在当今竞争激烈的商业环境中，企业对于财务数字化的需求日益迫切。以赛傲生物为例，这家成立于 2010 年，总部位于上海的创新型细胞生物制药企业，专注于细胞药物研发和生产、细胞医疗技术研发及转化、细胞制备及存储服务。赛傲生物不仅是国家高新技术企业，牵头国家级重点专项，还与国内外顶尖学术机构开展了广泛合作，并于 2021 年 7 月入选上海市专精特新企业。它在上海、北京、广州等地设立了符合 GMP 标准的细胞制备中心和细胞组织库。然而，即便如此优秀的企业，也曾在财务数字化方面面临诸多挑战，而合思为其提供的财务数字化解决方案，为赛傲生物开启了新的篇章，也为众多企业探索企业费用管控策略提供了宝贵的经验。
业务迷局：赛傲生物的费用管控困境
赛傲生物此前在采购、支付、报销等环节相互独立，尤其是提报申请还停留在手工填制纸质单据阶段，且模板单一。尽管部分过程采用了系统来提升审批与财务管理效率，但由于流程割裂，费用管控难度大、财务风险较高。
员工差旅作为高频使用场景，员工仍采用纸质单据填报申请，这不仅导致审批流程较长，而且预算超标情况时有发生。行政部门物品采购虽然采用了审批方式，但由于审核流程不规范、人员变动更新不及时等，采购进度被延迟。
由于审批工具的局限性，员工提报申请单模板较为单一，不同部门、不同类型的提报管理颗粒度低。所有单据汇集到财务部门，溯源、审核和归类工作难度较大。财务部门人均要处理 500 + 张单据，报销会计需要逐张、手工制作凭证，大量工作时间陷入到事务性工作中。同时依赖手工统计数据报表，不仅工作量大，而且信息严重滞后，对业务侧很难提供及时的决策依据。企业费用管控策略在这样的情况下难以有效实施。
精准施策：合思定制化解决方案出炉
合思针对赛傲生物的问题，制定了一套专业且针对性强的解决方案。在项目管理过程中，主要分为立项过程、计划过程、执行/监控过程和结项过程。
在立项申请过程中，为了保证项目信息完整性，关联项目合同、客商信息、立项报告、项目预算、总金额等相关键信息，同时自动生成项目台账。任何涉及项目主计划内容变更，结合项目变更管理提交申请，并调整项目台账的基础信息。这为企业费用管控策略提供了坚实的基础。
日常项目费用执行情况由项目方关联方直接发起申请，匹配到对应的项目预算包，并做自动管控。同时会把执行过程记录在项目的费用台账，直接跟踪项目费用的进度。通过这种方式，能够有效控制费用支出，确保企业费用管控策略的有效执行。
结合项目管理系统里时间计划、需求计划，实现项目增值分析。对于资源的投入成本，可单独在日报里进行人/天统计，自动计入项目台账，保证资源的可量化统计。这进一步细化了企业费用管控策略的实施。
高效落地：解决方案的实施步骤
2021 年 9 月，赛傲生物与合思展开财务数字化合作，仅 3 个月时间就完成上线。在实施过程中，严格按照既定的方案推进。
在立项申请时关联相关项目信息并生成台账，后续根据项目变更调整台账基础信息。这一步骤确保了项目信息的准确性和完整性，为企业费用管控策略的实施提供了准确的数据支持。
日常项目费用申请匹配预算包进行管控并记录执行过程。通过实时监控费用支出，能够及时发现并解决费用超支等问题，保障企业费用管控策略的顺利实施。
依据项目管理系统的计划进行增值分析和资源投入统计。这有助于企业合理配置资源，提高资源利用效率，进一步优化企业费用管控策略。
显著成效：赛傲生物的华丽转身
经过合思解决方案的实施，赛傲生物取得了显著的成果与效益。员工报销周期大幅缩减至 1 周以内，财务核算效率提升 90%。这不仅提高了员工的满意度，也让财务部门能够将更多的精力投入到更有价值的工作中，进一步完善企业费用管控策略。
采用移动 + PC 多端报销，移动端 + 电脑端并行的报销形式，员工随时随地发起报销申请。审批流转路径清晰显示可视，不同审批节点人员配置随着 OA 变动自动调整，付款进度实时掌控。这种便捷的报销方式，提高了报销效率，也加强了对费用的管控，符合企业费用管控策略的要求。
细化费用管理颗粒度，根据生产经营管理特征，将日常申请单拆分，如用车申请、设备购置申请等 19 类费用类型。个人业务与对企业务报分费用类型，如日常费用报销单、差旅报销单等。这使得费用管理更加精细化，能够更好地实施企业费用管控策略。
重塑采购流程，高效协同，申请、采购、付款等流程全部关联，每个申请单可追溯付款的进度、历史支付记录。根据业务需要与内部流程规范，从数据层设置角色信息、权限、审批节点，隐藏或者突出子报数字段信息。建立采购管理、台账管理，对供应商、合同、预算、发票等信息数据统一线上管理。采购完成后，所有对公支付事项统一开票结算，一键导入财务核算系统，自动制证。这一系列措施提高了采购效率，降低了采购成本，完善了企业费用管控策略。
高度认可：赛傲生物的真诚反馈与行动号召
赛傲生物对合思的解决方案给予了高度评价。赛傲生物表示，财务管理要合规和高效，就必须先让流程更加透明、规范，尽可能减少人工干预带来的偏差，再是依赖系统的专业性、及时性与稳定性。在对比不同费控厂商的产品后，合思费控无需报销解决方案更符合赛傲生物现阶段核心诉求。一是，“费控 + 商城”一体化应用流畅度更高；二是，公有云模式部署更敏捷、更安全。从项目接洽到上线交付仅用了三个多月时间，赛傲生物在费用审批、采购管理、差旅订购等方面都得到较大提升，员工、财务及管理层都能切实感受到数字化带来的便捷与高效。
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