合思档案：开启会计档案电子管理新时代

在纸电混合的时代浪潮中，企业的档案管理正面临着重重挑战。企业高管为纸质档案高昂的管理成本和庞大的储存占地而忧心，档案数据如同沉睡的宝藏，难以被挖掘分析和有效利用。财务人员每日在大量档案数据的手动匹配与核对中忙碌，工作枯燥且效率低下。业务人员则被繁琐的纸质票据报销流程束缚，耗费大量时间和精力。

同时，企业还承受着高显性成本、高隐形成本和高合规风险的压力。纸质凭证输出的耗材成本居高不下，档案室和档案柜占据了大量空间；手工装册归档不仅重复劳动量大，而且查询调阅的精准度低，数据无法充分发挥价值；电子会计凭证缺乏有效的管理手段，纸质档案还可能因不可抗力因素损坏，给企业带来巨大损失。

即便企业在数字化推行过程中，通过建设 OA 系统、资金系统等解决了部分线上业务处理问题，但在归档和储存环节，仍然无法摆脱纸质文件和线下载体的困扰，这严重影响了企业财务档案管理的合规性和全面数字化进程。随着 2025 年数电票全覆盖的临近，企业财务档案管理面临着全新的挑战，急需专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的要求。

而合思档案，正是为解决这些难题而生，为企业提供了全方位、一站式的会计档案电子管理解决方案。

多元方案 精准适配不同场景

合思档案深知企业在不同场景下的档案管理需求各不相同，因此提供了领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案。它能够广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据和自定义档案的自动匹配与应收尽收。

单套制解决方案带来了便捷调阅、免打印的全新体验。它实现了混序归集，无需繁琐组装，只需在线上管理一套电子数据，就能确保财务档案证据链完整。纸质原文件混序归档，大大提高了工作效率，真正做到了会计档案不打印、应收尽收，保证了档案数据的完整、真实和合规。

档案扩展解决方案则为企业提供了更大的灵活性。企业可以自定义档案类型，实现全流程扩展管理。通过生成式 OpenAPI 和自定义档案目录，企业能够轻松扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。

证据链完整性解决方案借助可视化的规则引擎，提供了多种组合形式的档案匹配组装能力。它能够依照不同类型档案的规则，将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整的档案证据链，为企业的财务合规保驾护航。

核心功能 铸就档案管理优势

合思档案拥有一系列强大的核心功能，这些功能亮点突出，让企业在档案管理方面脱颖而出。

多源采集功能实现了接口互联和自主采集。基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式 Open API 实现快速集成，同时预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。此外，它还支持自定义数据采集方案，满足企业多样化的需求。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，合思档案提供了多种便捷的手动数据补录方式，实现自主补录。

智能制档功能通过规则引擎自动组装，实现了会计档案关联规则的可视化配置。不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，减少了 90%的人工匹配工作量。同时，它还提供关联检索、全文检索等辅助功能以及手工关联、手工解绑等修正操作，并且关联任务执行进度可视化，让企业对档案管理过程一目了然。

专用格式版式文件功能可自主采集结构化字段信息，使财务档案更加“轻量”。它摆脱了传统文件存储形式，实现了数据与可读文件的实时转化，降低了企业档案存储成本。此外，它支持自定义企业专用、个性化版式文件，档案盒内清单表、档案盒二维码等版式文件都可以自定义调配生成，大大增强了档案的可扩展性。

“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案严格按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设。它围绕财务数据文件、文件与文件之间的业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅、可追溯。

显著收益 助力企业高效发展

企业使用合思档案能够获得显著的收益，在成本节约、效率提升和合规保障等方面都有出色表现。

在成本节约方面，合思档案能够显著降本增效，帮助企业更有效地“收紧钱袋子”。它让企业彻底告别传统手工归档，实现档案不打印，例如可为企业节约 70%的纸张成本和 75%的整理成本。

在效率提升方面，电子会计档案管理成为闭环全量业财系统的“连接器”，补足了企业信息化建设的空白，拉通了业财税档全链路。同时，它让数据“活起来”，通过多维检索、一站式预览、穿透联查等功能，便于企业使用人员快速查找完整业务链数据，满足企业档案数据精细化管控的需求，真正实现了从数据到决策的转变，发挥了档案数据的价值。

在合规保障方面，合思档案实现了资源重组，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升，保障了企业财务档案管理的合规性，最终助力企业实现全面数字化，实现企业效益最大化。

灵活应用 满足多样场景需求

合思档案在不同场景下都有着出色的应用，体现了其强大的适用性和灵活性。

在档案管理场景中，权限管理精准管控。它支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围也可自定义。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类，档案字段可以自定义维护、新增创建、设置表单主键等，能够灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口。

在档案应用场景中，多维检索满足了多场景查询需求。它支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，还支持批量检索。一站式预览和穿透联查功能，智能搭建多种类型组合关系结构树，实现了业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。此外，它还支持外部系统调阅，可视化盘点档案数据，提供档案借阅服务。

在数电票管理场景中，数电票解决方案实现了多渠道获取、验签、解析、自动填报、入账、封装、归档端到端全流程自动化。它支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的 9 类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL 封装、归档等操作，实现了数电票全流程闭环管理。

在实物档案管理场景中，实物备查功能智能区分纸电标识，实现了线上、线下高度关联。它能够实现实物档案全流程管理定位，服务实物档案全流程线上化管理，例如支持打标 – 到单 – 装盒 – 上架流程，集团共享、批量作业，提供线下实物备查清单及档案装盒清单。

成功案例 见证可靠解决方案

合思档案在不同企业的成功应用案例，充分证明了其有效性和可靠性。

某企业年单据量高达 2.6 亿，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化、借阅管理信息化。取得了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效的显著成效，如数据加载仅需 30 秒，关联匹配 15 分钟，凭证与单据关联次数达到 350 亿次，单据与单据关联次数 800 亿次。

某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临着档案管理流程复杂、凭证附件标准/会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理等问题。合思档案的单套制管理方案实现了标准化落地，确保了电子会计档案合规，低碳环保。整理匹配效率提升了 80%，存储空间成本减少了 300 册/年，释放了 1/3 的空间，纸张打印成本减少了 100 万张纸/年。

某企业存在低效的档案管理现状，如档案管理散落各系统、检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理为主易损坏丢失、电子发票和回单存档不合规范等问题。合思档案的数据集成方案、业务检测方案和跨系统调阅方案取得了统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理的成效，预估节省总体成本 30W + /年，档案匹配耗时减少 84%，档案查询耗时减少 80%。

某中国最大的 K12 民办教育集团之一的企业，在档案采集、存储、整理、利用方面存在诸多问题。合思档案的数据集成方案、智能化制档方案和电子原文件独立管理方案，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，实现了档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

在当前经济环境下，电子会计档案已成为企业数字化建设的必然选择。合思档案已助力众多企业解决档案管理痛点，实现了财务无纸化、低碳发展、数字化转型。广东某高校、中交集团、好想味、海亮教育科技服务集团等众多事业单位、央企、行业领军企业和国家试点企业都已选择合思档案。

合思档案拥有广泛的服务网络，在北京、上海、杭州等多地设有服务地点，联系电话为 400 – 105 – 6505，网站为 www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和微信小程序了解更多信息。合思秉承以客户为中心的服务理念，持续迭代产品，聆听用户需求，让每一个企业都能更好享受数字化转型带来的降本增效。

如果您的企业也想解决档案管理难题，开启数字化转型之旅，不妨现在就联系我们，还能免费试用合思档案，体验高效档案管理的魅力！