数电票软件助力企业开启高效财务档案管理新时代

在当今数字化浪潮席卷的商业世界中，企业的财务档案管理正面临着前所未有的挑战。纸质档案管理成本高昂，不仅耗费大量的资金用于打印、存储，还占据了宝贵的办公空间。档案数据缺乏有效汇总和整理，如同散落的珍珠，难以串连起来为企业决策提供有力支持。

企业高管们常常为纸质档案的高额成本和低利用率而烦恼。巨大的存储成本和繁琐的管理流程，使得档案数据难以分析利用，无法为企业战略决策提供精准的数据支撑。财务人员则被海量的档案数据压得喘不过气来，整理工作耗时费力，手动匹配、核对确认的过程枯燥乏味，工作热情逐渐消磨。业务人员在出差、招待后的报销环节，需要留存并上交大量纸质票据，繁琐的流程不仅耗时，还容易出现票据丢失等问题。

此外，企业还面临着高显性成本浪费资源、高隐形成本导致内部协作滞后以及高合规风险造成财税管理低效等问题。纸质凭证输出的耗材成本居高不下，档案室和档案柜的存储空间需求不断增加；手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅条件有限，数据无法有效利用；电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，不可抗力因素还可能导致纸质档案损坏，给企业带来巨大损失。

在这样的背景下，数电票软件的出现为企业提供了全面的解决方案。它能够帮助企业摆脱传统纸质档案管理的困境，实现财务档案管理的数字化转型。

合思档案：全面解决方案，满足多样需求

数电票软件旗下的合思档案，为企业提供了领先的单套制解决方案以及六大场景解决方案，广泛连接业财系统，实现了发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配和应收尽收。

单套制解决方案具有诸多优势。它无需打印纸质档案，便捷调阅，混序归集也无需组装。业务及管理流程包含实物流转和电轨运行，线上一套电子数据管理，财务档案证据链完整，全面反映企业经营业务。纸质原文件混序归档，效率更高，会计档案不打印、应收尽收，档案数据完整、真实、合规。

档案扩展解决方案可根据企业需求自定义档案类型，实现全流程扩展管理。生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。

证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供不同组合形式的档案匹配组装能力。依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链，保障财务合规。

核心功能亮点：彰显技术优势与专业实力

数电票软件的合思档案具备多项核心功能亮点，充分体现了其技术优势和专业性。

多源采集功能基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，它支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，还支持多种便捷手动数据补录方式。

智能制档功能通过规则引擎实现电子凭证数据自动匹配组装。会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，减少了90%的人工匹配工作量。此外，它还提供辅助人工整理功能和关联任务执行进度可视化，字段映射让查阅更便捷，通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。

专用格式版式文件自主采集结构化字段信息，让财务档案更加“轻量”，摆脱传统文件存储形式，实现数据与可读文件实时转化，降低企业档案存储成本。同时，它支持自定义企业专用、个性化版式文件，档案可扩展性更强。

“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，保障业务数据完整性，检测结果可查阅、可追溯。

企业收益：多方面提升，实现价值最大化

企业使用数电票软件的合思档案能够获得多方面的收益。

显著的降本增效是其带来的直接好处。彻底告别传统手工归档，档案不打印，可节约纸张成本、整理成本，提高检索效率，保障管理合规性，让企业更有效地“收紧钱袋子”。

电子会计档案管理成为闭环全量业财系统的“连接器”，补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路。通过数电票软件，企业可以实现业财数据的无缝对接，提高内部协作效率。

让数据“活起来”，真正利用档案数据，实现数据价值，从数据到决策。数电票软件能够帮助企业挖掘档案数据背后的价值，为企业决策提供有力支持。

资源重组，实现企业效益最大化。前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升。企业可以通过数电票软件优化业务流程，提高资源利用效率，实现效益最大化。

典型场景：适配不同角色，覆盖多元业务

数电票软件的合思档案适用于不同角色的典型场景。

对于CEO/高管来说，可沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。在当前经济环境下，降本增效至关重要，借助数字化手段节约档案管理成本，提升档案利用效率，还能实现绿色低碳运营，打响数字化转型决胜之战。

对于归档员/财务人员，能提高工作效率，告别重复低价值工作。档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析，轻松完成档案管理，提高档案利用效率。

对于外部审计，审计不进档案室，实现档案外审在线化、可溯源。一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通，补充审计资料。

从业务场景来说，涵盖报销业务、采购业务等。在报销业务中，可实现发票上传、商旅报销、报销付款、财务入账等环节的档案管理；在采购业务中，可检测发票是否关联合同等，保障业务证据链完整。

成功案例：见证卓越成效，增强解决方案说服力

众多不同类型的企业已经通过使用数电票软件的合思档案取得了显著的成效。

某企业年单据量达2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案提供多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现档案管理电子化，借阅管理信息化等解决方案。企业实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。业务 + 财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现清晰明了，管理自动化使档案管理和借阅管理规范化，企业成本降低，财务人员增效，装订简化节约显性成本。

世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案包括安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地，实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。

一家企业存在低效的档案管理现状，如会计档案散落各系统，数据未有效整理利用，日常检索依赖多端系统分散查询，纸质档案管理为主存在诸多弊端，电子发票、电子银行回单存档不合规范。合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案、业务检测方案、跨系统调阅方案，实现了统一储存，业务证据链完整，数据共享，全生命周期管理，预估节省总体成本30W +/年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。

中国最大的K12民办教育集团之一面临业务系统多数据隔离、纸质票据结构化数据提取困难、实物存档占用空间、财务账表归档装订复杂、实物凭证与业务分散无法智能搜索等问题。合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案、智能化制档方案、电子原文件独立管理，以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

在当今数字化转型的浪潮中，无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。数电票软件的合思档案提供专业的电子会计档案管理解决方案，满足企业不同场景下的档案管理需求，帮助企业解决档案管理痛点，实现降本增效、合规经营和低碳运营。

合思在北京、上海、杭州等多地设有服务地点，联系电话为400 – 105 – 6505，网站为www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和小程序了解更多信息。如果您想体验数电票软件为企业带来的高效财务档案管理，欢迎点击免费试用，开启企业财务档案管理的新篇章。