在当今数字化浪潮席卷的时代，电子凭证数字化转型已成为行业发展的必然趋势。2024年11月1日，铁路旅客运输领域推广使用全面数字化的电子发票，紧接着12月1日民航旅客运输服务领域也开始推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这一系列举措如同强劲的东风，推动我国电子凭证改革驶入了快车道，宣告着电子凭证全流程无纸化时代的全面到来。
然而，在传统财务档案管理的领域，企业却面临着重重痛点。以好想你健康食品股份有限公司为例，财务归档时，工作人员需要花费大量时间来确认单据、发票、回单和凭证的一致性，即便如此，仍难以避免档案遗失的情况发生。而且，纸质档案受限于时间和空间的双重约束，查找一份档案往往需要耗费大量时间，实时调阅、同时借阅以及精准查找更是成为了难以实现的奢望。此外，大量纸质档案的管理对空间和人力都提出了巨大的要求，成本居高不下。更为关键的是，传统的纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也难以确保数据的安全可用，根本无法满足现代企业的管理要求。企业业务、财务系统众多且相互独立，数据无法互通，结构化数据提取困难，像电子发票的打印、查重、验伪等工作不仅耗时费力，还造成了纸张的大量浪费。
面对这些痛点，合思档案解决方案应运而生，它凭借先进的档案管理系统功能，为企业的财务档案管理带来了全新的变革。
破局之钥：合思档案系统核心功能揭秘
合思档案管理系统功能强大，它全面打通了电子凭证会计处理全流程的各个环节。其功能蓝图涵盖了多个方面，不仅实现了便捷调阅不打印，让档案查阅更加高效，还做到了混序归集免组装，大大简化了档案整理的流程。同时，电子会计档案全生命周期管理是其一大亮点，包括采集、制、管、用四个关键环节。
在档案采集环节，合思档案采用开放式接口互联和自主采集的方式，对于大文件能够自动切割，对数电票实现自动化解析。这样一来，企业可以更加轻松地获取和处理各种电子凭证。
档案制档方面，实现了智能关联和自动组装。系统会进行四性检测和业务检测，并且支持自定义版式文件。自动制档功能更是极大地释放了财务人员的精力，凭证数据能够自动匹配组装，业务检测保障了证据链的完整。档案关联规则可以进行可视化配置，不同系统、不同类别会计凭证能够自动关联匹配及组装，形成完整的业务链组合数据。
档案管理环节，具备精准权限管控，档案目录可以灵活扩展，还有水印管理，档号完全符合国标要求。这一系列措施确保了档案的安全和规范管理。
在档案利用方面，可进行多维检索和一站式预览，支持在线借阅和异构系统联查，实物混序归档和可视化盘点档案数据也得以实现。企业可以更加便捷地利用档案数据，为决策提供有力支持。
优势凸显：合思档案系统的价值升华
合思档案管理系统功能所带来的优势是多方面的，尤其体现在成本节约、效率提升和合规性保障等关键领域。
自动化归档让企业告别了重复性工作，档案利用变得便捷高效。档案数据同源且透明流转，便于企业进行监控和分析。以北京一家年有20万凭证、40万回单、拥有30平方米档案室的大型制造业企业为例，使用合思档案系统后，年节约打印成本可达30万元，存储成本节约675元，档案室成本节约14235元，人力成本节约24000元，年总节约成本高达338910元。
众多企业使用合思档案管理系统功能后，都取得了显著的效益。金牌橱柜家居科技股份有限公司档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%，预估节省总体成本30万 +/年，档案合规性达到了100%。海亮教育科技服务集团档案整理匹配效率提升了90%，存储空间减少了72%，每年纸张打印成本节约3万元，财务人力减少3人。
合思档案通过对接标准工具包和进行四性检验与业务校验，保证了档案原生存储的安全合规，满足了财会6号文涵盖的电子原文件合规性管理要求，能够支撑便捷、高效的内外部审计需求。
行业典范：合思档案系统的广泛应用
合思档案管理系统功能在不同行业都展现出了强大的适用性和有效性。
在食品行业，好想你健康食品股份有限公司使用合思档案系统后，减少了90%的人工耗时，总部接收减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时，预计减少综合成本20万元/年。
餐饮行业的COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统后，实现了自动化归档和财务数据分析。纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%，年节约成本5000万元，报销效率提升了300%。
软件与信息技术服务行业的高新兴科技集团通过合思档案实现了会计档案无纸化管理，应收尽收，自动化制档提高了效率，归档效率提升了90%，为企业年节约成本30万 +。
国企领域的中文天地出版传媒通过合思档案实现了电子凭证的全流程处理，财务档案归档效率提升了72%，员工报销效率提升了90%，年节约打印、耗材等成本20万/年。
在当前数字化转型的浪潮中，企业面临着诸多挑战和机遇。电子凭证数字化转型已经成为不可阻挡的趋势，企业需要抓住这个机遇，选择合思档案管理系统功能，实现降本增效、合规经营和低碳运营。
合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，拥有广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，能够为客户提供全方位的财务数智化服务。合思是专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币，秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。截至目前，已有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更有效的作用。
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