在我国的电源行业中，有一家颇具影响力的企业——北京动力源科技股份有限公司。它成立于1995年，是我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务聚焦于数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，产品广泛应用于国家重点建设项目。2022年3月，动力源更是入选了北京市专精特新“小巨人”企业。
这家拥有2400人左右员工、8家子公司、全国30 + 个办事处，还在印度、巴基斯坦等国家设立分支机构，涵盖24个1级部门、81个2级部门，分别归属5个业务线2个营销中心的企业，在财务数字化转型的道路上却遭遇了诸多难题。这些问题如同绊脚石，阻碍着企业的高效发展，也让动力源在数字化浪潮中急需找到一把能打开困境之门的钥匙。而合思的出现，为动力源带来了新的转机。下面，让我们深入了解动力源在转型中遇到的痛点，以及合思给出的解决方案。
转型痛点大揭秘
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自研系统迷宫困局
动力源早在2011年就开启了财务数字化转型和业财融合之路，自建了多个系统。然而，这些自研系统就像一座迷宫，整体流程复杂，系统之间壁垒森严。到2021年与合思合作时，多系统操作体验极差，员工提交申请单需要在各系统间频繁切换，苦不堪言。而财务人员在处理报销数据时，只能手工录入系统，发票合规检查也只能靠手工进行。这就导致假票、错票、重票情况难以避免，差标核对、贴票、制证等基础性工作占据了大量时间，极大地降低了工作效率。 -
数据孤岛阻碍前行
动力源的报销信息管理如同分散在各个角落的孤岛。审批、预算、差标分散在多个系统中管理，无法及时联动。这使得财务制度难以落地，数据报表依赖手工统计，耗时费力。管理者无法实时掌握数据信息，就像在迷雾中航行的船只，无法对业务运营及时操偏，企业的决策也因此受到了严重影响。 -
业务报销复杂迷局
动力源主营通讯基站建设，业务人员高频深入全国各乡镇开展项目。这使得报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作变得异常繁琐。而且不同类型费用支付方式不同，机票、酒店由员工订购企业支付，火车票、打车由员工垫资。这种复杂的报销模式，让财务人员在发票合规检查等工作中面临巨大挑战。 -
组织流程混乱难题
随着公司组织架构迅速扩展到全国，管理程度不一致的问题凸显出来。总部通过纸质单据提交出差申请，分公司通过PC端OA系统提交差申请，业务流程难以统一。出差申请通过后，员工仍需通过TMC系统重新提交订票申请，操作重复，信息一致性也难以保证。这不仅增加了员工的工作量，也让财务人员在发票合规检查和流程管理上困难重重。
合思方案显神通
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系统集成破孤岛
合思在系统集成方面展现出了强大的实力。将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控同步，同时将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步。这样一来，实现了订单支出成本的实时归集和统计，打破了数据孤岛。员工无需再在多个系统间切换，告别了多系统繁复操作，大大提升了工作效率，也为发票合规检查等工作提供了更准确的数据支持。 -
无需报销重塑流程
合思推出的无需报销模式，颠覆性地重塑了商旅出行流程。首先，业务人员因公消费免垫资、免开票，幸福感大幅提升。消费过程受到申请单和差标管控，确保消费即合规，从源头上减少了发票合规检查的难度。财务统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单。发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档。其次，系统连接能力强。Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持标准化方式对接第三方系统，打破了数据流转壁垒。待审批信息自动同步各部门负责人，业务数据跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计效率，进一步保障了发票合规检查的准确性和及时性。
有序实施展专业
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全面梳理打基础
合思团队首先对动力源的现有系统和业务流程进行了全面梳理和分析。他们深入了解各系统之间的数据关联和业务逻辑，就像一位经验丰富的医生，为动力源的财务系统进行了一次全面的“体检”。这一步为后续的系统集成和流程优化做好了充分准备，也为准确进行发票合规检查奠定了基础。 -
系统对接保精准
按照系统集成的方案，合思逐步将HR系统、BPM系统等与合思费控进行数据同步和对接。在这个过程中，他们严格确保数据的准确传输和实时更新。每一个数据的流动都经过精心的调试和验证，就像精密的齿轮咬合，确保整个财务系统的高效运转，也让发票合规检查能够在准确的数据基础上进行。 -
培训服务促应用
针对无需报销的商旅出行流程，合思对员工进行了培训和宣传。他们让员工熟悉新的消费和报销模式，就像为员工打开了一扇通往高效工作的新大门。同时，合思建立了相应的服务团队，及时解决员工在使用过程中遇到的问题。无论是系统操作的小疑问，还是发票合规检查的相关困惑，服务团队都能第一时间给予解答和支持。
转型成果耀眼前
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操作体验大革新
合思解决方案实施后，动力源的多系统集成效果显著，数据实现了互通，操作体验全面革新。员工报销周期大幅缩短，从普遍的4周缩减至1周以内，效率提升了300%。这意味着员工可以更快地拿到报销款项，工作积极性也得到了极大提高。同时，发票合规检查的流程也更加顺畅，减少了因数据不准确和操作繁琐带来的问题。 -
人员成本大节约
会计工作量大幅缩减，人员成本节约了50%。财务人员无需再将大量时间花费在发票校验真伪、认证、审计等流程上，降低了基础工作压力。从手动制作单据到智能制单，财务人员可以节省更多精力做更有价值的工作，如财务分析和决策支持等。发票合规检查也变得更加高效，财务人员可以将更多的精力放在关键环节的审核上。 -
管理管控全升级
在管理方面，动力源实现了事前预算 – 事中控制 – 事后分析的全程管控。管理者能够随时随地查看财务数据，动态掌握企业信息。通过综合分析报表，他们可以及时发现问题，对业务运行进行高效、及时、准确的决策，彻底摆脱了企业传统费控先发生后退责的“盲盒”模式。发票合规检查也成为了全程管控中的重要一环，为企业的财务管理提供了有力保障。
动力源好评引行动
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示：“企业数字化转型初期，往往过度关注系统的流程性与功能性，却忽视了根本问题。因此，将管理方案嵌入财务信息系统，强调处理时效，实现精细化管理降本增效，其实更有意义。面对复杂的需求，合思总能第一时间解决，合作只是服务的开始，未来我们还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。”
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