合思档案：开启企业财务数字化档案管理新时代

在数字化浪潮风起云涌的当下，企业的运营模式正经历着前所未有的变革。2025 年数电票全覆盖的目标，如同催化剂，让企业财务档案管理面临着新的挑战。在这个“数字化凭证时代”，传统档案管理的种种弊端愈发凸显，企业的信息化建设亟待加强。

纸电混合的时代背景下，企业不同角色面临着各自的难题。企业高管为纸质档案管理成本高昂、储存占地大而发愁，且档案数据缺乏汇总整理，难以挖掘其价值用于决策；财务人员每天面对海量档案数据，整理工作枯燥繁琐，手动匹配核对确认的流程耗时耗力；业务人员在出差、招待后的报销过程中，纸质票据留存和上交的流程复杂，浪费了大量时间。

传统档案管理存在着诸多问题。从显性成本来看，纸质凭证输出的耗材费用居高不下，档案室和档案柜的存储空间需求大；隐形成本方面，手工装册归档的重复性工作让员工疲惫不堪，查询调阅条件的粗糙导致数据无法有效利用；合规风险更是不容忽视，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，纸质档案还可能因不可抗力而损坏。企业在数字化推行过程中，虽然通过 OA、资金、合同等系统解决了线上业务处理问题，但在归档和储存环节，仍无法摆脱纸质文件储存和数据存储线下载体的束缚，难以保证档案原生性，实现全面数字化更是困难重重。

在这样的背景下，合思档案应运而生，作为一款高效发票管理平台，它为企业提供了专业的电子会计档案管理解决方案，帮助企业适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

精准施策：合思档案满足不同角色需求

合思档案作为一款高效发票管理平台，针对企业不同角色面临的问题，提供了精准的解决方案，满足企业在不同场景下的档案管理需求。

对于 CEO/高管而言，合思档案能够沉淀数据资产，保障合规管理。通过提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。它帮助企业提升财务服务效率，打响数字化转型决胜之战，实现降本增效。借助数字化手段，节约档案管理成本，提升档案利用效率，推动企业实现绿色低碳运营。

归档员/财务人员使用合思档案，能够告别重复低价值的工作。该平台让档案数据同源，实现数据全流程透明流转，便于监控和分析。财务人员可以轻松完成档案管理工作，提高档案利用效率，将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中。

在外部审计方面，合思档案实现了审计不进档案室的目标。档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收。这让财务人员无需与审计人员重复沟通、补充审计资料，大大提高了审计工作的效率。

合思档案还提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案。它广泛连接业财系统，作为高效发票管理平台，实现发票/回单/凭证/单据/自定义档案的自动匹配、应收尽收，为企业提供了全方位的档案管理支持。

功能卓越：合思档案优势尽显

合思档案作为一款高效发票管理平台，拥有众多卓越的核心功能，相比传统档案管理具有显著的优势。

多源采集功能是合思档案的一大亮点。它支持接口互联自主采集和手动采集自主补录。在接口互联方面，基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式 Open API 实现快速集成，预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，还支持自定义数据采集方案。手动采集时，对于不满足系统集成要求的零散会计资料，支持多种便捷手动数据补录方式，如单张 PDF 大文件、多张回单/发票自动切割，自定义配置 Excel 导入模板实现结构化数据批量导入。

智能制档功能让档案管理更加高效。通过规则引擎自动组装，实现会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整业务链组合数据，可减少 90%人工匹配工作量。同时，还有关联检索、全文检索等辅助功能和手工关联、手工解绑等修正操作，且关联任务执行进度可视化。通过字段映射让查阅更便捷，已完成业务证据链组装的档案数据可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，打破业务属性标签，让凭证数据业务化、业务数据财务化，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。

档案管理功能具备权限管理精准管控，支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类，档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口，便于对外提供。系统规范预置档号，根据国家档案行业标准，规范预置档号、档案册号编制规则，支持根据企业制度自主排列、扩展等。

档案应用功能实现电子与实物档案高度融合。多维检索满足多场景查询需求，支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。一站式预览，穿透联查，智能搭建多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯，呈现多种类型凭证票据穿透联查、一站式预览效果。还具备外部系统调阅、可视化盘点档案数据、档案借阅服务等多场景档案应用，以及档案移交、鉴定、销毁与线下实物管理的全流程线上化管控和线下实物的精细管理。

实例见证：合思档案成效显著

众多企业的实际应用案例证明了合思档案作为高效发票管理平台的实际效果。

某企业年单据量达 2.6 亿，面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，实现业务、财务数据应收尽收。自动匹配组装档案，让会计凭证上下游单据以树状结构呈现。档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯。同时，简化装订流程，1 分钟即可快速定位数据，减少打印与邮寄。该企业实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，业务和财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构清晰，档案管理电子化、信息化，借阅管理、档案室管理规范化，企业成本降低，财务人员增效，装订简化节约了显性成本。

某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，存在档案管理流程复杂、人工环节多，凭证附件标准/会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理、财务信息难整合、政策落地难等问题。合思档案的单套制管理方案包括安全合规存储，OCR 识别附件和回单，自动提取发票/回单台账，存储发票/回单原文文件，保护电子凭证原生态。业务完整性检测，系统取代人工方式，灵活搭建检测方案，智能检测会计档案的完整性。单套制落地，混序归档+银行回单分类归档，以单套制推进档案无纸化。该企业实现了标准化落地，统一原始凭证附件要求，会计档案管理制度标准化、制度化，力保电子会计档案合规，满足国家相关要求和企业审计需求，低碳环保，积极响应政策，整理匹配效率提升 80%，存储空间成本减少 300 册/年，释放 1/3，纸张打印成本减少 100 万张纸/年。

某企业存在低效的档案管理现状，如整理环节繁琐、保管和存储方式落后、管理方式以纸质档案为主且存在诸多问题，档案管理痛点包括会计档案散落各系统、日常检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理效率低且易损坏丢失、电子发票和电子银行回单存档不合规范等。合思档案的数据集成方案广泛连接，标准统一，接口开放服务，自定义扩展，配置化的接口方案即开即用，应收尽收。业务检测方案通过精细化至元数据层级的关联规则引擎，站在财务视角配置符合“四流合一”的数据检测方案，能快速核查档案关系链条是否完整匹配，数据金额是否准确匹配。跨系统调阅方案通过业务系统与档案系统的调阅交互，使得业务系统所查询数据根据权限和自动查询条件，可直接跨系统调阅完整业务链条的档案数据。该企业统一储存，打破数据孤岛，整合各类档案数据，统一标准和管理。业务证据链完整，实现业财一体双向穿透，还原业务全貌。数据共享，一站式查阅便捷高效。全生命周期管理可控，有效减低财务管控风险，预估节省总体成本 30W +/年，合规性管理 100%，档案匹配耗时减少 84%，档案查询耗时减少 80%。

某中国最大的 K12 民办教育集团之一存在低效的档案管理现状，采集环节业务系统多且数据隔离，纸质票据结构化数据提取困难，电子发票处理耗时费力。存储环节实物存档占用空间且易损坏。整理环节财务账表归档装订复杂。利用环节实物凭证与业务分散，查阅繁琐，档案借还管理不规范。合思档案的数据集成方案按照归档范围和标准梳理业务档案归档场景，实现应收尽收，统一数据标准，灵活运用动态 API 接口，按阶段延展档案管理范围。智能化制档方案搭建全业务版式文件自动生成及归档，搭配可视化关联规则配置，通过业务映射搭建业务证据链，实现智能化自动组装。电子原文件独立管理，完成电子票据的合规存档，为参加电子凭证会计数据标准化试点打下坚实基础。该企业以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是企业降本增效的需求，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案作为一款高效发票管理平台，能够帮助企业解决档案管理痛点，实现财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。众多成功案例，如海亮教育、徐福记、中交水规院、金牌橱柜等企业的高度评价，证明了合思档案的可靠性和有效性。

合思在北京、上海、杭州等多地设有办公地点，联系电话为 400 – 105 – 6505，网站是 www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和微信小程序了解更多信息。合思秉承以客户为中心的服务理念，会聆听用户需求进行产品迭代，让每一个企业都能更好享受数字化转型带来的降本增效。选择合思档案，开启企业财务数字化转型新篇章，现在就可以免费试用，感受其卓越的功能和显著的效果。