在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务数字化转型已成为提升竞争力的关键举措。以北京动力源科技股份有限公司为例，这家成立于1995年的企业，是我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务聚焦数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，产品广泛应用于国家重点建设项目。2022年3月，动力源更是入选北京市专精特新“小巨人”企业。公司拥有约2400名员工，下设8家子公司，在全国有30多个办事处，还在印度、巴基斯坦等国家设立了分支机构，涵盖24个1级部门、81个2级部门，分别归属5个业务线和2个营销中心。如此庞大的规模和复杂的业务体系，让动力源在财务数字化方面面临着诸多需求与挑战，其中差旅发生记录管理便是重要一环。
转型困境：财务数字化迷雾中的摸索
2011年，动力源便开启了财务数字化转型和业财融合的征程，先后自建了费控系统、采购管理系统等。然而，前行的道路并非一帆风顺，公司在差旅发生记录管理等方面遇到了重重困难。
首先，多系统操作体验差、手工录入合规难的问题十分突出。员工在进行差旅发生记录管理时，申请单需在各系统间频繁切换提交，报销数据需财务手工录入，发票验真等工作也靠手工完成。这不仅导致工作效率低下，还容易出现假票等情况，大量基础性工作占据了员工和财务人员的时间。
其次，系统割裂、数据分散、信息滞后的状况严重影响了差旅发生记录管理的效果。同一个报销信息分散在多个系统管理，无法及时联动，财务制度难以落地，数据报表依赖手工统计，管理者无法实时掌握差旅发生记录等数据信息，这给企业的财务管理和决策带来了极大的困扰。
此外，动力源业务覆盖面广、报销模式复杂，业务人员高频深入全国各乡镇开展项目，差旅发生记录涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作繁琐。不同类型费用支付方式不同，进一步增加了差旅发生记录管理的难度。
合思方案：照亮财务数字化转型之路
面对动力源在财务数字化转型过程中遇到的种种问题，合思为其提供了一套全面的解决方案，在差旅发生记录管理方面发挥了重要作用。
合思采用了合思费控 + 合思商城 + 合思BI + 开放平台的组合方案。在系统集成方面，将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控同步；将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步，实现订单支出成本的实时归集和统计，这也为差旅发生记录管理提供了更准确的数据支持。
无需报销模式的引入，彻底改变了差旅发生记录管理的方式。业务人员因公消费免垫资、免开票，消费受申请单&差标管控，消费即合规。财务统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单，发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档。这种模式让差旅发生记录管理更加高效、便捷。
合思系统连接能力强，运用Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持标准化方式对接第三方系统，打破数据流转壁垒。待审批信息自动同步各部门负责人，业务数据跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计效率，使差旅发生记录管理更加流畅。
实施步骤：步步为营构建数字化体系
合思解决方案的实施是一个严谨且有序的过程，在差旅发生记录管理方面也进行了精心布局。
首先，对动力源现有的各系统数据进行梳理和分析，确定数据同步的规则和范围，完成HR系统、BPM系统与合思费控的对接。这一步骤为差旅发生记录管理提供了准确的数据基础，确保各系统之间的数据能够准确、及时地流转。
接着，为动力源员工进行系统使用培训，包括合思费控、合思商城的操作方法，以及无需报销流程的讲解。员工们学会了如何在系统中准确记录差旅发生情况，提高了差旅发生记录管理的准确性和规范性。
在系统上线初期，安排专业的技术支持团队，实时解决动力源在使用过程中遇到的问题，确保系统稳定运行。差旅发生记录管理涉及大量的数据和业务流程，系统的稳定运行至关重要。
定期对系统的使用情况进行评估和优化，根据动力源的业务变化和需求，调整系统功能和流程。这样可以确保差旅发生记录管理系统始终适应企业的发展需求。
显著成效：差旅发生记录管理焕新颜
合思解决方案实施后，在差旅发生记录管理等方面取得了显著的成果与效益。
多系统集成，数据互通，操作体验全面革新。员工报销周期缩短3周，效率提升300%，差旅发生记录的处理更加高效。会计工作量大幅缩减，人员成本节约50%，让企业在差旅发生记录管理方面节省了大量的人力成本。
员工申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大缩短员工填报时间，简化报销流程，提升使用体验。因公消费多渠道同屏比对，全场景无需垫资，差旅发生记录管理更加便捷、透明。
财务审批有依据，费控更合规，结算更统一。财务人员无需将时间花费在发票校验等流程，降低基础工作压力，从手动制作单据到智能制单，节省更多精力做更有价值的工作，差旅发生记录管理更加规范、专业。
客户评价与行动号召
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示：“面对复杂的需求，合思总能第一时间解决，合作只是服务的开始，未来我们还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。”差旅发生记录管理作为企业财务管理的重要组成部分，合思解决方案为动力源带来了显著的提升。
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