数字化档案平台助力企业电子凭证数字化转型

在当今数字化浪潮汹涌澎湃的时代，电子凭证数字化转型已然成为大势所趋。2024年11月1日，铁路旅客运输领域推广使用全面数字化的电子发票；12月1日，民航旅客运输服务领域推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这一系列举措标志着我国电子凭证改革驶入快车道，电子凭证全流程无纸化时代已经到来。

电子凭证全流程无纸化是财务数智化的必行之路。它不仅有利于优化管理流程，突破传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困境，还能够有效降低单位运行成本及资源消耗，实现数字化和绿色化协同转型。

合思，作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，敏锐地捕捉到这一趋势，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的数字化档案平台——合思档案。基于合思档案在行业应用中的深度实践与丰富案例经验，精心精选各行各业优质“无纸化”实践企业案例，发布的《电子会计档案实践案例集》具有极高的参考价值和借鉴意义。

市场形势：电子凭证数字化转型浪潮来袭

我国电子凭证改革正以前所未有的速度推进，电子凭证开具端已基本实现数字化适配。可以预见，电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难的最后一公里将全面解决，电子凭证数字化转型将进一步加快。

电子凭证全流程无纸化是财务数智化的关键所在。只有实现电子凭证从开具到接收、报销、入账、归档的全链无纸化，才能真正实现企业财务管理的数字化。会计凭证作为衔接企业经济活动与财务报告重要的数据载体，其数字化转型对于企业的财务管理至关重要。电子凭证数字化转型将带来管理流程的优化、成本的降低以及资源消耗的减少，实现数字化和绿色化协同转型。

痛点分析：传统纸质档案管理困境重重

传统纸质档案管理存在诸多痛点。以好想你健康食品股份有限公司为例，在财务归档时，需要花费大量时间确认单据、发票、回单和凭证的一致性，档案遗失情况难以避免。纸质档案受限于时间和空间，查找要耗费大量时间，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。大量纸质档案管理，对空间和人力要求巨大，成本高。而且纸质档案管理办法无法保证电子原文件长期保存、无法确保数据安全可用，不满足管理要求。

COMMUNE幻师面临着档案耗材、打印、存储成本高的问题，门店报销周期长达2月，电子会计凭证文件也缺乏有效的管理手段。云南菜品牌连锁经营企业多地直营门店，大量收款回单 + 财务凭证需要打印后归档，档案存储耗费档案盒、档案柜等资源，电子源文件无法得到有效保存，且有丢失、损毁等风险。海量资料需要人工查找，耗时耗力，无法有效利用档案资源。金牌橱柜家居科技股份有限公司会计档案散落各系统，档案数据难利用，逐一打印、手工匹配、组装、装订、上架，流程繁琐。财务临时保管1年后移交综合档案管理，独立档案室管理存放纸质档案，每年提供实物稽查，人工逐一翻查，效率低下。

解决方案整体策略概述：合思档案全面打通全流程

合思档案作为一款数字化档案平台，是全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台。它基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供全方位财务数智化服务。

合思档案实现了电子凭证从开具到接收、报销、入账、归档的全链无纸化，成功解决了电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难的问题。通过自动采集、制档、管理和利用档案数据，实现了档案管理的自动化、数字化和合规化。能够帮助企业优化管理流程，降低运行成本，提高工作效率，实现降本增效、合规经营和低碳运营。

核心模块：合思档案功能强大

1. 智能采集：合思档案的智能采集功能，通过外部生态（如OCR识别、RPA技术等）和内部系统（如EAI插件、API接口等），实现档案数据的自动采集。大文件自动切割，数电票自动化解析，大大提高了数据采集的效率和准确性。
2. 预归档服务：集成服务、规则引擎、元数据服务等，对采集到的数据进行分类和处理，确保信息的有序性和可追溯性。让企业的档案管理更加规范和高效。
3. 基础管理：包括档案存储、检索、借阅、销毁等功能，精准权限管控，档案目录灵活扩展，水印管理，档号符合国标要求。为企业提供了安全、可靠的档案管理基础。
4. 档案服务：辅助审计、项目管理、统计分析等，提供多维检索、一站式预览、在线借阅、异构系统联查等服务，实物混序归档，可视化盘点档案数据。满足企业多样化的档案服务需求。

竞争优势：合思档案脱颖而出

1. 成本节约：以一家年20万凭证、40万回单、30平方米档案室的北京大型制造业为例，使用合思档案后，年节约打印成本=(200000 + 400000)0.5 = 300,000元，年节约存储成本=(200000 + 400000)/4000.45 = 675元，年节约档案室成本=30平1.3元/天365 = 14,235元，年节约人力成本=20052*12 = 24,000元，年总节约成本=338,910元。可见，合思档案能够为企业节省大量的成本。
2. 效率提升：合思档案实现了档案管理的自动化和数字化，减少了人工操作，提高了工作效率。好想你使用合思档案后减少90%人工耗时，总部接收减少80%管理耗时，借阅管理减少67%管理耗时；COMMUNE幻师报销效率提升300%。
3. 合规性保障：合思档案通过四性检测、业务检测等手段，保证档案原生存储安全合规，满足财会6号文涵盖的电子原文件合规性管理要求，支持企业的内外部审计需求。让企业在合规的前提下进行档案管理。
4. 广泛连接：合思档案能够对接各类异构系统，如NCC、U9、OA、CBS等，生成式接口自动采集档案数据，打破数据孤岛，实现业财一体化数据融合。为企业提供了更加便捷的数据管理方式。

成功案例：合思档案成效显著

1. 好想你健康食品股份有限公司：通过合思档案打破壁垒，数据同源，实现一键联查，工作效率有效提升。自动组装，审计便捷，提升审计效率。借助虚拟档案库房和二维码实现电子与实物匹配，查阅者查询电子即可定位实物位置。方案收益包括减少90%人工耗时，总部接收减少80%管理耗时，借阅管理减少67%管理耗时，预计减少综合成本20万元/年。
2. COMMUNE幻师：上线电子会计档案管理系统，实现自动化归档和财务数据分析。去人工化，减少人力成本50%，提高效率。资产化，深度分析档案数据，满足内审需求。方案收益包括纸张使用量减少88%，存储空间节省79%，年节约成本5000万元，报销效率提升300%。
3. 云南菜品牌连锁经营企业：通过合思落地财务数字化，提高总部&门店业财融合效率80%。记账凭证、收支两端回单、电子发票全量不打印，线下只保留纸质发票及其粘贴单。财务档案利用便捷，多维检索能力，满足多场景查询需求，系统内可视化管理档案数据，一目了然。节省打印、存储等总体成本30万/年，财务提效90%。
4. 金牌橱柜家居科技股份有限公司：通过合思档案统一存储，打破数据孤岛，整合凭证、单据、合同、回单等四证，统一储存，统一标准，统一管理。业务证据链完整，实现以业务为核心的证据链条，业财一体双向穿透。数据共享，一站式查阅，以聚合化，结构化，业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，查阅便捷高效。银行回单无纸化，海量银行回单自动采集、切割、组装，实现全面无纸化管理，助力降本增效。方案收益包括档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，预估节省总体成本30万 + /年，档案合规性100%。

服务体系：合思全方位保障

合思秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，不断进行技术创新和产品升级，为客户提供更优质的解决方案。在全国22个城市设有直营服务网络，能够及时响应客户需求，为客户提供本地化的服务和支持。通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，扩大服务范围，提高服务质量，为客户提供更全面的服务。拥有专业的服务团队，能够为客户提供从项目实施到售后维护的全程服务，确保客户顺利使用合思档案系统。

合思档案作为领先的数字化档案平台，全面打通电子凭证会计处理全流程各环节，为企业提供了高效、合规、便捷的档案管理解决方案，帮助企业实现降本增效、合规经营和低碳运营。截至目前，7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，体现了合思档案在市场上的认可度和影响力。

随着电子凭证数字化转型的不断推进，合思档案将继续发挥其优势，不断创新和完善产品功能，为更多企业提供优质的服务，推动我国电子凭证数字化转型，打造电子凭证全链路智能流转的数智化新局面。合思将继续秉承以客户为中心的服务理念，不断提升服务质量，与客户共同成长，为企业的财务管理和发展提供有力支持。如果您想体验这款强大的数字化档案平台，不妨点击免费试用，开启企业档案管理的新篇章。