合思数字化档案平台：开启企业档案管理新时代

在当今数字化浪潮迅猛发展的背景下，数电票正以前所未有的速度在各行业快速扩张。相关规划显示，2025年将完成数电票全覆盖，全国36个省市区也已实现数电票试点全覆盖。这一趋势让企业财务档案管理直面新挑战，其信息化建设亟待“恶补”。

数电票须经过验签、解析，并以XML格式存档，这就要求企业拥有专业的“电子会计档案管理平台”，以适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。然而，在纸电混合时代，企业在档案管理方面面临着诸多痛点。

对于企业高管而言，纸质档案管理成本花费巨大，不仅需要占用大量的储存空间，而且档案数据缺乏汇总整理，难以进行有效的分析和利用。财务人员则被海量的档案数据所困扰，整理工作耗费大量时间，还需手动逐一匹配、核对确认，过程枯燥繁复。业务人员在出差、招待后，报销的纸质票据留存再上交流程繁琐，耗费大量时间。

此外，企业还面临着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。高显性成本体现在纸质凭证输出耗材成本高，以及对档案室、档案柜等存储空间的大量需求；高隐形成本表现为手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，数据无法有效利用；高合规风险则是由于电子会计凭证文件缺乏有效管理手段，以及不可抗力可能导致纸质档案损坏等。

不过，国家政策为电子会计档案管理提供了有力支持，电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力，企业电子会计档案全面无纸化时代已经到来，同时电子会计档案管理需关注档案全生命周期管理闭环。在这样的背景下，合思数字化档案平台应运而生，为企业提供了全面的档案管理解决方案。

全面方案满足多元需求

合思数字化档案平台为企业提供了领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。该平台广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收。

对于CEO/高管来说，合思数字化档案平台可沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。通过数字化手段，企业可以节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营，打响数字化转型决胜之战。

对于归档员/财务人员，合思数字化档案平台能提高工作效率，让他们告别重复低价值工作。档案数据同源，全流程透明流转，便于监控和分析，使档案管理工作轻松完成，档案利用效率也得到显著提高。

对于外部审计，合思数字化档案平台可实现审计不进档案室，档案外审在线化、可溯源。一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务人员无需与审计人员重复沟通、补充审计资料。

强大功能尽显专业风范

合思数字化档案平台的功能模块丰富多样，包括发票（大数据解决方案）、单据（档案扩展解决方案）、凭证（费控系统）、账簿（税务系统）、报表（QA系统）、电子档案（资金系统）、纸质档案（影像系统）、自定义档案（业务系统）、实物备查解决方案（更多系统）、数电票解决方案（共享调阅解决方案）。

在多源采集方面，基于跨系统数据集成要求，平台提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，同时支持自定义数据采集方案。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，平台支持多种便捷手动数据补录方式，如单张PDF大文件，多张回单/发票自动切割，自定义配置Excel导入模板，实现结构化数据批量导入。

智能制档功能强大，会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，可减少90%人工匹配工作量。此外，还具备辅助人工整理和关联任务执行进度可视化功能。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。

在档案管理上，平台支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义。支持自定义档案目录分类，档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持根据企业制度自主排列、扩展。

核心亮点彰显独特优势

合思数字化档案平台具有诸多核心亮点。它实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装。打破物理空间限制，用户可在线自由调阅档案。预置规则引擎自动匹配业务数据、银行回单、会计凭证与发票等，确保档案完整性的同时自由穿透档案链。通过关键词检索，能快速定位相关档案，提升检索效率、降低查询难度。平台融合“混序归档”“分类归档”等功能，为企业提供不同阶段的电子会计档案管理方案，实现档案合规不打印，助力双碳目标落地。

该平台做到应收尽收，“四性检测”+“业务检测”满足财务档案管理要求特殊性，双模检测实现归档即合规。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置；四性检测满足国家档案局发布《文书类电子档案检测一般要求》中相关要求。

大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询。深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高档案管理效率、释放档案数据价值。具备支撑各类归档格式转化、秒级预览版式文件，动态API接口接收、大文件切割识别、异步批次处理，元数据级检索、海量数据秒级查询，海量数据支撑加密、防篡改、防泄露、备份、日志记录等安全存储机制，档案数据证据链式组装下载、电子文件可选式组合下载、场景化应用合并下载等功能。

共享调阅解决方案满足企业多维度、精细化的档案查阅需求，支持按照财务档案的企业账簿、会计期间、档案类型、业务字段等多维度查询条件，支持一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力，便于使用人员快速查找完整业务链数据，满足企业档案数据精细化管控，不同人员（财务人员、业务人员、审计人员、管理人员）有不同的查询方式和功能。

显著价值推动企业发展

合思数字化档案平台为企业带来了显著的价值。在降本增效方面，它让企业更有效的“收紧钱袋子”，彻底告别传统手工归档。档案不打印，可节约纸张成本70%，节约整理成本75%，检索效率提升90%，管理合规性达100%。

它是电子会计档案管理闭环全量业财系统的“连接器”，补足企业信息化建设空白，拉通业财税档全链路，让数据“活起来”。从数据到决策，真正利用档案数据，实现数据价值，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升。

企业需要的电子档案管理系统所具备的特点，合思数字化档案平台都能满足。它拥有广泛连接的能力，可连接各类异构业财系统，广泛采集数据；实现100%自动归档，具备强大的规则匹配能力，最大程度减少人工介入；是符合国家政策要求的档案系统，保障电子会计档案合规性管理；还拥有灵活承接、持续迭代的能力，满足接收管理数电票的能力，且能及时应对变化。

合思数字化档案平台助力企业实现业财融合，为企业提供智能聚合消费、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数字化服务，解放双手释放人的创造力。

典型场景凸显广泛适用

合思数字化档案平台拥有多种典型使用场景。单套制解决方案的业务及管理流程涵盖实物流转和电轨运行。实物流转包括业务流转（上传纸质原始凭证影像、直联全量电子会计资料、打印少量纸质会计资料）、档案采集（到单确认、扫码装盒、移动上架、归档时段）、档案制档（系统整理、匹配、组件，档案制档）、档案管理（全量电子会计档案、必要且少量的纸质档案管理，主动利用电档为主，辅助备查，档案利用）、财务入账（与业务流转类似）；电轨运行实现线上一套电子数据管理，财务档案证据链完整，档案数据之间建立完整勾稽关系，纸质原文件混序归档，会计档案不打印、应收尽收，档案数据完整、真实、合规。

档案扩展解决方案可自定义档案类型，全流程扩展管理。通过生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理，提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化，企业可按自身管理需求自定义归档目录，还涉及财务档案全生命周期管理。

证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供不同组合形式的档案匹配组装能力，依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链。创造性提供财务视角下完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障财务合规，包括档案关联规则梳理、档案证据链组装、档案证据链完整性检测和档案证据链效果呈现等环节。

数电票解决方案提供数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案，支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现数电票全流程闭环管理，涵盖获取环节、业务环节、入账环节和归档环节。

成功案例见证卓越成效

众多企业已经通过合思数字化档案平台解决了档案管理难题，取得了显著成效。

某企业年单据量2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等痛点。合思数字化档案平台提供多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现档案管理电子化，借阅管理信息化等解决方案。最终取得了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效的管理成效，如业务 + 财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现，企业成本降低，数据指标表现良好（凭证总量、单据总量、数据加载时间、关联匹配时间、关联次数等）。

某集团型企业档案管理流程复杂，人工环节多，凭证附件标准/会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理，财务信息难整合，政策落地难。合思数字化档案平台的单套制管理方案包括安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地，实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策。整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。

某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如会计档案散落各系统，档案数据未有效整理利用，日常检索依赖多端系统分散查询，纸质档案管理为主存在诸多问题，电子发票、电子银行回单存档不合规范。合思数字化档案平台的单套制管理方案有数据集成方案、业务检测方案、跨系统调阅方案，取得了统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理的成效，预估节省总体成本30W + /年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。

某民办教育集团业务系统多，系统独立数据隔离，纸质票据结构化数据提取困难，电子发票处理耗时费力，实物存档占用空间且易损坏，财务账表归档装订复杂，实物凭证与业务分散，查阅繁琐，档案借还管理不善。合思数字化档案平台的单套制管理方案包括数据集成方案、智能化制档方案、电子原文件独立管理，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

市场定位展现强大竞争力

合思创立于2014年，是专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币。在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，服务6000 + 企业客户，获得福布斯中国科技50强、SOC1、SOC2安全认证、信息安全等级保护三级认证等荣誉。

合思数字化档案平台拥有计算机软件著作权、国家发明专利证书、ISO信息安全管理体系认证，国家四部委官方试点100%成功验收，体现了其技术实力和合规性。

它不仅是一款电子档案管理产品，更是管理与服务的融合，携手企业碰撞出协作的价值。其提供的解决方案全面且具有创新性，能满足企业不同场景下的档案管理需求。

合思分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，能够为客户提供及时、优质的服务。

合思数字化档案平台为企业解决了内外交困的档案管理问题，实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效，助力企业实现业财融合，是企业数字化建设的必然选择。随着数电票的全面覆盖和企业数字化转型的深入，合思数字化档案平台将不断迭代升级，更好地满足企业需求，在企业电子会计档案管理领域发挥更大的作用。

如果您想体验合思数字化档案平台带来的便捷与高效，不妨点击免费试用，开启企业数字化档案管理新篇章。