在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务管理面临着前所未有的挑战与机遇。汉威科技集团股份有限公司，作为一家创新型科技公司，同时也是创业板首批上市企业，在市场中占据着重要的地位。它不仅是国内知名的气体传感器及仪表制造商，更是物联网解决方案的提供商，为智慧城市、安全生产、环境保护、民生健康等多个领域提供着全面的解决方案。然而，随着企业业务的不断拓展和复杂化，汉威科技在会计档案文档管理方面也逐渐暴露出一些痛点，传统的财务管理方式已难以满足企业快速发展的需求。
业务迷雾：汉威科技会计档案文档管理困境
汉威科技业务广泛且复杂，其财务收支管理犹如一个庞大而复杂的网络。在会计档案文档管理方面，流程繁琐成为了首要问题。每一笔财务收支都需要经过多个环节的审批和记录，大量的纸质文档需要人工整理和归档，这不仅耗费了大量的时间和人力，还容易出现数据错误和丢失的情况。而且，财务数据的不实时性也给企业的决策带来了困扰。企业管理者无法及时获取准确的财务信息，难以做出科学合理的决策。
此外，汉威科技对公业务量大，涉及到大量的进、销项发票管理。要保障三流合一，即发票流、资金流和业务流的一致，传统的管理方式显得力不从心。同时，随着企业的发展，市场竞争日益激烈，企业需要更科学的财务决策支持来应对变化。而传统的财务管理方式在会计档案文档管理上的滞后，使得企业在数据分析和决策支持方面存在明显不足。例如，报销流程耗时过长，员工需要花费大量的时间来整理报销单据，财务人员也需要长时间进行审核和入账，这不仅影响了员工的工作积极性，也降低了企业的运营效率。财务入账归档时间长，导致会计档案文档不能及时更新和整理，影响了企业对财务状况的及时掌握。
智慧良方：合思会计档案文档管理解决方案
面对汉威科技在会计档案文档管理方面的诸多痛点，合思信息技术有限公司凭借其专业的技术和丰富的经验，为汉威科技量身定制了一套全面的解决方案。
-
无需报销的无缝闭环
合思提供了无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案。通过事前规划和实时风控体系，能够在费用发生前就对其合规性进行审核，拦截不合规费用。消费后，系统会自动获取发票，并智能绑定费用，实现统一对账结算后直接入账、归档。这一过程不仅大大简化了会计档案文档管理的流程，减少了人工操作，还提高了数据的准确性和实时性。例如，员工在因公消费时，无需再像以往那样手动收集和整理发票，系统会自动完成这些工作，节省了大量的时间和精力。 -
全链路数字化费控管理
合思费控全链路L4级无需报销费用控制管理平台，覆盖了因公消费的全场景。它实现了全流程数字化费控管理，多场景消费数据能够自动采集和流转。在会计档案文档管理方面，发票可进行识别验真，确保了费用支出的合规、透明和可追踪。该平台就像一个智能的财务管家，能够对每一笔费用进行精准管理，为企业的会计档案文档管理提供了有力的支持。 -
采购对账与资金管理
合思付款连接型采购对账、收票、付款管理平台，统一集成了采购合同、订单信息。它实现了供应商一站式线上对账，能够合理规划和执行资金计划。在会计档案文档管理中，该平台能够及时记录和整理采购相关的财务信息，确保会计档案的完整性和准确性。例如，采购合同的签订、订单的执行以及款项的支付等信息都能够在平台上清晰呈现，方便财务人员进行管理和查询。 -
智能化财务分析决策
合思BI智能化财务收支经营分析平台，预制了多样性的财务分析模型。它通过多系统连接自动进行数据清洗，能够为企业提供个性化的预警与监控。在会计档案文档管理方面，该平台能够对大量的财务数据进行深入分析，为企业的经营决策提供有力的支持。企业管理者可以根据分析结果及时调整经营策略，提高企业的竞争力。
精耕细作：解决方案实施步骤
为了确保解决方案能够顺利实施，合思采取了一系列严谨的步骤。
-
深度调研精准把脉
合思首先对汉威科技集团的财务业务流程进行了全面的调研和分析。通过与汉威科技的财务人员、业务人员进行深入沟通，了解其在会计档案文档管理方面的具体需求和痛点。这就像是医生为病人进行全面的检查，只有准确了解病情，才能开出有效的药方。 -
定制配置个性适配
根据调研结果，合思为汉威科技定制化配置了相关的产品和解决方案。例如，设置了符合汉威科技业务特点的费控规则和预算管控模型。在会计档案文档管理方面，针对汉威科技的财务流程和数据特点，进行了个性化的设置，确保系统能够更好地适应企业的需求。 -
专业培训赋能员工
合思对汉威科技集团的员工进行了系统的培训。通过培训，员工能够熟悉和掌握新的财务系统操作方法，特别是在会计档案文档管理方面的操作技巧。这就像是为员工配备了一把开启数字化财务管理大门的钥匙，让他们能够更加高效地完成工作。 -
平稳迁移优化升级
合思逐步将汉威科技集团的财务业务迁移到合思平台上。在迁移过程中，进行了多次测试和优化，确保系统的稳定运行。特别是在会计档案文档管理方面，对历史数据进行了整理和迁移，保证了数据的完整性和准确性。
显著成效：会计档案文档管理焕新颜
经过一段时间的实施和运行，合思为汉威科技提供的解决方案取得了显著的成效。
在工作效率方面，降低了员工报销耗时75%。员工再也不用花费大量时间在繁琐的报销流程上，能够将更多的精力投入到工作中。同时，减少了财务入账归档时间85%，财务人员能够更及时地完成会计档案文档的整理和归档工作，提高了财务工作的效率。
在成本节约方面，节约了场地、耗材成本70%。传统的会计档案文档管理需要大量的纸质文档和存储空间，而数字化管理方式大大减少了这些成本。企业可以将节约下来的资金投入到更有价值的业务中。
在业财融合方面，业财流程数字化程度达到95%。实现了业务与财务的深度融合，会计档案文档管理也更加规范和高效。业务部门和财务部门之间的信息传递更加及时和准确，为企业的整体运营提供了有力的支持。
在数据安全方面，数据安全合规达到100%。合思平台采用了先进的技术和严格的安全措施，保障了企业财务数据的安全。会计档案文档得到了妥善的保护，避免了数据泄露和丢失的风险。
客户赞誉：合思助力会计档案文档管理升级
汉威科技对合思的解决方案给予了高度评价。面对复杂的需求，合思总能第一时间解决。其敏捷、丰富的无需报销应用场景，能够很好地配合汉威科技集团的企业全球化业务。在会计档案文档管理方面，合思的解决方案帮助汉威科技实现了精细化闭环管理和降本增效，提升了企业的财务管理水平。汉威科技的财务人员表示，使用合思的系统后，会计档案文档管理变得更加轻松和高效，他们能够更好地为企业的发展提供支持。
行动号召：开启会计档案文档管理数字化之旅
在当前经济环境下，企业的数字化转型已成为必然趋势。合思为企业或组织提供更加敏捷的财务数字化管理和自由的数据连接，让有限的资源发挥更有效的作用。已有超7000家企业付费客户选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营。如果你也想提升企业的会计档案文档管理水平，实现财务管理的数字化转型，不妨选择合思的财务数字化解决方案。现在，你可以免费试用合思的系统，亲身感受其带来的便捷和价值。让我们一起携手合思，开启会计档案文档管理的数字化新篇章！
