在当今竞争激烈的商业世界中，企业的数字化转型已成为提升竞争力的关键。北京动力源科技股份有限公司，作为我国电源行业的先驱者，自 1995 年成立以来，便在行业中崭露头角。它是我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业，业务聚焦于数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块。其产品更是广泛应用于国家体育场、国家奥林匹克体育中心等国家重点建设项目，实力不容小觑。2022 年 3 月，动力源成功入选北京市专精特新“小巨人”企业，这无疑是对其技术实力和创新能力的高度认可。然而，随着企业的不断发展，动力源在业务运营中也面临着诸多挑战，尤其是在采购流程优化方面，传统的管理模式已难以满足企业的发展需求。
传统模式困境：采购流程优化迫在眉睫
2011 年，动力源开启了财务数字化转型和业财融合的征程。企业先后自建了费控系统、采购管理系统等多个系统，期望通过这些系统实现业务流程的自动化和数据的集中管理。然而，现实却不尽如人意。整体流程依然复杂，各个系统之间存在着严重的壁垒，数据难以流通，与企业预期的数字化转型目标差距较大。
多系统操作给员工和财务人员带来了极大的困扰。员工在提交申请单时，需要在不同的系统之间频繁切换，操作体验极差。而财务人员在处理报销数据时，需要手工录入系统，发票验真、查重等工作也只能依靠手工进行。这不仅导致工作效率低下，还难以避免假票、错票、重票等情况的发生。差标核对等基础性工作占据了财务人员大量的时间，使得他们无法将更多的精力投入到更有价值的财务分析和决策支持工作中。
系统的割裂还导致数据分散、信息滞后。同一个报销信息，审批、预算、差标等管理环节分散在多个系统中，无法及时联动。这使得财务制度难以落地，数据报表也只能依赖手工统计，耗时费力。管理者无法实时掌握数据信息，难以做出及时、准确的决策。
动力源业务覆盖面广，报销模式复杂，这也给采购流程带来了巨大的挑战。公司主营通讯基站建设，业务人员需要高频深入全国各乡镇开展项目。报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作繁琐。不同类型费用的支付方式也各不相同，进一步增加了管理的难度。
合思方案破局：全方位采购流程优化策略
为了解决动力源面临的这些问题，合思为其量身定制了一套全面的解决方案，旨在实现采购流程优化。
在系统集成方面，合思将动力源 HR 系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控进行了同步。同时，将动力源 BPM 系统中的订单数据与合思费控同步，实现了订单支出成本的实时归集和统计。通过这种方式，打破了系统之间的壁垒，实现了数据的流通和共享。
合思提出的“无需报销”模式，为动力源带来了全新的体验。业务人员因公消费时无需垫资、无需开票，消费行为受到申请单和差标管控，确保了消费的合规性。财务部门可以统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单。发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档。这一模式不仅提升了业务人员的幸福感，还大大提高了财务工作的效率。
合思费控系统具有强大的连接能力。通过 Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持以标准化方式对接第三方系统，打破了数据流转的壁垒。在实际应用中，待审批信息可以自动同步到各部门负责人，业务数据可以跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计的效率。
方案实施之路：稳步推进采购流程优化
合思的解决方案实施过程有条不紊。首先，合思团队将动力源现有的 HR 系统、BPM 系统等与合思费控进行对接，确保基础数据和业务数据的同步。这一步为后续的流程优化和数据整合打下了坚实的基础。
在“无需报销”流程的实施中，合思引导员工在因公消费时按照申请单和差标进行操作，确保消费行为符合规定。同时，财务部门按照既定规则进行统一对账、审批和结算等操作，实现了整个流程的规范化和自动化。
利用 Open API 和自定义流程引擎技术，合思对第三方系统进行了对接和数据流转设置，实现了业务数据的跨系统同步和应用。这使得各个系统之间能够紧密协作，提高了企业的整体运营效率。
成果效益彰显：采购流程优化成效显著
经过一段时间的实施，合思为动力源提供的解决方案取得了显著的成果。
多系统集成使得数据实现了互通，操作体验得到了全面革新。员工报销周期从原来的较长时间缩短了 3 周，效率提升了 300%。这不仅减轻了员工的负担，还提高了员工的工作满意度。
会计工作量大幅缩减，人员成本节约了 50%。财务人员无需再将大量时间花费在发票校验真伪等繁琐的流程上，从手动制作单据转变为智能制单，节省了更多精力去做更有价值的工作，如财务分析和战略规划。
对于员工来说，申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大地缩短了员工填报时间，简化了报销流程，提升了使用体验。因公消费可以通过多渠道同屏比对，全场景无需垫资，让员工感受到了实实在在的便利。
从财务角度来看，审批有了依据，费控更加合规，结算更加统一。财务制度得到了有效落地，数据报表可以实时生成，管理者能够实时掌握数据信息，做出更加准确的决策。
动力源高度评价：认可采购流程优化价值
动力源通信、海外业务财务总监陈华林对合思的解决方案给予了高度评价。他表示，企业数字化转型初期，往往过度关注系统的流程性与功能性，却忽视了根本问题。将管理方案嵌入财务信息系统，强调处理时效，实现精细化管理降本增效，其实更有意义。面对动力源复杂的需求，合思总能第一时间解决。合作只是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。
行动号召：开启免费试用，体验采购流程优化魅力
像动力源这样的专精特新企业，在合思的助力下实现了财务数字化转型，在采购流程优化方面取得了显著的降本增效成果。如果您的企业也面临着类似的财务难题，不妨选择合思，开启高效、合规的财务数字化之旅。现在，您可以免费试用合思的服务，亲身感受采购流程优化带来的巨大变革。
