在当今数字化浪潮席卷的时代，电子会计档案管理正面临着前所未有的变革。随着 2025 年数电票全覆盖目标的临近，企业财务档案管理迎来了新的挑战。数电票呈现出快速扩张的态势，在收票政策上，电子发票的接收已实现合法合规；开票方面，全国 36 个省市区也已实现数电票试点的全面覆盖。
在纸电混合的时代背景下，企业不同角色都面临着档案管理的痛点。企业高管们为纸质档案管理成本的巨大支出而苦恼，这些档案不仅储存占地，而且档案数据难以进行有效的分析利用。财务人员则被海量的档案数据所困扰，整理档案耗费大量时间，手动匹配核对的工作枯燥又繁复。业务人员同样觉得报销纸质票据的流程繁琐，耗费了大量的时间和精力。
企业在档案管理方面还存在着诸多成本和风险问题。一方面，高显性成本显著，如纸质凭证输出的耗材成本居高不下，同时还需要大量的档案室和档案柜来提供存储空间。另一方面，高隐形成本也不容小觑，手工装册归档的重复性工作量巨大，查询调阅条件的颗粒度粗糙，导致数据无法得到有效利用。此外，企业还面临着高合规风险，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，不可抗力因素也可能导致纸质档案损坏。
企业在推行数字化的过程中，虽然通过 OA、资金等系统解决了线上业务处理的问题，但在归档和储存环节，仍然未能解决纸质文件储存和数据存储线下载体的问题，无法保证档案的原生性，这对企业财务档案管理的合规性和全面数字化造成了影响。
合思档案：为各角色量身定制解决方案
合思档案针对企业不同角色的需求，提供了全面而有效的解决方案。
对于 CEO/高管而言，合思档案能够沉淀数据资产，保障企业的合规管理。它可以提升企业财务档案的利用效率，挖掘财务档案数据的价值，助力企业决策实现数智化，从而达到降本增效的目的，实现绿色低碳运营。
归档员/财务人员使用合思档案，能够大大提高工作效率，告别重复的低价值工作。它实现了档案数据的同源和全流程透明流转，便于进行监控和分析，让财务人员可以轻松完成档案管理工作，并提高档案的利用效率。
对于外部审计工作，合思档案实现了档案外审的在线化和可溯源。审计人员可以一键查询借阅档案，权限也能一键下放或回收，这样就避免了财务人员与审计人员重复沟通补充审计资料的麻烦。
合思档案提供了领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案。它能够广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，做到应收尽收。
合思档案核心功能：智能高效优势尽显
合思档案拥有一系列强大的核心功能和显著优势。
智能采集功能十分出色。外部生态可以通过规则引擎、业务映射等实现多种操作，内部则通过 EAI 插件、API 接口等进行采集。它支持多渠道、多系统、多类型的会计资料采集管理，同时还支持手动采集和自主补录。
智能制档方面，规则引擎可实现会计档案关联规则的可视化配置。不同核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，减少了 90%的人工匹配工作量。此外，它还有辅助人工整理和关联任务执行进度可视化等功能。字段映射能让已完成业务证据链组装的档案数据通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，方便财务人员进行查询和分析。
专用格式版式文件具有独特优势。它可自主采集结构化字段信息，摆脱了传统文件存储形式，降低了企业档案存储成本。同时，它支持自定义企业专用、个性化版式文件，使档案的可扩展性更强。
“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案严格按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设。该方案围绕财务数据文件和业务关系展开检测，业务检测基于企业不同业务场景提供灵活检测，四性检测满足国家档案局相关要求。
合思档案应用案例：多企业见证管理成效
合思档案在不同企业的应用场景中都展现出了卓越的管理成效。
某企业年单据量高达 2.6 亿，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据、自动匹配组装档案、实现档案管理电子化和借阅管理信息化等解决方案，取得了显著成效。业务和财务数据实现了穿透联查，管理实现了自动化，流程得到了精简，降本增效效果明显，如数据加载仅需 30 秒，关联匹配只需 15 分钟。
世界上最大的重型装备制造商之一，曾面临档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案包括安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地，实现了标准化落地，确保了电子会计档案的合规性，还达到了低碳环保的效果。例如，整理匹配效率提升了 80%，存储空间成本每年减少 300 册。
某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点。合思档案的数据集成方案广泛连接、标准统一，业务检测方案能精细化核查档案关系链条和数据金额，跨系统调阅方案可实现业务系统跨系统调阅完整业务链条的档案数据。该企业取得了统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理等成效，预估节省总成本 30 万 +/年。
中国最大的 K12 民办教育集团之一，在采集、存储、整理、利用环节存在低效问题。合思档案的数据集成方案实现了应收尽收、统一数据标准，智能化制档方案搭建了全业务版式文件自动生成及归档，电子原文件独立管理完成了电子票据合规存档，形成了以电子会计档案为核心的多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率。
在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案都已成为企业数字化建设的必然选择。合思档案作为一款优秀的数电票软件，能为企业提供全方位的财务数智化服务，助力企业实现降本增效、合规经营和低碳运营。
合思在北京、上海、杭州等多地设有办公地点，联系电话为 400 – 105 – 6505，网站是 www.hosecloud.com，还有微信公众号和微信小程序，方便企业进一步了解和咨询。如果您想体验数电票软件带来的便捷档案管理服务，不妨点击免费试用，开启企业档案管理的全新篇章。
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