在当今数字化浪潮汹涌的时代，电子凭证数字化转型已成为企业发展的必然趋势。自 2021 年 12 月 1 日国家税务总局开展全面数字化的电子发票试点工作以来，截至 2023 年 12 月 1 日，全电发票已全面覆盖全国 36 省区市。2023 年 5 月，财政部发布电子凭证会计数据标准，更是大力推动电子凭证全流程标准化、无纸化处理。
然而，电子凭证全面数字化应用之路并非一帆风顺，仍面临着多重数字鸿沟，严重阻碍了单位会计数字化转型进程。在会计入账过程中，电子凭证存在逆数字化、伪数字化和非数字化现象。比如，一些企业将电子凭证打印成纸质文件入账，或者转换成图片文件入账，甚至需要手工查验其合法真实性。这些做法不仅影响了经济社会数字化转型的成效，也使得企业在会计档案管理方面面临诸多挑战。
调研表明，企业员工、高管及财务工作人员对电子凭证相关政策认知不足，部分企业尚未意识到电子凭证数字化转型的紧迫性。在会计凭证存储上，许多企业仍停留在传统纸质档案阶段，这使得合规风险难以控制。同时，电子凭证数字化转型的多样性和复杂性也不容忽视，缺少统一的综合服务平台、涉及多个政府部门难以协同、电子凭证类型多格式复杂等问题，都给企业的转型之路增添了不少阻碍。
在这样的背景下，合思凭借其专业的解决方案，成功助力某国民经典零食品牌解决了财务数字化转型过程中的难题，实现了会计档案电子化管理的突破。
零食巨头的财务困局
该企业作为畅销 30 余年的国民经典零食品牌，拥有覆盖全国的销售版图。其供应链复杂，多种销售渠道并行，管理流程涉及多个系统，这使得整个运营过程繁杂且低效。
在差旅管理方面，差旅平台对账方案不灵活，难以满足企业核算精细化管理的要求。财务人员需要在 Excel 中进行二次整理，人工记账的方式不仅耗费大量时间和精力，还难以释放财务的真正价值。
事前事中管控的不连贯，导致差旅控制不精细、不灵活。差旅成本居高不下，企业难以实现精细化成本管控，这对企业的盈利能力造成了一定的影响。
而纸电混合的会计档案更是让企业头疼不已。这些档案来源广泛、数量巨大，手工整理和查找不仅容易出错，还造成了高额的人力物力浪费。会计档案电子化管理成为该企业亟待解决的问题。
合思量身定制的破局之策
合思针对该客户的具体情况，提供了一套无需报销的消费 – 入账 – 归档解决方案，为会计档案电子化管理提供了有力支持。
在员工消费环节，员工在进行差旅申请后，可以通过合思商城订购所需服务，也可以选择 TMC 订购。合思商城和 TMC 会提供详细的对账单，方便后续的财务处理。
在财务核算、记账方面，合思搭建了对账结算中心。线上可实现统一开票、自动拆分结算、自动记账，大大提高了财务工作的效率。线下统一开票后，也可以进行线下结算、手工记账，满足不同场景的需求。
在档案管理方面，合思环节实现了 L4 级无需报销共享受阅、混序装盒、自动制档。其他 TMC 环节则实现了 L3 级无需报销录入发票等档案，确保了会计档案电子化管理的全面性和准确性。
该方案具有诸多显著特点。便捷申请方面，员工无需垫资、无需开票、无需报销、无需打印，大大简化了报销流程，提高了员工的工作体验。同屏比价功能实现了统一开票、自动拆分对账、记账去人工化，让财务工作更加高效精准。多源采集则做到了智能制档、实物档案混序归档、档案借阅全线上化管理，为会计档案电子化管理提供了全方位的保障。
转型成效显著数据说话
通过采用合思的解决方案，该企业在多个方面取得了显著的成果，会计档案电子化管理水平得到了极大提升。
在差旅费用方面，年度节约了 200 万 +。该企业在合思商城的差旅消费从 2023 年 3 月的 40% 左右上升到 2024 年 2 月的 75% 左右。基于合思商城可实现线上开票、自动对账记账，提高了差旅人员和财务人员的工作效率，财务入账效率提升了 60%。
在业财融合方面，实现了电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理。合思打通了 12 个系统完成数据采集、自动校验档案完整性，并通过千亿次计算建立档案证据链，确保了财务数据的准确性和安全性。
线上线下一体化管理也取得了良好的效果。标准化的线上借阅流程规范了档案室管理，简化了装订流程，大幅降低了成本。智能关联功能实现了凭证上下游单据树状结构呈现，清晰明了。以数字化方式管理会计档案，在保障数据安全的同时，管理效率也得到了大幅提升。
合思方案价值与转型展望
合思的解决方案对于该客户具有重要意义。它帮助客户解决了财务痛点，实现了降本增效、业财融合和数字化转型，为企业的可持续发展提供了有力支持。会计档案电子化管理不仅提高了企业的财务管理效率，还降低了合规风险，为企业的长远发展奠定了坚实的基础。
随着电子凭证会计数据标准的推广应用，企业会计凭证数字化转型将加速推进，推动电子凭证的全链无纸化，实现经济效益和环境效益的共赢。在数电票和智能化时代的浪潮下，电子凭证数字化转型必然会推动无需报销迈向 L5 级。企业应抓住这一机遇，积极布局相关系统规划或升级，以适应未来的发展趋势。
合思作为专业的财务收支管理平台，具有强大的功能和优势。它涵盖了差旅申请、商旅线上订购、发票采集、审核对账等多项功能，还能为企业提供定制化服务，并持续进行更新升级。
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