合思档案：开启会计档案数字存档新时代

在当今纸电混合的时代，企业的档案管理宛如置身于迷雾之中，面临着重重困境。企业高管们被纸质档案管理的高成本、大占地以及数据难以分析利用等问题所困扰；财务人员则深陷于海量档案数据的整理、匹配与核对工作中，苦不堪言；业务人员也为报销纸质票据的繁琐流程而烦恼不已。

从成本角度来看，纸质凭证输出的耗材成本居高不下，档案室、档案柜等存储空间需求巨大，这是显而易见的高显性成本。而手工装册归档的重复性工作，查询调阅条件的粗糙，以及数据无法有效利用等问题，则构成了难以察觉的高隐形成本。此外，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，不可抗力还可能导致纸质档案损坏，这使得企业面临着高合规风险。

尽管企业在数字化推行过程中，通过 OA 系统、资金系统等解决了部分线上业务处理问题，但在归档和储存环节，纸质文件储存以及数据存储线下载体的问题依然存在，无法保证档案的原生性，难以确保企业财务档案管理的合规性。特别是 2025 年数电票全覆盖的目标，给企业财务档案管理带来了新的挑战。数电票管理要求特殊，如须经过验签、解析以 XML 格式存档，XBRL 文件要求写入财务入账信息等，企业急需专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

在这样的背景下，合思档案应运而生，为企业提供了一套完善的会计档案数字存档解决方案，能够有效解决上述诸多痛点。

合思档案解决方案全景呈现

合思档案为企业提供了领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，就像一位全能的管家，能够满足企业在不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收。

单套制解决方案更是独具优势。它实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装。业务及管理流程包含实物流转和电轨运行，线上仅需一套电子数据管理，就能保证财务档案证据链完整，全面反映企业经营业务。档案数据之间建立了完整的勾稽关系，相互可穿透查询，纸质原文件混序归档，大大提高了效率。会计档案无需打印，应收尽收，确保档案数据完整、真实、合规。

档案扩展解决方案则赋予了企业更大的自主性。它可自定义档案类型，实现全流程扩展管理。生成式 OpenAPI 和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化，企业可根据自身管理需求自定义归档目录。

证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供不同组合形式的档案匹配组装能力。依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链。它还创造性地提供财务视角下的完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障财务合规。

合思档案核心功能亮点揭秘

• 多源采集：数据汇聚的智慧桥梁
  基于跨系统数据集成要求，合思档案提供自动生成式 Open API 实现快速集成，预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，它支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，也有多种便捷手动数据补录方式，如单张 PDF 大文件、多张回单/发票自动切割，自定义配置 Excel 导入模板实现结构化数据批量导入。

• 智能制档：数据整合的魔法之手
  会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。智能关联减少了 90% 的人工匹配工作量，还有关联检索、全文检索等辅助功能和手工关联、手工解绑等修正操作，关联任务执行进度可视化。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。

• 专用版式：档案存储的轻量革命
  专用格式版式文件自主采集结构化字段信息，让财务档案更加“轻量”，摆脱传统文件存储形式，实现数据与可读文件实时转化，降低企业档案存储成本。它支持自定义企业专用、个性化版式文件，档案盒内清单表、档案盒二维码等版式文件自定义调配生成，档案可扩展性更强。

• 双模检测：数据安全的坚实防线
  “四性检测 + 业务检测”双模式检测方案按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅、可追溯。

合思档案用户收益解析

使用合思档案，企业能够获得显著的收益。
首先是显著的降本增效。彻底告别传统手工归档，档案无需打印，真正实现了更有效的“收紧钱袋子”。例如，能节约 70% 的纸张成本、75% 的整理成本。
其次，电子会计档案管理成为闭环全量业财系统的“连接器”，补足了信息化建设的空白，拉通了业财税档全链路。
再者，让数据“活起来”，真正利用档案数据，实现数据价值。通过多维检索满足多场景查询需求，一站式预览实现凭证、业务单据、发票、银行回单等穿透联查，告别数据割裂问题。
最后，资源重组实现企业效益最大化。前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升。企业的档案管理电子化、信息化，借阅管理、档案室管理规范化。

合思档案典型场景应用展示

• CEO/高管：决策数智化的得力助手
  对于 CEO/高管而言，合思档案能够沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。同时，它还能提升财务服务效率，打响数字化转型决胜之战，降本增效，借助数字化手段节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营。

• 归档员/财务：工作效率的提升利器
  归档员/财务使用合思档案可提高工作效率，告别重复低价值工作。档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析，轻松完成档案管理，提高档案利用效率。

• 外部审计：审计工作的便捷伙伴
  外部审计借助合思档案可实现审计不进档案室，档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通，补充审计资料。

• 数电票场景：全流程闭环管理专家
  在数电票场景下，合思档案提供数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案，支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的 9 类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL 封装、归档等操作，实现数电票全流程闭环管理。

合思档案客户成功案例见证

• 某企业：业财一体的成功典范
  某企业年单据量 2.6 亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现档案管理电子化、借阅管理信息化，简化装订流程，减少打印与邮寄。管理成效显著，实现业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。如凭证总量达 14W + 、单据总量达 50W + ，以某月入库数据为例，数据加载 30s、关联匹配 15min，凭证与单据关联次数 350 亿次、单据与单据关联次数 800 亿次。

• 集团型企业：合规与效率的双赢
  世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准/会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案实现安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地。管理成效包括实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，整理匹配效率提升 80%，存储空间成本减少 300 册/年，释放 1/3，纸张打印成本减少 100 万张纸/年。

• 某企业：成本与效率的双重优化
  某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如会计档案散落各系统、日常检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理为主存在诸多问题、电子发票和电子银行回单存档不合规范等。合思档案的数据集成方案、业务检测方案和跨系统调阅方案发挥作用，管理成效包括统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理，预估节省总体成本 30W + /年，合规性管理 100%，档案匹配耗时减少 84%，档案查询耗时减少 80%。

• 民办教育集团：流程简化的标杆
  中国最大的 K12 民办教育集团之一面临低效的档案管理现状，如采集困难、存储占用空间且易损坏、整理复杂易出错、利用不便等问题。合思档案的数据集成方案、智能化制档方案和电子原文件独立管理方案发挥了功效，管理成效是以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，会计档案数字存档已是企业数字化建设的必然选择。合思档案拥有多种先进功能和解决方案，已在众多企业中取得了显著成效。企业应抓住机遇，选择合思档案提升自身档案管理水平。

合思档案提供了便捷的联系方式，地点覆盖北京、上海等多地，电话为 400 – 105 – 6505，网站是 www.hosecloud.com，还有微信公众号和小程序二维码，企业可随时联系咨询。合思秉承以客户为中心的服务理念，在全国 22 个城市设有直营服务网络，通过 500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，有能力为企业提供优质的服务和支持。如果您想亲身体验合思档案的强大功能，不妨现在就点击免费试用，开启会计档案数字存档的全新之旅！