在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务数字化转型已成为提升竞争力的关键。以北京动力源科技股份有限公司为例，这家成立于1995年的企业，是我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务聚焦数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，产品广泛应用于国家重点建设项目，2022年3月还入选了北京市专精特新“小巨人”企业。然而，即便如此优秀的企业，在财务费用分类管理方面也曾面临诸多挑战。合思凭借专业的财务数字化解决方案，为动力源的费用分类管理带来了新的转机，接下来让我们深入了解其中的故事。
动力源费用管理困境：传统模式的枷锁
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转型之路的曲折
2011年，动力源就敏锐地开启了财务数字化转型和业财融合之路。先后自建了费控系统、采购管理系统等多个系统，期望能实现高效的费用分类管理。然而，现实却与预期差距较大。整体流程依旧复杂，各个系统之间形成了高高的壁垒，犹如一个个独立的孤岛，数据难以流通，费用分类管理也无法达到理想效果。 -
操作体验与合规难题
多系统操作让员工和财务人员苦不堪言。员工在提交申请单时，需要在各个系统之间频繁切换，繁琐的操作极大地降低了工作效率。而财务人员在处理报销数据时，只能通过手工录入，发票的验真、查重也都依靠手工进行。这就导致假票、错票、重票的情况难以避免，差标核对等基础性工作占据了大量时间，费用分类管理的准确性和效率都大打折扣。 -
系统割裂与信息滞后
系统的割裂使得同一个报销信息在多个系统中分散管理，无法及时联动。财务制度难以有效落地，数据报表只能依赖手工统计。管理者无法实时掌握费用分类管理的数据信息，就像在黑暗中摸索前行，难以做出准确的决策。 -
业务复杂带来的报销难题
动力源主营通讯基站建设，业务人员高频深入全国各乡镇开展项目。这使得报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作变得异常繁琐。不同类型费用的支付方式也各不相同，进一步增加了费用分类管理的难度。
合思解决方案：为费用分类管理破局
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系统集成：数据互联互通的桥梁
合思在系统集成方面展现出强大的实力。将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控同步，同时将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步。这样一来，实现了订单支出成本的实时归集和统计，为费用分类管理提供了准确的数据支持。就如同打通了企业各个系统之间的经络，让数据能够顺畅地流动起来。 -
无需报销：开启费用分类管理新模式
合思的“无需报销”模式为动力源带来了全新的体验。业务人员因公消费免垫资、免开票，消费过程受到申请单和差标管控，确保每一笔消费都符合规定。财务人员则可以统一对账，系统自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单，发票明细自动绑定，凭证自动生成，最后一键归档。这一系列自动化的操作，大大简化了费用分类管理的流程，提高了工作效率。 -
强大的系统连接能力：打破数据流转壁垒
合思费控系统具有强大的系统连接能力，采用Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持以标准化方式对接第三方系统。这打破了数据流转的壁垒，待审批信息能够自动同步到各部门负责人，业务数据可以跨系统同步应用。加快了业务处理和数据统计效率，让费用分类管理更加高效、准确。
方案实施：步步为营打造费用分类管理新体系
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合作开启：数字化之旅的起点
2021年，合思与动力源展开了财务数字化合作。双方高层领导高度重视，项目组成员齐心协力，共同开启了这场费用分类管理的变革之旅。历经项目准备、蓝图设计、系统实现上线准备、功能测试和内部运维各个阶段，项目有条不紊地推进实施。 -
系统集成：数据准确传输的保障
在实施过程中，逐步完成系统集成工作是关键。将动力源的相关系统数据与合思费控进行对接同步，确保数据的准确传输和有效利用。每一个数据的对接都经过严格的测试和验证，为费用分类管理的准确性奠定了坚实的基础。 -
流程优化：适应新模式的转变
优化报销流程，实现无需报销的模式，是此次变革的重要环节。员工和财务人员需要在操作过程中逐步适应新的流程和方式。合思通过详细的培训和指导，帮助他们顺利完成这一转变，让费用分类管理更加顺畅。 -
人员培训：系统顺利使用的支撑
对员工和财务人员进行培训是保障系统顺利使用的重要措施。合思为他们量身定制了培训课程，让他们熟悉合思费控系统的各项功能和操作方法。通过实际操作演练，员工和财务人员能够快速掌握系统的使用技巧，为费用分类管理的高效运行提供了有力支撑。
成果展现：费用分类管理的显著提升
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操作体验革新：效率大幅提升
多系统集成使得数据互通，操作体验得到了全面革新。员工报销周期由4周缩减至1周以内，效率提升了300%。这不仅让员工能够更快地拿到报销款项，也提高了员工的工作积极性。在费用分类管理方面，数据的实时流通和准确统计，让管理更加高效。 -
会计工作量缩减：释放人力价值
会计工作量大幅缩减，人员成本节约了50%。财务人员无需再将大量时间花费在发票校验真伪、认证、审计等流程上，降低了基础工作压力。从手动制作单据到智能制单，财务人员可以节省更多精力去做更有价值的工作，如财务分析、预算规划等，进一步提升了费用分类管理的水平。 -
全程管控：决策更加精准
实现了事前预算 – 事中控制 – 事后分析的全程管控。管理者能够随时随地查看财务数据，动态掌握企业的费用分类管理信息。通过综合分析报表，能够及时发现问题，对业务运行进行高效、及时、准确地决策。彻底摆脱了企业传统费控先发生后退责的“盲盒”模式，让费用分类管理更加科学、合理。 -
员工体验提升：简化流程便捷消费
员工申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大缩短了员工填报时间，简化了报销流程。因公消费多渠道同屏比对，全场景无需垫资，提升了员工的使用体验。这不仅让员工在工作中更加轻松，也有助于提高企业的凝聚力和员工满意度，对费用分类管理的顺利实施起到了积极的推动作用。
动力源反馈与行动号召
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示，面对复杂的需求，合思总能第一时间解决。合作只是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。从动力源的反馈可以看出，合思的财务数字化解决方案在费用分类管理方面取得了显著成效。
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