在数字化浪潮的席卷下，我国电子凭证改革正以前所未有的速度驶入快车道。2024年11月1日，铁路旅客运输领域推广使用全面数字化的电子发票；同年12月1日，民航旅客运输服务领域也开始推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这一系列举措标志着电子凭证开具端已基本实现数字化适配，电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难的“最后一公里”即将全面解决，电子凭证数字化转型进一步加快，全流程无纸化时代已然来临。
合思，作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，敏锐地捕捉到这一时代趋势。为助力企业更好地适应电子凭证数字化转型，合思推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。基于在行业应用中的深度实践与丰富案例经验，合思精选各行各业优质“无纸化”实践企业案例，精心编撰了《电子会计档案实践案例集》。这本案例集犹如一座灯塔，为企业在电子凭证数字化转型的海洋中指引方向，具有极高的参考价值和借鉴意义。
电子凭证转型：企业面临的全新市场格局
电子凭证全流程无纸化是财务数智化的必由之路。在当今数字化时代，优化管理流程、突破传统报销模式的局限已成为企业发展的迫切需求。传统报销模式下，会计凭证“接收难、入账难、归档难”的问题犹如巨石，阻碍着企业的发展步伐。而电子凭证全流程无纸化，就像一把利剑，能够轻松斩断这些阻碍，让企业管理流程更加顺畅。
会计凭证作为衔接企业经济活动与财务报告的重要数据载体，其数字化程度直接影响着企业的数字化转型进程。只有实现电子凭证从开具到接收、报销、入账、归档的全链无纸化，才能真正实现企业的数字化变革。这不仅有利于优化管理流程，还能有效降低单位运行成本及资源消耗，实现数字化和绿色化的协同转型。
传统纸质档案管理：企业难以承受之重
在传统纸质档案管理模式下，企业面临着诸多痛点。以好想你为例，财务归档时，工作人员需要花费大量时间确认单据、发票、回单和凭证的一致性。即便如此，档案遗失的情况仍难以避免。纸质档案受限于时间和空间，查找时需要耗费大量时间，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。大量纸质档案的管理，对空间和人力的要求巨大，成本高昂。而且，纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也无法确保数据的安全可用，难以满足企业的管理要求。
COMMUNE幻师同样深受传统纸质档案管理之苦。档案耗材、打印、存储成本每年高达53323元，门店报销周期长达2个月，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段。云海肴的多地直营门店，大量收款回单和财务凭证需要打印后归档，纸质档案打印成本高，档案存储耗费大量档案盒、档案柜等资源，电子源文件无法得到有效保存，且有丢失、损毁等风险，档案存储成本居高不下。海量资料需要人工查找，耗时耗力，无法有效利用档案资源。金牌橱柜的会计档案散落于各系统，档案数据难以利用，需要逐一打印、手工匹配、组装、装订、上架。财务临时保管1年后，再移交综合档案管理，独立档案室管理存放纸质档案，以纸质档案管理为主，每年提供实物稽查时，需要人工逐一翻查。
合思档案：全方位破解企业痛点之策
合思档案推出的电子会计档案管理平台，全面打通了电子凭证会计处理全流程各环节。基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，合思为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。
通过流程的识别与优化，合思展开跨部门协调，实现流程顺畅，效率提升。流程化方面，不同流程的需求推动个性化的系统建设，通过数字化平台固化流程，提高效率。系统化则打破数据孤岛，实现业财一体化数据融合。一体化在旧档前建立完整的财务证据链，实现全面无纸化。无纸化在归档前建立完整的财务证据链，确保企业会计档案归档工作的高效、准确。
合思档案核心模块：构筑数字化管理基石
合思档案的功能蓝图极具特色。它实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装，对电子会计档案进行全生命周期管理，涵盖采集、制、管、用四个关键环节。在智能采集方面，外部生态如OCR识别、RPA技术等，内部系统如EAI插件、API接口等，为档案数据的采集提供了多样化的途径。预归档服务包括集成服务、规则引擎、元数据服务等，确保档案数据的准确和规范。基础管理涵盖档案存储、检索、借阅、销毁等，保障档案的安全和有效利用。档案服务包括辅助审计、项目管理、统计分析等，为企业的决策提供有力支持。
业务层方面，内部产生记账凭证、报销单据、审批单据、会计账簿、会计报表等，外部接收银行回单、OA系统、CRM、SRM等。核算系统涉及财务系统、资金系统、销售订单、进项发票、销项发票、财政票据等。应用层有辅助审计、证据方案库、审计抽凭、穿行测试、单证备案、项目管理等，为企业的会计档案归档工作提供了全面的支持。
合思档案竞争优势：脱颖而出的关键所在
合思档案具有显著的竞争优势。自动化归档告别了重复性工作，让档案利用更加便捷高效。档案数据同源，透明流转，便于监控、分析。全流程合规化、自动化、数字化是其核心亮点。
在档案采集方面，开放式接口互联，可自主采集，大文件自动切割，数电票自动化解析。档案制档时，智能关联，自动组装，进行四性检测、业务检测，自定义版式文件。档案管理有精准权限管控，档案目录灵活扩展，水印管理，档号符合国标要求。档案利用可进行多维检索，一站式预览，在线借阅，异构系统联查，实物混序归档，可视化盘点档案数据。这些优势使得合思档案在电子会计档案管理领域脱颖而出，为企业提供了更加优质的服务。
合思档案成功案例：实践出真知
合思档案在众多企业的应用中取得了显著成效。好想你通过合思档案打破壁垒，实现数据同源，为财务人员提供了便捷的利用方式，一键联查，工作效率有效提升。自动组装功能让审计更加便捷，内外审计以档案数据为标准，纸质数据为辅，提升了审计效率。借助虚拟档案库房和二维码实现电子与实物匹配，查阅者查询电子即可定位实物位置。方案收益显著，减少了90%的人工耗时，总部接收减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时，预计减少综合成本20万元/年。
COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统后，实现了自动化归档和财务数据分析。去人工化减少了人力成本50%，提高了效率。资产化深度分析档案数据，满足了内审需求。方案收益明显，纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%，年节约成本5000万元，报销效率提升了300%。
云海肴通过合思落地财务数字化，提高了总部和门店业财融合效率80%。记账凭证、收支两端回单、电子发票全量不打印，线下只保留纸质发票及其粘贴单。财务档案利用便捷，多维检索能力满足了多场景查询需求，系统内可视化管理档案数据，一目了然。业财融合提升了80%，节省打印、存储等总体成本30万/年，财务提效90%。
金牌橱柜实现了统一存储，打破数据孤岛，整合凭证、单据、合同、回单等四证，统一储存，统一标准，统一管理。业务证据链完整，搭建了会计资料之间的关系，实现了以业务为核心的证据链条，业财一体双向穿透。数据共享，一站式查阅，以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，查阅便捷高效。银行回单无纸化，海量银行回单自动采集、切割、组装，实现全面无纸化管理，助力降本增效。方案收益显著，档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%，预估节省总体成本30万 +/年，档案合规性达到100%。
合思服务体系：坚实后盾保障企业发展
合思是专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币。秉承以客户为中心的服务理念，合思分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。截至目前，7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更大的价值。
回顾合思档案的成长历程，2017年电子会计档案平台“易会档”产品诞生；2020年全面面向市场，响应国家政策，开始帮助企业完成电子发票报销、入账、归档试点工作（第一批）；2021年以政策为导向，聚焦财务档案助力9个省份试点企业电子发票报销、入账、归档试点验收通过；2022年推出全新“单套制”解决方案；2023年升级为「合思档案」，深耕企业“单套制”落地最佳实践；2024年电子凭证中心上线全面支持9类电子凭证在企业中闭环管理。
《电子会计档案实践案例集》的发布，将进一步推动我国电子凭证数字化转型，打造电子凭证全链路智能流转的数智化新局面。合思档案在电子会计档案领域的不断探索和创新，为企业财务数智化转型提供了强大的动力和支持。如果您也想体验合思档案带来的高效、便捷的会计档案归档服务，不妨点击免费试用，开启企业财务数字化转型的新篇章。
