在数字化浪潮的席卷下，企业的运营管理模式正经历着深刻变革。特别是自国家提出2025年完成数电票全覆盖的目标后，企业财务档案管理直面新挑战，信息化建设亟待“恶补”。因数电票管理要求的特殊性，传统的档案管理方式已难以适应“数字化凭证时代”的需求，企业急需专业的“电子会计档案管理平台”。
当前，企业在档案管理方面面临着诸多痛点。在纸电混合时代，企业高管为纸质档案管理成本巨大而发愁，不仅储存占地，而且档案数据缺乏汇总整理，难以进行有效的分析利用；财务人员则被海量的档案数据压得喘不过气，整理工作耗费大量时间，还需手动逐一匹配、核对确认，枯燥又繁复；业务人员在出差、招待后，报销的纸质票据留存再上交的流程繁琐，耗费了大量时间和精力。
从成本角度来看，企业在档案管理方面存在着高显性成本和高隐形成本。纸质凭证输出耗材成本高，档案室、档案柜等存储空间需求大，这些都是显而易见的显性成本；而手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用等，则构成了高隐形成本。此外，企业还面临着高合规风险，如电子会计凭证文件无有效管理手段，不可抗力导致纸质档案损坏等问题。
尽管企业在推行数字化的过程中，通过OA系统、资金系统、合同系统、CRM系统、费控系统等建设，解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节并未解决纸质文件储存的问题，还有数据存储线下载体。面对这些难题，合思档案应运而生，为企业提供了全面的解决方案。
合思档案：全方位覆盖的企业档案管理解决方案
合思档案为企业提供了领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现发票/回单/凭证/单据/自定义档案的自动匹配、应收尽收。
对于CEO/高管而言，合思档案可以沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化，实现降本增效和绿色低碳运营。通过对档案数据的有效分析，企业高管能够更好地把握企业的财务状况和运营趋势，为企业的战略决策提供有力支持。
对于归档员/财务人员来说，合思档案能够提高工作效率，告别重复低价值工作。档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析，让他们能够轻松完成档案管理工作，提高档案利用效率。不再需要花费大量时间进行手动整理和核对，财务人员可以将更多的精力投入到更有价值的财务分析和决策支持工作中。
对于外部审计人员，合思档案实现了档案外审在线化、可溯源。审计不进档案室，一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通，补充审计资料。这大大提高了审计工作的效率和准确性，减少了审计过程中的沟通成本和时间成本。
合思档案：核心功能铸就显著优势
合思档案具有多源采集功能。基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，它还支持自定义数据采集方案，对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，支持多种便捷手动数据补录方式。这种灵活的数据采集方式，能够满足企业不同的档案管理需求，确保所有档案数据都能被有效采集和管理。
在智能制档方面，合思档案实现了会计档案关联规则可视化配置。不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。还可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。通过智能制档，企业能够提高档案管理的准确性和效率，减少人为错误和重复劳动。
在档案管理上，合思档案支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义。同时，它支持自定义档案目录分类，灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持对不同核算单位按不同编号规则，流水号重置规则支持按年度或会计期间。这种灵活的档案管理方式，能够满足企业不同的组织架构和管理需求，确保档案数据的安全性和保密性。
相比传统档案管理，合思档案具有显著的优势。它能为企业节约成本，如70%节约纸张成本，75%节约整理成本，实现100%管理合规性，90%检索效率提升。通过采用合思档案管理系统功能，企业能够在降低成本的同时，提高档案管理的效率和质量，增强企业的竞争力。
合思档案：不同企业场景的成功实践
合思档案在不同类型企业的档案管理中都取得了显著的成效。
对于年单据量2.6亿的企业来说，会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力是他们面临的主要问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化、借阅管理信息化。取得了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效的成效，如凭证与单据关联次数达350亿次，单据与单据关联次数达800亿次。通过采用合思档案管理系统功能，该企业实现了档案管理的数字化转型，提高了工作效率和管理水平。
集团型企业存在档案管理流程复杂、凭证附件标准/会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案采用单套制管理方案，实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保。整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，纸张打印成本减少100万张纸/年。通过合思档案管理系统功能，集团型企业能够实现档案管理的集中化和标准化，提高管理效率和数据安全性。
多系统数据互联的企业面临低效的档案管理现状和档案管理痛点。合思档案的数据集成方案、业务检测方案和跨系统调阅方案，实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理。预估节省总体成本30W+/年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。通过合思档案管理系统功能，多系统数据互联的企业能够解决数据分散、管理困难的问题，提高档案管理的效率和准确性。
中国最大的K12民办教育集团之一存在低效的档案管理现状，合思档案的数据集成方案、智能化制档方案和电子原文件独立管理方案，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率。档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。通过合思档案管理系统功能，该教育集团实现了档案管理的数字化和智能化，提升了管理水平和服务质量。
在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案能助力企业实现财务档案管理的数字化转型，为企业的发展提供有力支持。
合思在多地设有办公地点，包括北京、上海、杭州等城市。如果您的企业也面临着档案管理难题，不妨选择合思档案。您可以拨打联系电话400 – 105 – 6505，访问网站www.hosecloud.com ，还可通过微信公众号和微信小程序进一步了解合思档案。现在就来免费试用合思档案管理系统功能，开启企业档案管理的新时代！
