合思档案：引领企业财务档案管理数字化转型新风尚

在当今数字化浪潮席卷的时代，企业数字化转型已成为大势所趋。众多企业纷纷通过建设 OA 系统、资金系统、合同系统、CRM 系统、费控系统等，成功解决了线上业务处理的难题。然而，在归档和储存环节，纸质文件储存问题以及数据存储线下载体问题依旧严峻。要实现企业全面数字化，保证档案原生性，确保企业财务档案管理合规是关键。

北京合思信息技术有限公司，创立于 2014 年，作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借其敏捷的财务收支管理平台，助力企业挖掘更多净利润。旗下的合思档案，是领先的单套制电子会计档案管理平台，致力于为企业提供便捷、高效、合规的档案管理解决方案。截至目前，已有 7000 + 付费企业、300 万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营。

数电票时代：财务档案管理新挑战

随着数字化进程的加速，数电票正以前所未有的速度扩张。2025 年将完成数电票全覆盖，全国 36 个省市区已实现数电票试点全覆盖。这一趋势让企业财务档案管理直面新挑战，信息化建设亟待加强。

从政策层面来看，电子发票接收已具备合法合规性。2016 年 1 月 1 日，财政部、国家档案局令第 79 号肯定了电子会计档案的法律效力，满足相关条件可仅以电子形式归档；2020 年 3 月 23 日，国家档案局、财政部财会[2020]6 号肯定了电子凭证的法律效力，满足条件可仅以电子会计凭证报销入账归档。

因数电票管理要求特殊，企业需要专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。例如，数电票须经过验签、解析，以 XML 格式存档，XBRL 文件要求写入财务入账信息。在纸电混合时代，企业面临诸多档案管理问题。企业高管面临纸质档案管理成本高、占地大且数据难分析利用的问题；财务人员面临档案数据量大、整理繁琐的问题；业务人员面临报销纸质票据流程繁琐的问题。信息系统集成在应对这些问题中显得尤为重要，它能够整合各类系统，实现数据的有效流通和管理。

档案管理痛点剖析

企业在档案管理方面存在诸多痛点，主要体现在高显性成本、高隐形成本和高合规风险等方面。

高显性成本严重浪费企业资源。纸质凭证输出耗材成本居高不下，同时，档案室、档案柜等存储空间需求大，进一步增加了企业的运营成本。信息系统集成可以优化资源配置，减少不必要的成本支出。

高隐形成本导致内部协作滞后。手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用。这使得企业在信息获取和处理上效率低下，影响了整体运营效率。通过信息系统集成，可以实现数据的自动化处理和高效共享，提高内部协作效率。

高合规风险造成财税管理低效。电子会计凭证文件无有效管理手段，不可抗力导致纸质档案损坏等问题，给企业带来了潜在的合规风险。企业会计档案纸电混合难管理，不打印的销售订单、发票、系统验收单和打印的送货单、纸质验收单混合管理混乱，耗费财务大量时间于低价值的整理、匹配工作，且无法精准、快速定位原始凭证。信息系统集成能够加强对电子会计凭证的管理，确保财务合规。

合思档案整体解决方案策略

合思档案提供了领先的单套制解决方案（标准方案） + 六大场景解决方案，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现发票/回单/凭证/单据/自定义档案的自动匹配、应收尽收。信息系统集成在其中发挥着关键作用，它使得合思档案能够与各类业财系统无缝对接，实现数据的准确采集和处理。

合思档案不仅仅是一款电子档案管理产品，更是管理与服务的融合。它携手企业碰撞出协作的价值，助力企业实现财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。针对不同角色，合思档案提供了不同的解决方案。为 CEO/高管沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率挖掘财务档案数据价值；为归档员/财务提高工作效率，告别重复低价值工作；为外部审计实现档案外审在线化、可溯源。其单套制解决方案实现便捷调阅不打印，混序归集免组装，业务及管理流程包括实物流转和电轨运行，线上一套电子数据管理，财务档案证据链完整，全面反映企业经营业务。

合思档案核心功能模块揭秘

1. 数电票解决方案：为响应电子凭证会计数据标准化试点工作，助力会计数据标准深入企业推广，帮助企业合规高效应用会计数据标准，合思档案提供数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案。它支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的 9 类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL 封装、归档等操作，实现数电票全流程闭环管理。信息系统集成确保了数电票数据在各个环节的准确传输和处理。
2. 档案扩展解决方案：生成式 OpenAPI 和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。合思档案提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化，企业可按自身管理需求自定义归档目录。信息系统集成使得企业能够根据自身业务需求灵活调整档案管理系统，提高管理的灵活性和适应性。
3. 证据链完整性解决方案：通过可视化的规则引擎，合思档案提供一对一、一对多、多优先级等不同组合形式的档案匹配组装能力。依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链。创造性提供财务视角下完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障财务合规。信息系统集成确保了档案数据的准确关联和完整性检测的高效进行。
4. 共享调阅解决方案：满足企业多维度、精细化的档案查阅需求。支持按照财务档案的企业账簿、会计期间、档案类型、业务字段等多维度查询条件，支持一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力，便于使用人员快速查找完整业务链数据，满足企业档案数据精细化管控。信息系统集成使得档案数据能够在不同系统之间实现共享和调阅，提高了信息的利用效率。

合思档案竞争优势凸显

1. 大数据解决方案：合思档案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询。在深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，它都能提高档案管理效率、释放档案数据价值。信息系统集成确保了大数据处理的高效性和准确性。
2. 广泛连接的能力：合思档案能够连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统。它预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，支持自定义数据采集方案。信息系统集成使得合思档案能够与各种业财系统进行无缝对接，实现数据的全面采集和整合。
3. 符合国家政策要求：合思档案严格遵循国家政策要求，进行电子会计档案合规性管理。依据《会计档案管理办法》《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》等政策，确保档案管理合法合规。信息系统集成能够保证档案管理系统与国家政策要求的一致性，降低企业的合规风险。
4. 灵活承接、持续迭代的能力：合思档案不仅满足接收管理数电票的能力，还拥有稳定的迭代能力，能够及时应对变化。它自主研发工具包，具备更加强大的数据获取、验签、解析能力。信息系统集成使得合思档案能够不断适应新的业务需求和技术发展，保持领先地位。

合思档案成功案例展示

1. 某企业年单据量 2.6 亿，通过合思档案多系统采集数据，业务、财务数据应收尽收。自动匹配组装档案，会计凭证上下游单据树状结构呈现；档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯；简化装订流程，1 分钟快速定位数据，减少打印与邮寄。实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，凭证总量达 14W + ，单据总量达 50W + 。以某月入库数据为例，数据加载 30s，关联匹配 15min，凭证与单据关联次数 350 亿次，单据与单据关联次数 800 亿次。信息系统集成在该企业的成功应用，实现了数据的高效整合和管理。
2. 世界上最大的重型装备制造商之一通过合思档案的单套制管理方案，实现安全合规存储，OCR 识别附件和回单，自动提取发票/回单台账，存储发票/回单原文文件，保护电子凭证原生态；业务完整性检测，系统取代人工方式，灵活搭建检测方案，智能检测会计档案的完整性；单套制落地，混序归档 + 银行回单分类归档，以单套制推进档案无纸化。实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策，整理匹配效率提升 80%，存储空间成本减少 300 册/年，释放 1/3，纸张打印成本减少 100 万张纸/年。信息系统集成确保了该企业档案管理系统的高效运行和数据的准确处理。
3. 中国最大的 K12 民办教育集团之一通过合思档案的数据集成方案，按照归档范围、归档标准梳理业务档案归档场景，实现应收尽收，统一数据标准，夯实数据分析基础，灵活运用动态 API 接口，按阶段延展档案管理范围；智能化制档方案，按照业务管理规范和归档管理规范，搭建全业务版式文件自动生成及归档，按照统一的业务逻辑，搭配可视化关联规则配置，通过业务映射打破财务数据和业务数据的数标签，将业务证据链搭建完成，实现智能化自动组装；电子原文件独立管理，完成电子票据的合规存档，为参加电子凭证会计数据标准化试点打下坚实基础。以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。信息系统集成在该教育集团的应用，提升了档案管理的智能化水平和数据的利用价值。
4. 海亮教育在使用合思档案后，所服务的单位由 15 家增长到 298 家，作业人员从 16 人增长到 25 人，共享单位数量增加 18.9 倍，作业人员仅增加 9 人，凭证自动化率达到 91.6%。信息系统集成帮助海亮教育实现了业务的快速扩张和管理效率的提升。

合思优质服务体系保障

合思秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国 22 个城市设有直营服务网络，通过 500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。信息系统集成使得合思能够更好地整合服务资源，为客户提供更优质的服务。

合思提供全方位的财务数智化服务，包括聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等，满足企业不同的财务管理需求。它拥有专业的客服团队，为客户提供及时、高效的服务支持，确保客户在使用产品过程中遇到的问题能够得到妥善解决。同时，合思持续关注客户需求，不断进行产品迭代和优化，以更好地服务客户，帮助客户实现降本增效、合规经营和低碳运营的目标。

合思档案作为领先的单套制电子会计档案管理平台，为企业提供便捷调阅不打印，混序归集免组装的档案管理解决方案，解决企业内外交困的档案管理问题，实现 70%节约纸张成本、75%节约整理成本、90%检索效率提升、100%管理合规性。无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案凭借其强大的功能、领先的技术和优质的服务，是企业实现财务档案管理数字化转型的理想选择。合思拥有广泛的客户群体，包括事业单位及院校、央企、行业领军企业、国家试点企业等，众多客户的选择证明了合思档案的可靠性和有效性。

如果您想了解更多关于合思档案的信息，欢迎拨打 400 – 105 – 6505，访问网站 www.hosecloud.com，也可以在北京、上海、杭州等多地的办公地点与我们取得联系。现在，您还可以免费试用合思档案，开启企业财务档案管理数字化转型之旅。