在数字化浪潮席卷的当下，我国电子凭证改革正以势不可挡之势驶入快车道。2024 年 11 月 1 日，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票；12 月 1 日，民航旅客运输服务领域也迎来了全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这一系列举措标志着电子凭证全流程无纸化时代已然来临，企业的信息化财务操作需求愈发迫切。
合思，作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，敏锐地捕捉到了这一时代趋势。为助力企业更好地适应电子凭证数字化转型，合思推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。同时，基于合思档案在行业应用中的深度实践与丰富案例经验，合思精选各行各业优质“无纸化”实践企业案例，发布了《电子会计档案实践案例集》，为众多企业提供了极具参考价值和借鉴意义的范本。
好想你：传统财务归档的困境
好想你健康食品股份有限公司，自 1992 年成立以来，凭借着对红枣产业的深耕细作，于 2011 年成功在深交所中小板上市，成为红枣行业的佼佼者。然而，随着企业规模的不断扩大和业务的日益繁杂，好想你在财务归档方面面临着诸多挑战，传统的财务操作模式已经难以满足企业发展的需求。
在传统的财务归档流程中，财务人员需要花费大量的时间和精力来确认单据、发票、回单和凭证的一致性。每一张票据都需要人工仔细核对，稍有不慎就可能出现错误。而且，由于档案管理的不规范，档案遗失的情况时有发生，给企业的财务工作带来了极大的困扰。
此外，纸质档案受限于时间和空间的限制，查找起来极为不便。财务人员在需要查阅档案时，往往需要耗费大量的时间在堆积如山的档案中寻找，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。这不仅降低了工作效率，还可能影响到企业的决策速度。
大量纸质档案的管理，对企业的空间和人力提出了巨大的挑战。企业需要专门的档案室来存放这些档案，并且需要安排专人进行管理，这无疑增加了企业的运营成本。在当前企业追求降本增效的大背景下，好想你迫切需要一种更加高效、便捷的财务档案管理解决方案，以实现信息化财务操作的转型。
合思方案：打破财务档案管理壁垒
面对好想你在财务档案管理方面的诸多难题，合思凭借其专业的技术和丰富的经验，为好想你量身定制了一套全面的解决方案，帮助企业实现了信息化财务操作的升级。
- 数据同源一键联查提升工作效率
合思档案打破了传统财务档案管理中数据分散、信息不共享的壁垒，实现了数据的同源管理。通过将单据、发票、回单和凭证等数据进行整合，财务人员可以在系统中一键联查相关信息，无需再像以往那样在不同的系统或纸质档案中查找。这一功能的实现，大大提高了财务人员的工作效率，让他们能够更加专注于核心业务。
例如，在进行财务审计时，审计人员可以通过合思档案系统快速获取所需的财务数据，无需再花费大量时间和精力去整理和核对纸质档案。同时，系统还可以提供详细的审计轨迹，方便审计人员进行追溯和查询，有效提升了审计效率。
- 自动组装审计便捷提升审计效能
合思档案系统具备自动组装功能，能够根据预设的规则将相关的财务数据进行自动匹配和组装，生成完整的财务档案。在内外审计过程中，以档案数据为标准，纸质数据为辅，大大减少了审计人员的工作量。
审计人员可以直接在系统中对电子档案进行审计，无需再翻阅大量的纸质档案。同时，系统还可以提供实时的审计预警功能，当发现异常数据时，系统会及时提醒审计人员进行进一步的核实和处理。这不仅提高了审计的准确性和效率，还降低了审计风险。
- 实物高效管理精准定位实物位置
为了解决纸质档案实物管理的难题，合思档案借助虚拟档案库房和二维码技术，实现了电子与实物的精准匹配。每一份纸质档案都有一个唯一的二维码，通过扫描二维码，查阅者可以快速定位到该档案的电子信息和实物位置。
在需要查阅纸质档案时，查阅者只需在系统中输入相关信息，系统就会自动显示该档案的存放位置和借阅状态。这不仅提高了档案的查阅效率，还减少了档案遗失和损坏的风险。同时，虚拟档案库房的建立，也为企业节省了大量的存储空间，降低了运营成本。
显著成果：降本增效开启财务新篇章
合思的解决方案为好想你带来了显著的成效，帮助企业实现了信息化财务操作的转型，开启了财务工作的新篇章。
在人工耗时方面，合思档案系统的应用使得好想你减少了 90%的人工耗时。财务人员不再需要花费大量时间在繁琐的档案整理和核对工作上，而是可以将更多的精力投入到财务分析和决策支持等核心工作中。
总部接收管理耗时也大幅减少，减少了 80%。通过合思档案系统，各部门可以直接将电子档案上传到系统中，总部可以实时获取和审核相关信息，无需再像以往那样等待纸质档案的传递和审核。
借阅管理方面，减少了 67%的管理耗时。查阅者可以通过系统在线申请借阅档案，系统会自动进行审批和记录，大大提高了借阅管理的效率。
在成本方面，预计每年可为好想你减少综合成本 20 万元。这主要得益于存储空间的节省、人力成本的降低以及工作效率的提高。
合思价值：引领电子会计档案未来
合思的解决方案不仅帮助好想你解决了财务档案管理的难题，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，更为众多企业提供了一个可借鉴的成功范例。随着电子凭证数字化转型的加速，电子会计档案的应用将越来越广泛，为企业带来更多的价值。
电子会计档案的普及将有助于企业提高财务工作的效率和准确性，实现财务数据的实时共享和分析，为企业的决策提供更加有力的支持。同时，电子会计档案的应用也符合国家倡导的绿色环保理念，有助于企业实现可持续发展。
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