在数字化浪潮席卷的当下，企业财务档案管理正面临着前所未有的变革。2025 年数电票全覆盖的目标日益临近，企业财务档案管理不得不直面新的挑战，信息化建设成为亟待“恶补”的功课。因数电票管理的特殊性，企业急需专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。
当前，纸电混合时代给企业带来了诸多痛点。企业高管们面临着纸质档案管理成本巨大的难题，不仅储存占地，而且档案数据难以进行有效的分析利用。财务人员则被海量的档案数据所困扰，整理档案耗费大量时间，手动匹配核对的工作枯燥繁复。业务人员在报销纸质票据时，流程繁琐，耗费大量时间。
同时，纸质档案存在着高显性成本和高隐形成本。高显性成本包括纸质凭证输出耗材成本高、需要大量的档案室和档案柜等存储空间；高隐形成本则体现在手工装册归档重复性工作量大、查询调阅数据不能有效利用。此外，纸质档案还存在高合规风险，如电子会计凭证文件缺乏有效管理手段，不可抗力可能导致纸质档案损坏等问题。即便企业在推行数字化过程中解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节仍未解决纸质文件储存及数据存储线下载体的问题，这严重影响了企业财务档案管理的合规性及全面数字化的实现。在这样的背景下，合思档案解决方案应运而生，为企业财务文档安全保驾护航。
整体解决方案：多元方案，满足企业多样需求
合思档案为企业提供了领先的单套制解决方案（标准方案）和六大场景解决方案，全方位满足企业不同场景下的档案管理需求。通过广泛连接业财系统，能够实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，做到应收尽收，极大地保障了财务文档安全。
单套制解决方案带来了便捷调阅不打印、混序归集免组装的全新体验。其业务及管理流程涵盖实物流转和电轨运行，线上仅需一套电子数据进行管理，财务档案证据链完整，纸质原文件混序归档，真正实现了会计档案不打印、应收尽收，既节省了成本，又提高了财务文档安全保障水平。
档案扩展解决方案具有强大的自定义功能，可自定义档案类型，实现全流程扩展管理。通过生成式 OpenAPI 和自定义档案目录，帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理，进一步确保财务文档安全有序。
证据链完整性解决方案借助可视化的规则引擎，提供不同组合形式的档案匹配组装能力。依照不同类型档案规则，将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整的档案证据链。同时，还提供财务视角下的完整性检测方案，保障财务合规，为财务文档安全加上了一把坚实的锁。
核心功能：智能高效，超越传统管理模式
合思档案的智能采集功能实现了多源采集。基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式 Open API 实现快速集成，同时预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。此外，也支持手动采集和自主补录零散会计资料，确保财务文档安全采集无遗漏。
智能制档通过规则引擎实现电子凭证数据自动匹配组装。不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。还可通过字段映射让查阅更便捷，提高了财务文档的利用效率，保障了财务文档安全。
专用格式版式文件能够自主采集结构化字段信息，摆脱传统文件存储形式，实现数据与可读文件实时转化，降低了企业档案存储成本。同时，支持自定义企业专用、个性化版式文件，满足企业多样化需求，保障财务文档安全存储。
“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开检测。保障归档数据真实、完整、安全、可用，业务检测基于企业不同业务场景提供灵活的档案关系上下游检测，为财务文档安全提供了全方位的保障。
应用案例：成功实践，见证合思档案价值
某企业年单据量高达 2.6 亿，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据、自动匹配组装档案、档案管理电子化等解决方案，实现了业财一体、管理自动化、流程精简和降本增效。例如，数据加载仅需 30s，关联匹配仅需 15min，有效保障了财务文档安全。
世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，档案管理流程复杂，凭证附件标准和会计档案管理制度不统一。合思档案的单套制管理方案实现了标准化落地，提升整理匹配效率 80%，减少了存储空间成本和纸张打印成本，有力地保障了财务文档安全。
某企业档案管理低效，会计档案散落各系统，数据未有效整理利用。合思档案的数据集成、业务检测和跨系统调阅方案实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理，预估节省总体成本 30W +/年，确保了财务文档安全。
中国最大的 K12 民办教育集团之一存在业务系统多、数据隔离、纸质票据处理困难等问题。合思档案的数据集成、智能化制档和电子原文件独立管理方案，以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，保障了财务文档安全。
在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案能够助力企业实现财务档案管理的合规、高效和数字化转型，为企业的财务文档安全提供全方位的保障。
合思在多地设有办公地点，包括北京、上海、杭州等，方便企业联系咨询。企业可拨打 400 – 105 – 6505 电话获取更多产品信息，也可访问 www.hosecloud.com 网站或通过微信公众号、微信小程序了解合思档案产品。如果您想亲身体验合思档案为财务文档安全带来的保障，不妨点击链接免费试用，开启企业财务档案管理的新篇章。
