在当今竞争激烈的商业环境中，财务数智化已经成为企业提升竞争力的关键因素。北京合思信息技术有限公司作为一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借其敏捷的财务收支管理平台，帮助众多企业挖掘出更多净利润。合思在财务数字化领域积累了丰富的经验，为企业提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位的财务数智化服务。下面，我们就通过北京动力源科技股份有限公司的案例，来深入了解合思在费用报销审批方面的卓越解决方案。
动力源的发展困境与报销难题
北京动力源科技股份有限公司成立于1995年，是我国电源行业的先驱者，也是第一家在上海证券交易所主板上市的电源企业。该公司业务聚焦于数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，其产品广泛应用于国家重点建设项目，在2022年3月更是入选了北京市专精特新“小巨人”企业。
早在2011年，动力源就开启了财务数字化转型和业财融合的征程，先后自建了费控系统、采购管理系统等多个系统。然而，随着业务的不断发展，这些系统逐渐暴露出诸多问题。费用报销审批流程整体复杂，系统之间存在较高的壁垒，实际效果与预期差距较大。
多系统操作体验差是动力源面临的一大难题。员工在进行申请单提交时，需要在各个系统间频繁切换，这不仅浪费了大量时间，还降低了工作效率。而财务人员在处理报销数据时，需要手工录入系统，发票验真、查重等工作也只能手工进行，导致假票、错票、重票情况难以避免。差标核对、贴票、制证等基础性工作占据了财务人员大量的时间和精力。
系统割裂、数据分散、信息滞后也是不容忽视的问题。同一个报销信息，审批、预算、差标分散在多个系统中管理，无法及时联动。这使得财务制度难以落地，数据报表依赖手工统计，耗时费力。管理者无法实时掌握数据信息，也就无法对业务运营进行及时的调整和优化，费用报销审批工作陷入了困境。
合思定制解决方案
面对动力源的诸多问题，合思为其量身定制了一套全面的解决方案。
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系统集成：数据互通的桥梁
合思将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控进行同步，同时将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步。通过这种方式，实现了订单支出成本的实时归集和统计，为费用报销审批提供了准确的数据支持。 -
无需报销：重塑商旅流程
合思提出了“无需报销”的创新理念，颠覆性地重塑了商旅出行流程。业务人员因公消费时，无需垫资、无需开票，极大地提升了员工的幸福感。同时，消费过程受到申请单和差标管控，确保了消费的合规性。财务人员可以统一对账，系统自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单，发票明细自动绑定，凭证自动生成，最后一键归档。这一系列自动化操作，大大简化了费用报销审批流程。 -
强大连接：打破数据壁垒
合思费控系统具有强大的连接能力，采用Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持以标准化方式对接第三方系统。在实际应用中，待审批信息能够自动同步到各部门负责人，业务数据也能跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计效率，有效打破了数据流转壁垒。
方案实施步骤
合思的解决方案实施过程有条不紊，确保了项目的顺利推进。
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系统集成先行
首先进行系统集成工作，将动力源现有的HR、BPM等系统与合思费控进行数据同步对接。通过详细的规划和精准的技术操作，确保基础数据和业务数据能够在不同系统之间顺利流通，为后续的费用报销审批工作奠定了坚实的基础。 -
商旅流程优化
针对商旅出行流程，在合思费控系统中设置好申请单和差标管控规则。同时，引导员工使用合思商城进行因公消费，实现免垫资、免开票等操作。通过培训和宣传，让员工尽快熟悉新的流程和操作方式，提高工作效率。 -
数据流转打通
利用Open API和自定义流程引擎技术，打通与第三方系统的数据流转。实现待审批信息和业务数据的自动同步，确保各个环节的信息及时、准确，提高费用报销审批的整体效率。
显著成果与效益
通过合思解决方案的实施，动力源在费用报销审批方面取得了显著的成果和效益。
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操作体验革新
多系统集成使得数据互通，员工的操作体验得到了全面革新。员工报销周期从原来的较长时间缩短了3周，效率提升了300%。这不仅让员工能够更快地拿到报销款项，也提高了员工的满意度。 -
会计成本节约
会计工作量大幅缩减，人员成本节约了50%。员工申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大地缩短了员工填报时间，简化了报销流程，提升了使用体验。员工因公消费时，多渠道同屏比对，全场景无需垫资，减轻了员工的经济压力。 -
费控合规高效
财务审批有了明确的依据，费控更加合规，结算更加统一。财务人员无需再将大量时间花费在发票校验真伪、认证、审计等流程上，降低了基础工作压力。从手动制作单据到智能制单，财务人员能够节省更多精力去做更有价值的工作，如财务分析和决策支持。 -
全程管控升级
管理实现了从事前预算、事中控制到事后分析的全程管控，管理者能够实时了解企业经营数据。他们可以随时随地查看财务数据，动态掌握企业信息，通过综合分析报表发现问题，并对业务运行做出高效、及时、准确的决策。彻底摆脱了企业传统费控先发生后退责的“盲盒”模式，提升了企业的管理水平和决策能力。
客户高度评价
动力源通信、海外业务财务总监陈华林对合思的解决方案给予了高度评价。他表示，企业数字化转型初期，往往过度关注系统的流程性与功能性，却忽视了根本问题。因此，将管理方案嵌入财务信息系统，强调处理时效，实现精细化管理降本增效，其实更有意义。面对复杂的需求，合思总能第一时间解决，合作只是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。
开启财务数字化之旅
众多像北京动力源科技股份有限公司这样的企业，在合思的帮助下实现了财务数字化转型，取得了显著的成果和效益。如果你也希望提升企业的财务效率、降低成本、实现合规经营，不妨选择合思，开启财务数字化之旅。现在，你可以免费试用合思的财务数智化解决方案，亲身感受其为企业带来的变革和价值。
