数电票时代，合思档案助力企业财务档案管理升级

在数字化浪潮汹涌澎湃的当下，数电票正以不可阻挡之势席卷而来。按照规划，2025年将完成数电票全覆盖，这意味着企业财务档案管理正直面全新挑战，信息化建设的短板亟待补齐。

数电票管理有着其特殊性，企业迫切需要专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。在纸电混合时代，企业不同角色都面临着诸多难题。企业高管要应对纸质档案管理成本高、数据难分析利用的困境；财务人员需忍受档案整理耗时费力、工作枯燥繁复的折磨；业务人员则深陷报销流程繁琐的泥沼。

而且，传统纸质档案管理还存在着巨大的成本负担和合规风险。高显性成本方面，纸质凭证输出耗材成本居高不下，档案室等存储空间需求庞大，严重浪费企业资源；高隐形成本方面，手工装册归档重复性工作量大，查询调阅数据难以有效利用，导致内部协作滞后；高合规风险方面，电子会计凭证文件缺乏有效管理手段，纸质档案易损坏，造成财税管理低效。

不过，国家政策大力支持电子会计档案管理，明确电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力，这标志着企业电子会计档案全面无纸化时代已经来临，并且电子会计档案管理需关注全生命周期管理闭环。在这样的背景下，合思档案应运而生，为企业提供了有效的解决方案。

合思档案：档案管理领域的领航者

合思创立于2014年11月，多年来一直致力于云产品服务的创新。凭借数字科技和前瞻的创想理念，合思专注于服务未来财务人，在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一。目前，合思已经服务了6000 + 企业客户，荣获福布斯中国科技50强，还通过了SOC1、SOC2安全认证，获得信息安全等级保护三级认证。

合思档案作为领先的单套制电子会计档案管理平台，提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收。

合思档案能够为企业解决内外交困的档案管理问题。在成本节约方面，可70%节约纸张成本、75%节约整理成本；在效率提升方面，可90%提升检索效率；在合规保障方面，能100%保证管理合规性。对于企业来说，合思档案无疑是财务档案管理的得力助手。

核心功能：解锁档案管理新境界

• 档案扩展：开启无限管理可能
  合思档案的档案扩展解决方案，通过生成式OpenAPI和自定义档案目录，帮助企业扩展档案管理范围。它提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化。企业可以根据自身管理需求自定义归档目录，从而实现不同档案类型的高效管理。在差旅报销查询场景中，企业可以自定义差旅相关的档案目录，方便后续的查询和管理。

• 证据链完整：筑牢财务合规防线
  证据链完整性解决方案是合思档案的一大亮点。通过可视化的规则引擎，它提供一对一、一对多、多优先级等不同组合形式的档案匹配组装能力。依照不同类型档案规则，将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链。同时，创造性地提供财务视角下完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障财务合规。在差旅报销查询时，能确保差旅相关的发票、审批单等档案形成完整的证据链，方便企业进行审核和合规检查。

• 共享调阅：畅享高效查询体验
  共享调阅解决方案满足了企业多维度、精细化的档案查阅需求。它支持按照财务档案的企业账簿、会计期间、档案类型、业务字段等多维度查询条件，支持一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力。这便于使用人员快速查找完整业务链数据，满足企业档案数据精细化管控。对于差旅报销查询来说，员工可以通过多维度条件快速找到自己的差旅报销档案，企业管理人员也能方便地进行审核和统计。

• 数电票：引领全流程闭环管理
  为响应电子凭证会计数据标准化试点工作，助力会计数据标准深入企业推广，帮助企业合规高效应用会计数据标准，合思档案提供数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案。它支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现数电票全流程闭环管理。在差旅报销查询中，涉及数电票的报销可以实现全流程的自动化管理，提高查询和处理效率。

优势对比：传统与现代的鲜明反差

• 成本：传统高耗，合思节约
  传统纸质档案管理存在高显性成本和高隐形成本。纸质凭证输出耗材成本高，档案室等存储空间需求大；手工装册归档重复性工作量大。而合思档案可70%节约纸张成本、75%节约整理成本。在差旅报销方面，使用合思档案可以大大减少纸质报销单据的打印和存储成本，降低企业的费用支出。

• 效率：传统迟缓，合思高效
  传统纸质档案查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用，档案数据量大时整理耗费时间。合思档案可90%提升检索效率，通过智能采集、自动归档等功能，最大程度减少人工介入，提高工作效率。在差旅报销查询时，传统方式可能需要花费大量时间在纸质档案中查找，而合思档案可以快速定位到所需的报销档案，节省了大量时间和精力。

• 合规：传统存险，合思保障
  传统纸质档案管理电子会计凭证文件无有效管理手段，且存在不可抗力导致纸质档案损坏的风险。合思档案应收尽收，“四性检测 + 业务检测”满足财务档案管理要求特殊性，双模检测实现归档即合规，保障档案管理的合规性。在差旅报销查询过程中，合思档案可以确保报销档案的合规性，避免企业面临税务风险。

• 管理模式：传统落后，合思领先
  传统纸质档案管理模式落后，难以适应数字化时代的需求。合思档案采用领先的单套制管理模式，线上一套电子数据管理，财务档案证据链完整，全面反映企业经营业务，档案数据之间建立完整勾稽关系，相互可穿透查询，纸质原文件混序归档，效率更高。在差旅报销查询中，合思档案的单套制管理模式可以让企业更清晰地了解差旅报销的整个业务流程，提高管理效率。

应用案例：见证实际成效

• 某海量单据企业：实现管理自动化
  某企业年单据量2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现档案管理电子化、借阅管理信息化。取得了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效的成效。业务 + 财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现，管理自动化程度提高，企业成本降低。以某月入库数据为例，数据加载30s，关联匹配15min。在差旅报销查询方面，该企业员工可以快速查询到自己的差旅报销进度和相关档案，企业管理人员也能方便地进行审核和统计，提高了差旅报销管理的效率。

• 重型装备制造集团：实现标准化与环保
  世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、回单整理费时费力、实物档案异地管理难等问题。合思档案的单套制管理方案实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保。整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。在差旅报销查询方面，该集团可以实现跨地区、跨部门的差旅报销档案查询，提高了查询的便捷性和准确性。

• 某企业：解决档案管理痛点
  某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如档案散落各系统、检索依赖多端系统、纸质档案管理易损坏丢失、电子发票存档不合规范等。合思档案的数据集成方案、业务检测方案和跨系统调阅方案取得了统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理的成效，预估节省总体成本30W + /年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。在差旅报销查询中，该企业员工可以通过统一的平台快速查询到自己的差旅报销档案，避免了在多个系统中查找的麻烦。

• 民办教育集团：简化流程提高效率
  中国最大的K12民办教育集团之一存在采集、存储、整理、利用等环节的低效问题。合思档案的数据集成方案、智能化制档方案和电子原文件独立管理方案，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，实现了档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。在差旅报销查询方面，该集团的教师和管理人员可以方便地查询到差旅报销的相关信息，提高了差旅报销管理的效率。

展望未来：引领数字化转型新征程

合思档案凭借其领先的单套制解决方案、丰富的功能模块以及在多个企业的成功应用案例，能够为企业提供全面、高效、合规的电子会计档案管理服务。它帮助企业解决档案管理难题，实现降本增效、合规经营和低碳运营。

无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案作为专业的电子会计档案管理平台，将在企业数字化转型过程中发挥重要作用，助力更多企业实现财务档案管理的数字化、智能化升级。

合思秉承以客户为中心的服务理念，不断迭代产品以满足客户需求。未来，合思档案有望进一步拓展功能、优化服务，为企业提供更加优质、便捷的电子会计档案管理解决方案，推动企业财务数智化进程。随着数电票的全面覆盖和企业数字化转型的加速，合思档案将凭借其强大的技术实力和丰富的实践经验，在电子会计档案管理领域持续创新，引领行业发展，为企业的数字化未来保驾护航。

如果您想体验合思档案带来的高效差旅报销查询和优质档案管理服务，不妨现在就免费试用，开启企业财务档案管理的数字化新篇章。