，还能节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营。

对于归档员/财务人员，合思档案提高了工作效率，让他们告别重复低价值的工作。档案数据同源，全流程透明流转，便于监控和分析，轻松完成档案管理，提高档案利用效率。

对于外部审计人员，合思档案实现了审计不进档案室，让档案外审在线化、可溯源。一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务人员无需与审计人员重复沟通补充审计资料。

合思档案功能模块：多元赋能

合思档案具备电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理功能。其功能模块丰富多样，涵盖发票（大数据解决方案）、单据（档案扩展解决方案）、凭证（费控系统）、账簿（税务系统）、报表（QA系统）、电子档案（资金系统）、纸质档案（影像系统）、自定义档案（业务系统）、实物备查解决方案（更多系统）、数电票解决方案（共享调阅解决方案）。

在多源采集方面，基于跨系统数据集成要求，合思档案提供自动生成式Open API实现快速集成。预制系统连接器，能自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，它支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，支持多种便捷手动数据补录方式，如单张PDF大文件，多张回单/发票自动切割，自定义配置Excel导入模板，实现结构化数据批量导入。

智能制档上，会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证能自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，可减少90%人工匹配工作量。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段，如“会计期间”字段，完成多档案类型的业务字段映射，打破业务属性标签，让凭证数据业务化、业务数据财务化，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。

档案管理功能上，合思档案支持自定义创建用户管理角色，支持隔离各核算账套数据权限，支持按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义。支持自定义档案目录分类，支持档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，支持灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口，便于对外提供。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持对不同核算单位按不同编号规则，流水号重置规则支持按年度或会计期间。

合思档案核心亮点：独树一帜

便捷调阅不打印，混序归集免组装。在业务流转到财务入账，再到档案采集、制档、管理和利用的全流程中，合思档案打破物理空间限制，让用户在线自由调阅。预置规则引擎自动匹配业务数据、银行回单、会计凭证与发票等，确保档案完整性的同时自由穿透档案链。通过关键词检索，能快速定位相关档案，提升检索效率、降低查询难度。它融合“混序归档”“分类归档”等功能，为企业提供不同阶段的电子会计档案管理方案，实现档案合规不打印，助力双碳目标落地。

应收尽收，“四性检测 + 业务检测”满足财务档案管理要求特殊性，双模检测实现归档即合规。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅，可追溯。四性检测满足由国家档案局发布《文书类电子档案检测一般要求》中相关四性检测要求。

大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询。深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高档案管理效率、释放档案数据价值。数据概览支撑各类归档格式转化、秒级预览版式文件；数据提取通过动态API接口接收、大文件切割识别、异步批次处理；数据查询实现元数据级检索、海量数据秒级查询；数据存储具备海量数据支撑加密、防篡改、防泄露、备份、日志记录等安全存储机制；数据下载支持档案数据证据链式组装下载、电子文件可选式组合下载、场景化应用合并下载等。

实物备查功能智能区分纸电标识，线上、线下高度关联，实物档案全流程管理定位。在“纸电混合”阶段，基于会计档案原文件保管要求，档案系统通过纸电介质分策略、归档纸电统计、二维码状态同步完成实物档案全流程管理及定位，服务实物档案全流程线上化管理，实现实物档案的创新管理和便捷利用，支持打标 – 到单 – 装盒 – 上架流程可逆、根据实际档案管理场景搭配，集团共享、批量作业，支持多人并发装盒，实时监控实物档案归档进度，提供线下实物备查清单及档案装盒清单，极简管理，低碳环保。

合思档案企业价值：显著提升

合思档案为企业带来了显著的降本增效。它让企业彻底告别传统手工归档，档案无需打印，可节约70%纸张成本、75%整理成本，提升90%检索效率，确保100%管理合规性。

电子会计档案管理成为闭环全量业财系统的“连接器”，补足企业信息化建设空白，拉通业财税档全链路。

合思档案让数据“活起来”，从数据到决策，真正实现了档案数据的有效利用，释放了数据价值。

通过资源重组，合思档案实现了企业效益最大化，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效大幅提升。

合思档案典型场景：广泛适用

企业高管在进行企业决策时，可借助合思档案沉淀的数据资产，深入分析财务档案数据价值，提升决策的数智化水平。同时，利用数字化手段节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营。

财务人员在日常工作中，可利用合思档案提高工作效率，告别重复低价值的档案整理工作。档案数据同源，全流程透明流转，便于监控和分析，轻松完成档案管理，提高档案利用效率。

外部审计人员在进行审计工作时，无需进入档案室，通过合思档案实现档案外审在线化、可溯源。一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务人员无需与审计人员重复沟通补充审计资料。

业务人员在出差、招待等业务活动后，报销流程更加简便，无需留存和上交大量纸质票据，提高了工作效率。

合思档案成功案例：实力见证

某企业年单据量2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案提供多系统采集数据，业务、财务数据应收尽收；自动匹配组装档案，会计凭证上下游单据树状结构呈现；档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯；简化装订流程，1分钟快速定位数据，减少打印与邮寄。管理成效显著，实现业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，业务 + 财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构清晰明了，档案管理电子化、信息化，借阅管理、档案室管理规范化，企业成本降低，流程精简，财务人员增效，装订简化，节约企业显性成本。

世界上最大的重型装备制造商之一，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案包括安全合规存储，OCR识别附件和回单，自动提取发票/回单台账，存储发票/回单原文文件，保护电子凭证原生态；业务完整性检测，系统取代人工方式，灵活搭建检测方案，智能检测会计档案的完整性；单套制落地，混序归档 + 银行回单分类归档，以单套制推进档案无纸化。管理成效实现标准化落地，共享中心统建档案管理系统实现档案共享，统一原始凭证附件要求，会计档案管理制度标准化、制度化；力保电子会计档案合规，建设电子档案系统，实现财务档案的安全存储，满足国家6号文及试点单位要求，保护电子会计凭证的原生性，同时满足企业审计对于电子原件的要求；低碳环保，积极响应政策，响应“双碳”指标，实现财务档案管理无纸化，档案应用数字化。整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。

某企业档案管理低效，存在会计档案散落各系统、日常检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理为主实物翻阅效率低易损坏丢失、电子发票和电子银行回单存档不合规范等问题。合思档案的数据集成方案广泛连接，标准统一，接口开放服务，自定义扩展，配置化的接口方案即开即用，应收尽收；业务检测方案精细化至元数据层级的关联规则引擎，站在财务视角配置符合“四流合一”的数据检测方案，能快速核查档案关系链条是否完整匹配，数据金额是否准确匹配；跨系统调阅方案通过业务系统与档案系统的调阅交互，使得业务系统所查询数据根据权限和自动查询条件，可直接跨系统调阅完整业务链条的档案数据。管理成效显著，统一储存，打破数据孤岛，整合凭证、单据、合同、回单等，统一储存，统一标准，统一管理；业务证据链完整，会计资料勾稽关系搭建，实现以业务为核心的证据链条，实现业财一体双向穿透，还原业务全貌；数据共享，一站式查阅，以聚合化、结构化，业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，查阅业务全貌便捷高效；全生命周期管理，原文件独立数字化管理，会计资料的建立、查阅、借阅、销毁全生命周期可控，有效减低财务管控风险。成本效益对比明显，装订匹配耗时从66天/年减少到10天/年，利用耗时从30天/年减少到6天/年，打印成本从180000元/年减少到30000元/年，空间成本从143773元/年（每年递增）减少到22835元/年，预估节省总体成本30W + /年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。

中国最大的K12民办教育集团之一，档案管理存在采集困难、存储占用空间且易损坏、整理复杂易出错、利用不便等问题。合思档案的数据集成方案按照归档范围、归档标准梳理业务档案归档场景，实现应收尽收，统一数据标准，夯实数据分析基础，灵活运用动态API接口，按阶段延展档案管理范围；智能化制档方案按照业务管理规范和归档管理规范，搭建全业务版式文件自动生成及归档，按照统一的业务逻辑，搭配可视化关联规则配置，通过业务映射打破财务数据和业务数据的数标签，将业务证据链搭建完成，实现智能化自动组装；电子原文件独立管理，完成电子票据的合规存档，为参加电子凭证会计数据标准化试点打下坚实基础。管理成效显著，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

合思档案市场定位：优势凸显

合思档案是领先的单套制电子会计档案管理平台，在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一。

合思创立于2014年，致力于云产品服务的创新，运用数字科技和前瞻的创想理念，服务未来财务人。在广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和自主研发的“无需报销”解决方案的基础上，进一步构建敏捷的财务收支管理平台，为企业提供智能聚合消费、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数字化服务。

合思档案拥有计算机软件著作权、国家发明专利证书、ISO信息安全管理体系认证，国家四部委官方试点100%成功验收，通过SOC1、SOC2安全认证，信息安全等级保护三级认证，具备强大的技术实力和安全保障。

合思档案能满足企业不同场景下的档案管理需求，提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，广泛连接业财系统，实现发票/回单/凭证/单据/自定义档案的自动匹配、应收尽收，具有高度的灵活性和适应性。

合思档案展望未来：携手同行

合思档案能助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。

随着数电票的全面覆盖和企业数字化转型的加速，合思档案将不断迭代升级，持续为企业提供更优质、更高效的财务档案管理解决方案，帮助企业更好地应对未来的挑战。

众多知名企业如海亮教育、徐福记、中交水规院、金牌橱柜等都选择了合思档案，并取得了显著的成效。企业应抓住数字化转型的机遇，选择合思档案，提升财务档案管理水平，实现降本增效和合规经营。

合思在北京、上海、杭州等多地设有服务点，电话为400 – 105 – 6505，网站是www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和微信小程序了解更多信息。如果您想体验合思档案归档及检索系统的强大功能，不妨点击链接免费试用，开启企业财务档案管理的新篇章。