在当今竞争激烈的商业世界中，世界 500 强旗下的教育服务品牌无疑具有强大的影响力。然而，即使是这样具有实力的企业，在业务发展的征程中，也难免会遭遇一些棘手的难题。特别是在财务和档案管理领域，潜藏着诸多亟待解决的问题。今天，就让我们一同深入了解该企业在票据归档策略方面所面临的困境，以及合思如何为其量身打造解决方案，实现华丽转身。
业务困局：传统票据归档策略的重重阻碍
该教育服务品牌业务广泛，涉及多个领域，与之相伴的是众多相互独立的业务和财务系统。这些系统犹如一座座孤岛，数据之间无法实现有效互通。在这种情况下，结构化数据的提取变得异常困难，工作人员需要耗费大量的时间和精力去整理和分析数据。
以电子发票的处理为例，打印、查重、验伪等工作不仅耗时费力，还造成了纸张的大量浪费。在环保意识日益增强的今天，这种传统的处理方式显然已经跟不上时代的步伐。
实物存档同样是一个令人头疼的问题。大量的实物档案占用了大量的物理空间，企业不得不安排专人进行管理，这无疑增加了管理成本。而且，档案损坏的情况时有发生，这让企业面临着合规风险，一旦出现问题，可能会给企业带来严重的后果。
此外，不断重复的纸质档案录入操作不仅耗时长，还容易出错。发票、外部附件、凭证、账簿、报表等的装订要求极高，工作人员需要花费大量的时间和精力来完成这些工作。同时，实物凭证与业务分散，无法进行智能搜索和准确查找，档案查阅缺少留痕，无法多人借阅，导致档案资产的利用率极低。
合思妙方：创新票据归档策略全面登场
面对该企业在票据归档策略方面的诸多难题，合思凭借其丰富的经验和强大的技术实力，为其量身定制了全生命周期的电子化会计档案管理方案。
合思方案的档案数据来源广泛，涵盖了电子档案、自研 OA 等多个渠道。自动封装接口多达 40 种以上，能够广泛连接异构系统，企业无需进行大量的开发成本投入，就可以轻松实现档案数据的全面采集，真正做到档案应收尽收。
接口传输方式也十分多样，影像支撑、外部设备扫描、人工上传等多种方式，满足了不同场景下的档案数据传输需求。无论是何种类型的档案，都能够准确无误地传输到系统中。
该方案具备强大的自动归档功能，包括智能组单、四性检测等环节。从电子档案管理到实物档案管理，从档案借阅到档案移交，从档案鉴定到档案销毁，再到权限监控，涵盖了会计档案管理的各个环节，实现了全流程的自动化管理。
会计类档案管理范围也非常全面，内部的凭证、订单、会计账薄等，外部的纸质发票及影像、银行电子回单等，都在管理范围之内，为企业提供了一站式的档案管理解决方案。
落地实施：票据归档策略的稳步推进
合思方案的实施过程有条不紊，每一个步骤都经过精心策划和安排。
首先，通过广泛连接异构系统，实现了档案数据的全面采集。企业无需投入大量的开发成本，就能够将各个系统中的档案数据整合到一起，为后续的管理工作奠定了坚实的基础。
接着，利用接口传输方式，将各种档案数据准确无误地传输到系统中。无论是电子档案还是实物档案，都能够快速、安全地进入系统，确保了数据的及时性和准确性。
系统接收到档案数据后，会进行智能组单和四性检测。智能组单功能能够根据档案的类型和关联性，自动将相关的档案组合在一起，提高了档案管理的效率。四性检测则能够确保档案的准确性、完整性、可用性和安全性，为档案的长期保存和有效利用提供了保障。经过检测合格的档案，会自动进行归档，整个过程高效、便捷。
显著成效：新型票据归档策略的强大威力
经过一段时间的实施，合思方案取得了显著的成效。
年均 60 万 + 的会计凭证和 36 万 + 的银行回单的会计档案实现了线上单套制管理。以电子会计档案为核心，形成了多向、网状的管理结构，大大简化了会计管理流程，提高了工作效率。工作人员无需再为繁琐的纸质档案管理而烦恼，只需在系统中轻轻一点，就能够快速查询到所需的档案信息。
档案的查询方式也变得更加便捷。多维度穿透查询功能，让工作人员可以从不同的角度查询档案信息，大大提高了查询的准确性和效率。同时，以电子借阅为主的方式，简便高效，多人可以同时借阅同一档案，提高了档案的利用率。
通过试点改造，该企业实现了财务数据自动化率 91%以上。在企业规模翻倍扩张的情况下，财务人员数量仅发生个位数增长，管理效能得到了大幅提升。这意味着企业在不增加过多人力成本的情况下，能够处理更多的业务，实现了资源的优化配置。
财务会计档案电子化改造后，还大幅节约了物理存储空间和维护成本。企业无需再为大量的实物档案寻找存放空间，也无需投入大量的人力和物力进行档案的维护和管理，降低了企业的运营成本。
客户赞誉：票据归档策略赢得高度认可
该企业财务相关负责人对合思方案给予了高度评价。他表示，有信心在 2024 年实现财务数据自动化率 97%以上。这充分说明企业对合思方案的效果非常满意，并且有信心通过进一步的优化和改进，实现更高的目标。
以财务共享中心引领企业数字化运营，合思方案取得了显著的效果。企业在财务和档案管理方面的效率得到了极大的提升，为企业的发展提供了有力的支持。这也体现出企业对合思方案的充分认可和信赖。
行动号召：开启免费试用体验票据归档策略新变革
合思作为一款专为中小企业提供的智能财务收支管理系统，拥有差旅申请、商旅线上订购、发票采集等众多实用功能，能够简化报销流程，提高财务管理效率。
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众多客户的信赖和好评，已经证明了合思在业内的卓越地位。现在，就来免费试用合思，体验全新的票据归档策略，开启企业财务数字化转型的新篇章！
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