在企业发展的浪潮中，北京动力源科技股份有限公司宛如一颗璀璨的明星。它成立于1995年，是我国电源行业第一家在上海证券交易所主板上市的企业。其业务主要聚焦于数据通信、智慧能源、新能源汽车这三大业务板块，产品广泛应用于国家重点建设项目。2022年3月，动力源更是入选了北京市专精特新“小巨人”企业。
早在2011年，动力源就高瞻远瞩地开启了财务数字化转型和业财融合之路，踏上了漫长的系统自研征程。他们先后自建了费控系统、采购管理系统等多个系统。然而，现实却并不如预期那般美好。整体流程依旧复杂，系统之间的壁垒高耸，在差旅预定管理等方面也存在诸多难题，这使得企业在数字化转型的道路上遇到了重重阻碍。
痛点剖析：差旅预定管理困境重重
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操作体验差合规难题凸显
动力源的员工在进行差旅申请和报销时，面临着极为糟糕的操作体验。申请单需要员工在各个系统之间频繁切换提交，这不仅浪费了大量时间，还容易让人产生烦躁情绪。而报销数据则需要财务人员手工录入系统，这无疑增加了出错的风险。在发票验真、查重环节，由于是手工进行，假票、错票、重票的情况难以避免。此外，差标核对、贴票、制证等基础性工作占据了财务人员大量的时间，使得他们无暇顾及更有价值的工作。在差旅预定管理上，这种低效的操作流程严重影响了企业的运营效率。 -
系统割裂数据信息滞后
同一个报销信息，审批、预算、差标却分散在多个系统中管理，无法实现及时联动。这导致财务制度难以落地，数据报表只能依赖手工统计，耗时费力。管理者无法实时掌握数据信息，在差旅预定管理等业务运营方面，无法及时进行调整和优化，就像在黑暗中摸索前行，难以做出准确的决策。 -
业务复杂报销管理困难
动力源主营通讯基站建设，业务人员需要高频深入全国各乡镇开展项目。这使得差旅预定管理涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作变得异常繁琐。不同类型费用的支付方式也各不相同，进一步增加了管理的难度。这种复杂的业务情况，让原本就困难的差旅预定管理工作雪上加霜。 -
架构复杂流程难以统一
随着公司组织架构迅速扩展到全国，管理程度不一致的问题逐渐显现。总部和分公司的出差申请提交方式不同，业务流程难以统一。出差申请通过后，员工仍需通过TMC系统重新提交订票申请，操作重复，信息一致性也难以保证。这在差旅预定管理过程中造成了极大的混乱，降低了工作效率。
解决方案：合思打造差旅预定管理新方案
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系统集成打破数据孤岛
合思在系统集成方面展现出了强大的实力。他们将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控进行同步，同时将动力源BPM系统中的订单数据也与合思费控同步。这样一来，实现了订单支出成本的实时归集和统计，打破了数据孤岛，让员工告别了多系统繁复操作。在差旅预定管理中，员工可以更便捷地获取相关信息，提高了工作效率。 -
无需报销提升员工体验
合思推出的无需报销方案，让业务人员因公消费免垫资、免开票，极大地提升了员工的幸福感。消费过程受到申请单和差标管控，确保消费即合规。财务人员可以统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单。发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档。这一系列的操作简化了差旅预定管理的流程，让员工和财务人员都能从中受益。 -
强大连接能力加速业务处理
合思的系统连接能力非常强大，采用Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持以标准化方式对接第三方系统，打破了数据流转壁垒。在实际应用中，待审批信息能够自动同步到各部门负责人，业务数据可以跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计效率。在差旅预定管理中，这种强大的连接能力使得信息传递更加及时准确，提高了管理的精准度。
实施步骤：差旅预定管理方案落地之路
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全面梳理明确需求
合思团队首先对动力源的现有系统和业务流程进行了全面梳理。他们详细了解了动力源在差旅预定管理等方面的业务需求，明确了需要同步和整合的数据。这一步骤为后续的系统对接和数据同步奠定了坚实的基础。 -
系统对接数据同步
按照系统集成的方案，合思团队逐步将HR系统、BPM系统等与合思费控进行对接和数据同步。他们小心翼翼地进行每一个环节的操作，确保数据的准确性和完整性。在差旅预定管理方面，实现了相关数据的实时共享和交互，为后续的高效管理提供了保障。 -
员工引导流程熟悉
为了确保业务人员能够顺利进行因公消费和报销，合思团队积极引导员工熟悉无需报销的流程和操作方式。他们组织了培训活动，详细讲解了新的差旅预定管理流程，让员工能够快速上手。通过这些培训，员工对新的系统和流程有了更深入的了解，提高了工作的积极性和主动性。 -
系统测试优化保障
在系统对接和员工培训完成后，合思团队对系统进行了全面的测试和优化。他们模拟了各种实际场景，对系统的稳定性和数据的准确性进行了严格的检验。针对测试中发现的问题，及时进行了修复和优化，确保系统能够在实际应用中稳定运行。在差旅预定管理中，这一步骤保证了系统的可靠性，为企业的高效运营提供了有力支持。
显著成果：差旅预定管理效益提升
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效率提升成本节约
动力源实施合思解决方案后，效率提升显著。员工报销周期由4周缩减至1周以内，效率提升了300%。会计工作量大幅缩减，人员成本节约约50%。在差旅预定管理方面，这种效率的提升使得企业能够更快地处理差旅相关事务，降低了运营成本。 -
员工体验大幅改善
员工在差旅预定管理中的体验得到了极大改善。申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大缩短了员工填报时间，简化了报销流程。员工因公消费多渠道同屏比对，全场景无需垫资，让员工在差旅过程中更加轻松自在。 -
财务工作更加合规高效
财务人员在差旅预定管理中的工作也变得更加轻松。审批有依据，费控更合规，结算更统一。财务人员无需将时间花费在发票校验真伪、认证、审计等流程，降低了基础工作压力。从手动制作单据到智能制单，节省了更多精力，让财务人员能够专注于更有价值的工作。 -
管理决策更加精准及时
在差旅预定管理等方面，合思解决方案实现了事前预算 – 事中控制 – 事后分析的全程管控。管理者能够随时随地查看财务数据，动态掌握企业信息。通过综合分析报表，管理者可以及时发现问题，对业务运行进行高效、及时、准确的决策，彻底摆脱了企业传统费控先发生后退责的“盲盒”模式。
高度评价：合思差旅预定管理方案获认可
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示，面对复杂的需求，合思总能第一时间解决。合作只是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。这充分说明了合思在差旅预定管理等方面的解决方案得到了动力源的高度认可。
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