文档智能归档：合思档案引领企业财务档案管理新变革

在数字化浪潮的席卷下，企业财务档案管理正面临着前所未有的挑战。2025 年数电票将实现全覆盖，这意味着企业必须适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。数电票需经过验签、解析，以 XML 格式存档，XBRL 文件还要求写入财务入账信息，企业迫切需要专业的“电子会计档案管理平台”。

纸电混合时代，企业各层级人员都面临着诸多难题。企业高管要面对纸质档案管理成本高、占地大且数据难以分析利用的困境；财务人员被海量档案数据和繁琐的整理、核对工作压得喘不过气；业务人员则在报销纸质票据的漫长流程中耗费大量时间。同时，企业还存在高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。即便在推行数字化过程中，通过 OA 系统、资金系统解决了部分线上业务处理问题，但在归档、储存环节，纸质文件存储问题依旧影响着企业财务档案管理的合规性和全面数字化的实现。

在这样的背景下，合思档案解决方案应运而生，为企业提供了专业、高效的文档智能归档途径。

合思档案：多元方案满足多样需求

合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）与六大场景解决方案，如同一位全能的档案管理专家，广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配与应收尽收。
单套制解决方案实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装。业务及管理流程中，线上一套电子数据管理，让财务档案证据链完整，全面反映企业经营业务。档案数据之间建立起完整勾稽关系，相互可穿透查询，纸质原文件混序归档，大大提高了效率，真正做到会计档案不打印、应收尽收，确保档案数据完整、真实、合规。
档案扩展解决方案则赋予企业自定义档案类型的权力，实现全流程扩展管理。生成式 OpenAPI 和自定义档案目录帮助企业拓展档案管理范围，提供可扩展的档案目录和自动化的接口封装，让企业能根据自身管理需求自定义归档目录，实现不同档案类型的高效管理。
证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供多种组合形式的档案匹配组装能力，将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链。同时，创造性地提供财务视角下的完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障财务合规。这种多元的解决方案，为企业文档智能归档提供了全方位的支持。

功能模块：打造全面专业档案管理体系

合思档案拥有强大的功能模块，涵盖多源采集、智能制档、档案管理和档案应用等方面，为企业构建了一个全面专业的文档智能归档体系。
多源采集支持接口互联与自主采集。基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式 Open API 实现快速集成，预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，还支持自定义数据采集方案。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，支持多种便捷手动数据补录方式，如单张 PDF 大文件、多张回单/发票自动切割，自定义配置 Excel 导入模板实现结构化数据批量导入。
智能制档通过规则引擎自动组装，会计档案关联规则可视化配置，能让不同系统、不同类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，减少 90%人工匹配工作量。同时，还有辅助人工整理和关联任务执行进度可视化等功能。已完成业务证据链组装的档案数据可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。
档案管理具备权限管理精准管控的特点，支持自定义创建用户管理角色、隔离各核算账套数据权限、按照职能角色配置功能和操作权限以及水印权限管理范围自定义。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类、档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，支持灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口。系统还根据国家发布的档案行业标准规范预置档号、档案册号编制规则，同时支持根据企业制度自主排列、扩展等。
档案应用实现多维检索，满足多场景查询需求，支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。一站式预览，穿透联查，智能搭建多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。此外，还有多场景档案应用，如外部系统调阅、可视化盘点档案数据、档案借阅服务等。

核心亮点：合规高效智能数据处理强

合思档案具有诸多核心亮点，在合规性、高效性、智能化和数据处理能力方面表现卓越。
在合规性方面，合思档案严格满足国家政策要求，其电子会计档案合规性管理符合《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》《会计档案管理办法》等相关政策，支持电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力。关注档案全生命周期管理闭环，实现档案接收、保管、借阅、移交、鉴定、销毁全流程管控，具备有效的查验机制、防篡改等控制，建立了电子会计档案与其他纸质会计档案的检索关系，为企业文档智能归档提供了坚实的合规保障。
高效性上，合思档案能为企业节约成本，如 70%节约纸张成本、75%节约整理成本，同时提高检索效率，90%检索效率提升，还能实现 100%自动归档。强大的规则匹配能力最大程度减少人工介入，实现自动组装、归档，让企业在文档智能归档过程中省时省力。
智能化方面，合思档案拥有智能采集功能，通过外部生态的规则引擎、业务映射等和内部的 EAI 插件、API 接口等实现多渠道、多系统、多类型的会计资料采集管理。具备智能制档功能，通过规则引擎自动关联匹配及组装核心会计凭证，还有字段映射方便查询。在档案服务中提供全文检索、多值批量检索等智能化服务，为企业带来便捷高效的文档智能归档体验。
数据处理能力上，合思档案大数据解决方案深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询，能满足数电票时代企业海量电子数据的存储与应用需求，为企业的文档智能归档提供了强大的数据处理支撑。

角色价值：为不同人员带来实用效益

合思档案为不同角色带来了独特的价值。
对于 CEO/高管而言，合思档案能沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。通过降本增效，借助数字化手段节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营，推动企业在文档智能归档方面的数字化转型。
对于归档员/财务人员，合思档案可提高工作效率，告别重复低价值工作。档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析，让他们能轻松完成档案管理工作，提高档案利用效率，在文档智能归档过程中发挥更大的作用。
对于外部审计人员，合思档案能实现审计不进档案室，档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通补充审计资料，为审计工作提供了极大的便利，也体现了文档智能归档在审计环节的优势。

典型场景：实际应用彰显解决方案有效性

合思档案在多个典型场景中展现出了强大的有效性。
在企业日常档案管理场景中，合思档案可实现多系统采集数据，业务、财务数据应收尽收，自动匹配组装档案，会计凭证上下游单据树状结构呈现，档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯，简化装订流程，快速定位数据，减少打印与邮寄，让企业的日常文档智能归档工作更加高效有序。
在审计场景中，企业审计人员可通过电子会计档案系统，批量导出电子发票结构化数据，支持其进行审计分析工作。例如中交水规院在审计工作检查中，审计人员对电子会计档案系统所带来的便利性和安全性给予了肯定，体现了合思档案在审计场景中文档智能归档的优势。
在合规检查场景中，合思档案能满足电子化档案新规下的合规要求，如实现财务档案的安全存储，保护电子会计凭证的原生性，满足国家相关政策及试点单位要求，同时满足企业审计对于电子原件的要求。如共享中心统建档案管理系统案例中，实现了电子会计档案合规，为企业在合规检查场景下的文档智能归档提供了可靠保障。

成功案例：多类型企业见证显著成效

多个成功案例展示了不同类型企业使用合思档案后的显著成效。
年单据量 2.6 亿的企业，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。采用合思档案解决方案后，实现了多系统采集数据，自动匹配组装档案，档案管理电子化、借阅管理信息化，取得了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效的成效。如业务 + 财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构清晰，管理自动化程度提高，企业成本降低。以某月入库数据为例，数据加载 30s，关联匹配 15min，凭证与单据关联次数达 350 亿次，单据与单据关联次数达 800 亿次，充分体现了文档智能归档的高效性。
共享中心统建的集团型企业，存在档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。采用单套制管理方案后，实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策，整理匹配效率提升 80%，存储空间成本减少 300 册/年，释放 1/3，纸张打印成本减少 100 万张纸/年，在文档智能归档方面取得了显著的经济效益和环境效益。
多系统数据互联的企业，存在低效的档案管理现状和档案管理痛点。采用单套制管理方案后，实现了统一储存，打破数据孤岛，整合各类会计资料；业务证据链完整，实现业财一体双向穿透；数据共享，一站式查阅便捷高效；全生命周期管理可控，有效减低财务管控风险，预估节省总体成本 30W +/年，档案匹配耗时减少 84%，档案查询耗时减少 80%，为企业的文档智能归档带来了质的飞跃。
中国最大的 K12 民办教育集团之一，存在采集、存储、整理、利用等方面的低效档案管理问题。采用单套制管理方案后，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效，为教育行业的文档智能归档提供了成功范例。

市场定位：差异化优势凸显领先地位

合思档案是领先的单套制电子会计档案管理平台，在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，服务 6000 +企业客户，致力于为企业提供全方位财务数字化服务，助力企业实现业财融合，在文档智能归档领域占据着重要的市场地位。
其差异化优势明显。提供领先的单套制解决方案，实现便捷调阅不打印，混序归集免组装，符合数字社会、数字政府高效运行的文件管理模式，是我国电子文件管理模式调整的目标和方向。具有广泛连接的能力，能连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统。自主研发工具包，具有更加强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放，能满足接收管理数电票的能力，及时应对变化，为企业的文档智能归档提供了独特的优势。

合思档案坚持以客户为中心，助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。在当前经济环境下，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择，合思档案将持续为企业提供优质的电子会计档案管理解决方案，推动企业的文档智能归档工作不断前进。

合思档案在市场上已经取得了显著的成绩，服务众多知名企业，未来将不断创新和发展，为更多企业带来更高效、更智能、更合规的档案管理体验。如果您想体验合思档案带来的文档智能归档优势，不妨点击免费试用，开启企业财务档案管理的新征程。