在企业的运营管理中，会计档案管理犹如一座坚实的基石，支撑着财务工作的稳定与合规。今天，我们以金牌橱柜家居科技股份有限公司为例，深入探讨会计档案管理在企业发展中的重要性，以及合思如何助力企业实现会计档案管理的数智化转型。
金牌橱柜成立于1999年，作为国内高端整体厨柜及定制家居的专业服务商，它拥有国家认定厨房工业设计中心，更是国家认定的“智能制造示范企业”。其业务版图遍布全球，超4000家高端品牌专卖店熠熠生辉，海内外5大专业生产基地有序运转，92家归档主体协同合作，企业人数达6000+。然而，庞大的业务规模也带来了海量的会计档案管理难题。年记账凭证量高达2198061张，年业务单据量494949张，年银行回单量177744张，年发票量123247张。如此巨大的数量，使得装订配耗时预估达66天/年，档案查找耗时预估30天/年，打印成本预估180000元/年，存储空间成本90000元/年，打印成本100000元/年。传统的会计档案管理模式在金牌橱柜的发展进程中，逐渐显露出疲态。
档案管理困局待解
- 会计档案管理的繁杂现状
在会计档案管理的整理环节，金牌橱柜面临着档案数据难以利用的困境。会计档案散落于各个系统，工作人员需要逐一打印、手工匹配、组装、装订、上架，繁琐的流程耗费了大量的人力和时间。
在保管环节，财务临时保管1年，1年后移交综合档案管理，这中间涉及到档案的多次转移和交接，增加了档案管理的复杂性和风险。
存储环节采用独立档案室管理，存放纸质档案。随着业务的不断发展，纸质档案的数量急剧增加，对存储空间的需求也越来越大，同时也增加了档案保管的成本和难度。
在管理利用方面，金牌橱柜主要以纸质档案管理为主，每年提供实物稽查时，需要人工逐一翻查，效率低下，且容易出现遗漏和错误。
合思方案精准破局
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统一存储构建数据新生态
合思为金牌橱柜提供的财务档案管理解决方案，首先从统一存储入手。打破数据孤岛，将凭证、单据、合同、回单等四证进行整合，实现统一储存、统一标准、统一管理。这样一来，企业的会计档案数据不再分散在各个系统中，而是形成了一个集中、有序的数据库，为后续的管理和利用提供了坚实的基础。 -
业务证据链打通业财脉络
会计资料之间关系的搭建是合思方案的一大亮点。通过构建以业务为核心的证据链条，实现业财一体双向穿透。这意味着企业在进行财务管理时，可以从业务的源头追溯到财务数据，也可以从财务数据反推到业务活动，使财务和业务紧密结合，提高了企业的决策效率和管理水平。 -
数据共享实现一站式查阅
以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，合思方案实现了数据共享和一站式查阅。企业管理人员可以通过便捷高效的方式，快速找到所需的会计档案信息，大大节省了时间和精力。 -
银行回单无纸化降本增效
海量银行回单自动采集、切割、组装，合思助力金牌橱柜实现了银行回单的全面无纸化管理。这不仅减少了打印成本和存储空间成本，还提高了档案管理的效率和准确性，为企业的降本增效做出了重要贡献。
方案实施有条不紊
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数据采集与处理
合思档案具有开放式接口互联，能自主采集档案数据。大文件自动切割，数电票自动化解析，确保了档案数据的高效采集和准确处理。 -
智能关联与组装
进行智能关联，自动组装档案，开展四性检测、业务检测，支持自定义版式文件。这一系列操作保证了档案的完整性和准确性，为企业的会计档案管理提供了可靠的保障。 -
权限管控与安全保障
精准权限管控，档案目录灵活扩展，进行水印管理，档号符合国标要求。合思方案在保障档案数据安全的同时，也满足了企业对档案管理合规性的要求。 -
检索与借阅服务
提供多维检索、一站式预览，支持在线借阅、异构系统联查，实物混序归档、可视化盘点档案数据。这些功能为企业的会计档案管理提供了便捷、高效的服务，提高了企业的工作效率。
转型成果显著可期
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效率提升成效显著
方案实施后，金牌橱柜在会计档案管理方面取得了显著的成果。档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%，大大提高了企业的工作效率。 -
成本降低效益凸显
预估节省总体成本30万+/年，这一数据直观地体现了合思方案在降本增效方面的巨大优势。通过减少打印成本、存储空间成本和人工成本，企业的经济效益得到了显著提升。 -
合规保障坚实有力
档案合规性达到100%，合思方案为金牌橱柜的会计档案管理提供了坚实的合规保障。在当前严格的监管环境下，确保档案合规是企业健康发展的重要前提。
客户认可赞誉有加
金牌橱柜相关负责人表示，合思的解决方案极大地提升了财务档案管理的效率，降低了成本，确保了档案合规性，为企业的数字化转型提供了有力支持。在合思的帮助下，金牌橱柜的会计档案管理实现了从传统模式到数智化模式的华丽转身。
会计档案管理是企业财务管理的重要组成部分，它不仅关系到企业的财务合规，还影响着企业的决策效率和经济效益。合思作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，通过敏捷的财务收支管理平台，帮助企业挖出更多净利润。基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，合思为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。合思是专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币。秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。
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