在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务数字化转型已成为提升竞争力的关键。北京动力源科技股份有限公司，作为我国电源行业的先驱者，早在1995年便已成立，并成为我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务广泛，聚焦于数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，是中国铁塔、中国移动等国际知名企业的设备主流供应商，产品更是广泛应用于国家体育场等国家重点建设项目。2022年3月，动力源更是入选北京市专精特新“小巨人”企业。
然而，即便如此卓越的企业，在财务数字化之路上也曾面临诸多挑战。2011年，动力源就开启了财务数字化转型和业财融合的征程，踏上了漫长的系统自研之旅。但现实却不尽如人意，整体流程依旧复杂，系统壁垒高耸，与预期目标存在较大差距。此时，合思的简单易用报销系统适时出现，为动力源的财务数字化难题提供了有效的解决方案。
动力源业务困局：报销难题亟待破解
动力源在业务发展过程中，面临着一系列与报销相关的痛点。首先，大量自研系统难以整合，传统手工报销模式弊端丛生。员工在多系统间切换操作体验极差，申请单需要在各个系统中分别提交，这不仅浪费时间，还容易出现信息遗漏。财务人员则需要手工录入报销数据，发票的验真、查重也只能依靠手工进行，这就导致假票、错票、重票的情况难以避免。差标核对、贴票、制证等基础性工作占据了财务人员大量的时间和精力。
其次，系统的割裂、数据的分散以及信息的滞后，使得同一个报销信息在审批、预算、差标等方面分散在多个系统中管理，无法实现及时联动。这就导致财务制度难以落地，数据报表只能依赖手工统计，不仅耗时费力，管理者也无法实时掌握数据信息，难以对业务运营及时进行调整。
再者，动力源业务覆盖面广，报销模式复杂。其主营通讯基站建设，业务人员需要高频深入全国各乡镇开展项目，报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作十分繁琐。而且不同类型费用的支付方式也各不相同，进一步增加了报销的难度。
最后，公司组织架构复杂，各主体流程繁复。随着公司组织架构迅速扩展到全国，管理程度不一致的问题逐渐凸显。总部通过纸质单据提交出差申请，分公司则通过PC端OA系统提交，业务流程难以统一。出差申请通过后，员工还需通过TMC系统重新提交订票申请，操作重复，信息一致性也难以保证。简单易用报销系统正是解决这些问题的关键所在。
合思方案：打通报销数字化通路
针对动力源的这些痛点，合思提供了一系列针对性的解决方案。
– 系统集成
打破数据孤岛：合思将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控进行同步，同时将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步。这样一来，实现了订单支出成本的实时归集和统计，打破了数据孤岛，告别了多系统繁复操作，让简单易用报销系统真正发挥作用。
– 无需报销
重塑商旅出行流程：合思的无需报销模式具有颠覆性。业务人员因公消费无需垫资、无需开票，大大提升了员工的幸福感。消费过程受到申请单和差标管控，确保消费即合规。财务人员则可以统一对账，系统自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单，发票明细自动绑定，凭证自动生成，最后一键归档，整个流程高效便捷。
– 强大连接能力
畅通数据流转：合思费控系统连接能力强，采用Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持以标准化方式对接第三方系统，从而打破数据流转壁垒。在实际应用中，待审批信息能够自动同步到各部门负责人，业务数据可以跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计效率，让简单易用报销系统更加智能。
方案实施：步步为营搭建报销体系
合思解决方案的实施过程有条不紊。首先，合思费控与动力源的HR系统、BPM系统进行数据同步，保障了基础数据和业务数据的实时更新与共享。这一步是整个方案的基础，为后续的流程优化提供了数据支撑。
其次，针对商旅出行流程，合思设置了申请单和差标管控规则，规范了员工因公消费行为，实现了消费即合规。通过这种方式，有效避免了不合理的消费，提高了企业的费用管控水平。
最后，运用Open API和自定义流程引擎技术，打通了第三方系统的数据流转通道，确保业务数据能够高效传递和处理。这一步进一步提升了系统的集成性和协同性，让简单易用报销系统的优势得到充分发挥。
显著成效：报销变革带来效益飞升
合思方案的实施取得了显著的成果与效益。
– 操作体验革新
效率大幅提升：多系统集成和数据互通，全面革新了员工的操作体验。员工报销周期从原来的漫长等待缩短了3周，效率提升了300%。简单易用报销系统让报销变得轻松快捷。
– 人力成本节约
会计减负增效：会计工作量大幅缩减，人员成本节约了50%。财务人员无需再将大量时间花费在发票校验真伪、认证、审计等繁琐流程上，基础工作压力大大降低，能够从手动制作单据转变为智能制单，节省了更多精力去做更有价值的工作。
– 员工体验优化
报销流程简化：员工申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大地缩短了员工填报时间，简化了报销流程。员工因公消费可以通过多渠道同屏比对，全场景无需垫资，使用体验得到了极大提升。
– 财务管控升级
合规结算统一：财务审批有了明确的依据，费控更加合规，结算更加统一。财务制度能够更好地落地实施，管理者可以实时掌握数据信息，对业务运营进行及时调整。
动力源反馈：合作开启财务新征程
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示：“企业数字化转型初期，往往过度关注系统的流程性与功能性，却忽视了根本问题。因此，将管理方案嵌入财务信息系统，强调处理时效，实现精细化管理降本增效，其实更有意义。面对复杂的需求，合思总能第一时间解决，合作只是服务的开始，未来我们还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。”
众多像动力源这样的企业，通过合思的财务数字化解决方案，尤其是简单易用报销系统，实现了降本增效、合规经营和低碳运营。如果您的企业也面临财务数字化转型的挑战，不妨选择合思，现在可以免费试用合思的简单易用报销系统，让有限资源发挥更有效的价值。
