会计档案电子化系统：解锁企业财务档案管理新境界

在数字化浪潮席卷的当下，企业财务档案管理正面临着前所未有的挑战。2025 年数电票全覆盖的目标日益临近，企业急需专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的要求。在纸电混合时代，企业面临着诸多困境。高管们为纸质档案管理的高额成本和巨大占地烦恼不已，档案数据的分散和难以分析利用更是让决策缺乏有力支持；财务人员被海量的档案数据和繁琐的整理工作压得喘不过气，手动匹配核对的低效与易出错让人苦不堪言；业务人员则在报销纸质票据的漫长流程中耗费了大量时间和精力。

不仅如此，企业还承受着高显性成本、高隐形成本和高合规风险的多重压力。纸质凭证输出的耗材成本居高不下，档案室和档案柜的存储空间需求庞大；手工装册归档的重复性工作让人疲惫，查询调阅的不便让数据无法有效利用；电子会计凭证文件缺乏有效管理手段，纸质档案又可能因不可抗力而损坏。在推行数字化的过程中，企业在归档、储存环节仍然未能解决纸质文件储存问题，数据存储的原生性难以保证，使得财务档案管理合规面临挑战。

而合思档案的会计档案电子化系统，正是解决这些问题的良方。

合思档案解决方案全景透视

合思档案的会计档案电子化系统提供了领先的单套制解决方案（标准方案）与六大场景解决方案，如同一位全能的管家，能够满足企业在不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现了发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配和应收尽收。

单套制解决方案让企业告别传统的打印和繁琐的组装流程。便捷调阅无需打印，混序归集无需组装，线上一套电子数据管理让财务档案证据链完整，全面反映企业经营业务。档案数据之间建立了完整的勾稽关系，相互可穿透查询，就像一张精密的网络，让每一个数据都能与其他数据紧密相连。纸质原文件混序归档，随到随归，无需排序及组装，大大提高了效率。会计档案不打印，应收尽收，保证了档案数据的完整、真实、合规。

档案扩展解决方案则为企业提供了更大的灵活性。它可以自定义档案类型，实现全流程扩展管理。生成式 OpenAPI 和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，让不同档案类型都能得到高效管理。合思档案提供的可扩展档案目录和自动化接口封装，实现了不同档案类型归档接口的配置化，企业可以根据自身管理需求自定义归档目录。

数电票解决方案更是为企业在数电票管理方面提供了一站式服务。它实现了数电票多渠道获取、验签、解析、自动填报、入账、封装、归档的端到端全流程自动化。支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的 9 类电子凭证的多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL 封装、归档等操作，让数电票管理形成了一个完整的闭环。

合思档案核心功能亮点解析

• 多源采集 灵活高效
  合思档案的会计档案电子化系统的多源采集功能就像一个智能的数据收集器，支持接口互联和自主采集。基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式 Open API 实现快速集成，预制系统连接器能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，它还支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，也支持多种便捷手动数据补录方式，真正做到了有备无患。

• 智能制档 精准关联
  智能制档功能是合思档案的一大特色。通过规则引擎自动组装，会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。就像一位技艺精湛的工匠，将零散的部件组装成一件完美的艺术品。此外，通过字段映射，让查阅更便捷。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段，如“会计期间”字段，完成多档案类型的业务字段映射，打破业务属性标签，让凭证数据业务化、业务数据财务化。

• 档案管理 精细管控
  档案管理功能为企业提供了全方位的精细管控。权限管理精准严格，支持自定义创建用户管理角色，支持隔离各核算账套数据权限，支持按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围也可自定义。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类，支持档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，支持灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口，便于对外提供。这就像为企业的档案管理打造了一座坚固的堡垒，确保数据的安全和有序。

• 档案应用 多维便捷
  档案应用功能实现了多维检索和一站式预览、穿透联查。多维检索满足了多场景查询需求，支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，支持按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索，服务“导入式”批量检索需求。一站式预览和穿透联查则智能搭建了凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型组合关系结构树，实现了业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯，让用户能够轻松掌握业务全貌。

合思档案带来的用户收益

使用合思档案的会计档案电子化系统，企业能够获得显著的收益。
– 降本增效 节约成本
它让企业彻底告别传统手工归档，档案不打印，可节约纸张成本和整理成本，同时提升检索效率。就像为企业“收紧了钱袋子”，让每一分钱都花在刀刃上。在当前经济环境下，这无疑为企业减轻了负担，提高了经济效益。

• 拉通链路 补足空白
  电子会计档案管理成为闭环全量业财系统的“连接器”，补足了企业信息化建设的空白，拉通了业财税档全链路。这使得企业的财务流程更加顺畅，数据流通更加高效，为企业的数字化转型奠定了坚实的基础。

• 激活数据 创造价值
  合思档案让数据“活起来”，从数据到决策，真正利用档案数据，实现数据价值。企业可以通过对档案数据的分析和挖掘，做出更加科学合理的决策，提升企业的竞争力。

• 资源重组 提升效益
  它实现了企业资源的重组，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升。企业能够更加高效地利用资源，实现效益最大化。

合思档案典型场景展示

• 高管决策场景
  CEO/高管可以通过合思档案沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值。助力企业决策数智化，提升财务服务效率，打响数字化转型决胜之战。同时，借助数字化手段节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营。

• 财务工作场景
  归档员/财务人员使用合思档案可以提高工作效率，告别重复低价值工作。档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析。轻松完成档案管理，提高档案利用效率，让财务工作变得更加轻松愉快。

• 外部审计场景
  对于外部审计来说，合思档案实现了审计不进档案室，实现档案外审在线化、可溯源。一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通，补充审计资料，大大提高了审计效率。

• 数电票管理场景
  在数电票管理场景下，合思档案提供数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案，支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的 9 类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL 封装、归档等操作，实现数电票全流程闭环管理，让数电票管理变得更加简单高效。

合思档案客户成功案例见证

• 某大型企业案例
  某企业年单据量达 2.6 亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案的会计档案电子化系统通过多系统采集数据，实现业务、财务数据应收尽收。自动匹配组装档案，让会计凭证上下游单据树状结构呈现清晰明了。档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯。简化装订流程，1 分钟快速定位数据，减少打印与邮寄。实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，企业成本降低，流程精简，财务人员增效，装订简化，节约了企业显性成本。

• 重型装备制造商案例
  世界上最大的重型装备制造商之一存在档案管理流程复杂、人工环节多，凭证附件标准/会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理、财务信息难整合、政策落地难等问题。合思档案的单套制管理方案实现了安全合规存储，OCR 识别附件和回单，自动提取发票/回单台账，存储发票/回单原文文件，保护电子凭证原生态。进行业务完整性检测，系统取代人工方式，灵活搭建检测方案，智能检测会计档案的完整性。推进单套制落地，混序归档 + 银行回单分类归档，以单套制推进档案无纸化。实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策，整理匹配效率提升 80%，存储空间成本减少 300 册/年，释放 1/3，纸张打印成本减少 100 万张纸/年。

• 某企业案例
  某企业存在低效的档案管理现状和诸多档案管理痛点。合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案，广泛连接，标准统一，接口开放服务，自定义扩展，配置化的接口方案，即开即用，应收尽收。业务检测方案，精细化至元数据层级的关联规则引擎，站在财务视角配置符合“四流合一”的数据检测方案，能快速核查档案关系链条是否完整匹配，数据金额是否准确匹配。跨系统调阅方案，通过业务系统与档案系统的调阅交互，使得业务系统所查询数据根据权限和自动查询条件，可直接跨系统调阅完整业务链条的档案数据。实现了统一储存，打破数据孤岛，整合凭证、单据、合同、回单等，统一储存，统一标准，统一管理。业务证据链完整，会计资料勾稽关系搭建，实现以业务为核心的证据链条，实现业财一体双向穿透，还原业务全貌。数据共享，一站式查阅，以聚合化、结构化，业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，查阅业务全貌便捷高效。全生命周期管理，原文件独立数字化管理，会计资料的建立、查阅、借阅、销毁全生命周期可控，有效减低财务管控风险。预估节省总体成本 30W +/年，合规性管理 100%，档案匹配耗时减少 84%，档案查询耗时减少 80%。

• 民办教育集团案例
  中国最大的 K12 民办教育集团之一存在低效的档案管理现状。合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案，按照归档范围、归档标准梳理业务档案归档场景，实现应收尽收，统一数据标准，夯实数据分析基础，灵活运用动态 API 接口，按阶段延展档案管理范围。智能化制档方案，按照业务管理规范和归档管理规范，搭建全业务版式文件自动生成及归档，按照统一的业务逻辑，搭配可视化关联规则配置，通过业务映射打破财务数据和业务数据的数标签，将业务证据链搭建完成，实现智能化自动组装。电子原文件独立管理，电子原文件独立式管理与凭证组合式管理，完成电子票据的合规存档，为参加电子凭证会计数据标准化试点打下坚实基础。以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案的会计档案电子化系统能为企业提供全面的财务档案管理解决方案。合思档案在北京、上海、杭州等多个城市均有服务点，联系电话为 400 – 105 – 6505，网站是 www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和微信小程序了解更多信息。如果您想亲身体验合思档案会计档案电子化系统的强大功能，不妨点击免费试用，开启企业财务档案管理的新篇章。