在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务管理也正经历着深刻的变革。以金牌橱柜家居科技股份有限公司为例，我们来看看合思如何凭借先进的会计档案电子化管理系统，助力企业解决财务档案管理难题。
金牌橱柜家居科技股份有限公司成立于1999年，作为国内高端整体厨柜及定制家居的专业服务商，它拥有国家认定厨房工业设计中心，还是国家认定的“智能制造示范企业”。其业务版图遍布全球，有超4000家高端品牌专卖店，海内外建有5大专业生产基地，92家归档主体，企业人数达6000 +。庞大的业务规模带来了海量的财务数据，年记账凭证量高达2198061张，年业务单据量494949张，年银行回单量177744张，年发票量123247张。在传统的财务档案管理模式下，装订配耗时预估66天/年，档案查找耗时预估30天/年，打印成本预估180000元/年，存储空间成本90000元/年，打印成本100000元/年。这一系列数据充分显示出传统财务档案管理的繁琐与高成本。
管理困局：金牌橱柜财务档案现状剖析
在财务档案管理方面，金牌橱柜面临着诸多难题。在整理环节，会计档案散落于各个系统之中，档案数据难以有效利用。财务人员需要逐一打印、手工匹配、组装、装订、上架，整个过程不仅耗费大量的人力和时间，而且容易出现错误。在保管环节，财务临时保管1年，1年后才移交综合档案管理，这中间涉及到资料的多次转移和交接，增加了管理的复杂性。在存储环节，采用独立档案室管理，存放纸质档案，不仅占用大量的物理空间，而且存在档案损坏、丢失的风险。在管理利用方面，以纸质档案管理为主，每年提供实物稽查时，需要人工逐一翻查，效率低下，难以满足企业快速发展的需求。会计档案电子化管理系统的缺失，使得金牌橱柜的财务档案管理陷入了困境。
智慧之钥：合思量身定制解决方案
合思针对金牌橱柜的这些痛点，提供了一套全面的会计档案电子化管理系统解决方案。首先是统一存储，打破数据孤岛。合思将凭证、单据、合同、回单等四证进行整合，统一储存，统一标准，统一管理。通过会计档案电子化管理系统，所有的财务数据都集中在一个平台上，实现了数据的高效整合和共享。其次是业务证据链完整，搭建会计资料之间的关系，实现以业务为核心的证据链条，业财一体双向穿透。这样一来，财务人员可以清晰地了解每一笔业务的来龙去脉，为企业的决策提供有力的支持。再者是数据共享，一站式查阅。以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，查阅便捷高效。财务人员只需在系统中输入关键词，即可快速找到所需的档案信息，大大提高了工作效率。最后是银行回单无纸化，海量银行回单自动采集、切割、组装，实现全面无纸化管理，助力降本增效。会计档案电子化管理系统使得银行回单的处理更加便捷，减少了纸质回单的打印和存储成本。
落地征程：方案实施稳步推进
合思凭借其先进的技术和专业的服务，为金牌橱柜量身定制方案，并逐步推进方案落地实施。在项目实施过程中，合思的专业团队与金牌橱柜的财务人员密切合作，深入了解企业的业务流程和需求。他们根据金牌橱柜的实际情况，对会计档案电子化管理系统进行了个性化的配置和优化，确保系统能够与企业的现有业务系统无缝对接。同时，合思还为金牌橱柜的财务人员提供了全面的培训，帮助他们熟练掌握系统的操作和使用。在合思的努力下，会计档案电子化管理系统在金牌橱柜顺利上线，为企业的财务档案管理带来了全新的变革。
显著成效：合思方案带来丰硕成果
合思的会计档案电子化管理系统为金牌橱柜带来了显著的成果与效益。档案匹配耗时减少了84%，大大缩短了财务人员的工作时间，提高了工作效率。档案查询耗时减少了80%，使得财务人员能够快速获取所需的档案信息，为企业的决策提供了及时的支持。预估节省总体成本30万 +/年，包括打印成本、存储空间成本等，有效降低了企业的运营成本。同时，档案合规性达到了100%，确保了企业财务档案的管理符合相关法规和标准。会计档案电子化管理系统的应用，让金牌橱柜的财务档案管理更加高效、规范、安全。
高度认可：金牌橱柜盛赞合作成效
金牌橱柜相关负责人表示，合思的解决方案极大地提高了公司财务档案管理的效率，降低了成本，实现了档案管理的数字化转型，是一次非常成功的合作。通过会计档案电子化管理系统，公司的财务人员从繁琐的纸质档案管理工作中解放出来，能够将更多的精力投入到财务分析和决策支持等核心工作中。同时，系统的高度安全性和合规性也让公司对财务档案管理更加放心。金牌橱柜对合思的专业服务和技术实力给予了高度评价，并希望未来能够继续深化合作，共同推动企业的数字化发展。
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