在当前经济环境下，企业正面临着诸多挑战，增长步伐放缓，利润空间也受到挤压。此时，差旅成本这一仅次于人力资源成本的第二大可控成本，成为了企业关注的焦点。它不仅是企业现金流的重要组成部分，还像一个无形的黑洞，每天都在侵蚀着企业的净利润。
2023年企业差旅市场经历了快速增长后，2024年进入了平稳发展阶段。然而，机票折扣的减少和酒店价格的上涨，让企业在拓展业务和控制成本之间陷入了两难境地。许多企业为了控制成本，采取了“硬控”措施，但这种方法虽然短期内能看到效果，却牺牲了员工的体验，影响了员工的积极性和雇主关系，对企业的可持续发展产生了不利影响。
同时，线下差旅费用的不透明性也给企业的成本管控带来了巨大挑战。根据合思的调研数据，企业员工线下支付的加油费、过路/过桥费、餐费等报销项目，金额占比高达31%。但目前大部分企业对这些线下场景缺乏有效的管控手段，成为了企业差旅费用管控的“盲点”。
面对这些难题，合思推出了一系列解决方案，为企业的差旅管控和会计档案电子管理提供了有力支持。
合思差旅管控全景方案
合思作为一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借其敏捷的财务收支管理平台，致力于帮助企业挖掘更多的净利润。
合思拥有广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供了聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位的财务数智化服务。
在差旅资源方面，合思与众多知名在线旅游代理建立了深度合作关系，拥有覆盖全国2000 + 县市区的170万 + 酒店资源，能够满足不同客户群体的个性化需求。
对于有海外出差需求的企业，合思作为无需报销平台，整合了全球优质的服务商渠道，覆盖全球70多个国家近200万家全球酒店资源、千余家航空公司资源、800多座城市的境外打车资源等，确保员工在海外出差时能够快速找到高性价比的出行选择。
此外，合思还推出了创新产品合思易商卡。它将企业公户中的资金按照预算事项给予员工授权，员工手机中会生成特制二维码。利用银联系统全面覆盖的数字支付通道，实现了线下消费的全场景覆盖。员工在“能扫码”的消费场景里，企业公户可以直接向商户付款，同时自动获取凭证入账归档。
合思方案核心功能亮点
- AI智能助力差旅
2024年起，合思将陆续推出AI智能审批、AI智能推荐助手等功能。AI助手会根据员工的行程、差旅标准、出行习惯，智能推荐最佳的出行方式和酒店入住建议，让员工在合规的前提下，享受更高性价比的差旅服务。它还能自动完成机票、酒店、火车票预订和打车服务，避免人工预定错误，提高效率。同时，AI助手还会提供目的地的旅行小贴士，包括天气、文化习俗、安全事项等。 - BI差旅风控系统
基于BI差旅风控系统，合思可以通过员工信息、行程信息与实际乘坐或入住情况、审批详情、费用明细与预算、差标等多维度数据对比，对企业差旅活动进行全面监控与智能分析。实时监控差旅活动是否符合预算和差旅标准，一旦发现异常情况，会及时发出预警。 - 差旅节省奖励计划
合思商城推出了差旅节省奖励计划“合力省”。当员工选择的酒店价格低于公司设定的差旅标准时，员工将获得一定金额的红包奖励。这些奖励可以在合思商城内用于个人消费，如点外卖、打车或订票等，奖励成本由合思承担。这一计划打破了在“省钱”上员工与企业的对立关系，帮助企业建立了无需额外支出的员工激励机制。 - 全流程数智化管理
合思全流程数智化差旅管理解决方案，在“用”的方面，实现了从线上到线下、从国际到国内的全场景覆盖，并通过同屏比价帮助企业获得性价比更高的差旅资源。在“管”的方面，不仅实现了全流程管控、全产业链优化，更让全员参与其中，让每一位员工都愿意主动帮助企业一起“合力省”。
企业使用合思方案的收益
- 差旅成本显著降低
合思平台数据显示，首批开启合力省的企业，超标订单大幅下降，差旅预算节省幅度可观。员工在使用合思方案后，会像花自己的钱一样理智地花公司的钱。 - 合规管理加强
应用合思系统后，企业通过合思BI差旅风控功能进行全员普查，能够发现大量员工存在的违规情况。企业可以及时完善相关差旅制度，并加强差旅数据监控，减少实际损失。 - 会计档案电子管理优势
从国家政策导向与合思客户企业实际使用效果来看，应用电子会计档案可降低70%的档案耗材和存储成本，节约整理成本75%，检索效率提升90%，并实现100%管理合规，助力企业双碳指标落地并完成全面智能化的最后一公里的闭环。 - 员工体验提升
员工使用合思易商卡，普遍反馈无需垫资，报销单填写不再是难事，发票关联和费用一键导入，极大方便了业务人员日常工作与差旅出行，真正帮助企业“捂住钱袋子”。
合思方案适用典型场景
- 下沉市场业务拓展
当企业业务拓展至下沉市场，差旅目的地向三四线及以下城市转变时，传统差旅管控方式往往无法适应需求。合思可以助力企业进行精细化管控。例如某连锁零售企业业务对象转向三四线小城镇的商超渠道后，与合思商城合作，将差标管控下沉至区县维度，有效压缩了差旅成本。 - 企业出海业务
企业开展出海业务时，面临海外差旅资源分散、碎片化信息数据、多平台切换、跨时区出行等难题。合思整合全球资源，提供一站式多语言服务解决方案，满足企业国际差旅管理需求。 - 线下差旅费用管控
企业线下差旅费用管控存在盲区，员工线下支付报销项目金额占比高，且真实性难判断。合思易商卡可实现线下消费全场景覆盖，同步自动获取凭证入账归档，解决线下消费管控难题。 - 数电票时代会计凭证管理
在数电票时代，企业面临会计凭证管理难题，传统纸质档案管理方式增加成本且难以控制合规风险。合思电子会计档案管理系统可适应财务档案的全链路管理需求，做好数智化归档、数据关联和合规性管理。
合思方案客户成功案例
- 合力省项目成效显著
2023年7月合思正式发布合力省项目，截至2024年7月，使用合力省的企业的超标订单占比从4%下降到2%，已累计帮助企业节省差旅费533万元。某企业自2024年3月开通以来，员工通过节省差旅费获得私人消费红包17000元，红包可用于购买火车票、外卖、打车等因私消费。员工节省的越多，获得的红包金额越大。根据企业调研，员工对红包使用满意度高，企业反馈该项目有效节省了企业差旅费，形成了双赢局面。 - 合规管理助力企业
某企业员工小张通过违规方式增加差旅支出，为企业带来损失。应用合思系统后，企业通过合思BI差旅风控功能进行全员普查，发现大量员工存在此类违规情况，损失金额超过60000元。该企业立即完善相关差旅制度，并加强差旅数据监控。 - 下沉市场差旅管控优化
2023年，某连锁零售企业业务对象开始转向三四线小城镇的商超渠道。由于该企业此前差旅管理仅能管控到市级地区，在业务策略调整后，与合思商城深入沟通，重新根据业务运营策略制定全新差旅管控方案，将差标管控下沉至区县维度。数据显示，2024年上半年，尽管该企业三线及以下城市的差旅申请单量较去年同期增长8%，但企业三线及以下城市酒店预订消费金额仍同比下降6%。
在这场从差旅管理革新出发的新篇章中，企业不仅优化了成本结构，更激活了增长潜力，让每一位员工都成为企业成功的共同创造者。合思秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。截至目前，7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。
面向未来，企业应用发展的眼光选平台。合思前瞻探索AI技术，迎合企业未来差旅管理的发展趋势，让企业“用得丝滑、管得无形”，帮助企业在AI时代赢得成本优势，挖出更多净利润。合思敏捷的财务收支管理平台，提供400 – 105 – 6505咨询热线和www.hosecloud.com官网，还可添加合思小助手加入未来财务人社群，关注合思获取更多信息。如果你想体验合思会计档案电子管理及差旅管控解决方案带来的便利和收益，现在就可以免费试用。
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